Большому кораблю – большое плавание. Об инновационном способе хранения документов

Вместе с амбициями развернуться вширь и вглубь в компаниях с большим документооборотом неизбежно встает вопрос о том, как хранить документы. Набивать собственные трюмы под завязку – мероприятие сомнительной эффективности. Со временем в них может потеряться даже самый опытный боцман архивного дела. Тяжелый груз бумажных сокровищ обещают поднять почти невесомые электронные решения. О том, какие задачи по зубам современным технологиям хранения и как их вписать в бюджет своей компании, знают специалисты «Делис Архив».

Исключительный архив способен бесперебойно обслуживать текущие нужды компании, поспевая за разнонаправленным потоком архивных запросов. В реальной практике уже небольшой прирост документооборота может привести к задержке в работе архива и, как следствие, приостановке деловой активности с контрагентами и другими участниками бизнес-плавания.

Несмотря на распространение электронных технологий хранения документов, российский бизнес до сих пор продолжает обрастать бумажными архивами. Например, у дистрибьюторов алкогольной продукции, работающих с компаниями мелкого и среднего опта, в трюмы ежеквартально прибывает порядка 500 архивных коробов закрывающих документов: счетов-фактур, актов об оказании услуг, товарных накладных и др. Путем несложных расчетов получаем, что при той же верности традиционным методам хранения в скором будущем этот грузный «малыш» добавит в весе еще несколько тысяч коробов. Для производственных предприятий, где ценность каждого квадратного метра оценивается отдачей производственных площадей, такое стремительное разрастание архива – потенциальный фактор снижения производственной эффективности.

Утеря документов – еще один частый гость в списке нерешенных проблем архива. Из-за отсутствия систематической технической экспертизы некоторые документы не успевают даже потеряться: контрагент не вернул подписанный договор или сделал это слишком поздно. Несвоевременное предоставление бумажных оригиналов, утонувших в тысячах архивных дел, не улучшает диалог ни с клиентами, ни с представителями контролирующих органов. Обеспечение оперативной работы архив особенно необходимо компаниям, относящимся к числу крупных налогоплательщиков. Если деятельность такой компании попадает и под российское, и под международное регулирование, то к вопросу быстрого исполнения архивных запросов следует отнестись с двойной ответственностью. Так, в отношении рынка алкогольной и спиртосодержащей продукции действуют стандарты, принятые Росалкогольрегулированием и организациями международного аудита.

При этом все международные проверки осуществляются на основе представленных налогоплательщиком скан-образов. Хочет компания того или нет, но сканировать приходится весь массив документов. Для того чтобы успешно отработать встречу с аудиторами, в штате необходимо назначить или принять новый персонал, в обязанность которого войдет составление описей, оцифровка и поиск документов. Фактически для обслуживания архивных запросов в рамках компании должен быть реализован архивный комплекс услуг полного цикла. Правда, бросаться в бой специальному архивному персоналу придется лишь на время проведения проверки. О целесообразности этого подхода можно судить лишь в сравнении с альтернативами, которые предлагают современные технологии хранения документов. Они позволяют решить сразу несколько задач: создать систему строгого учета документов, наладить процедуру быстрого поиска и оперативного исполнения текущих запросов.  

Ничего лишнего: электронный архив с автоматизированной системой учета

В основе инновационной системы хранения документов лежат электронные технологии. Создание электронного архива – один из главных продуктов на рынке архивных услуг, который, казалось бы, является относительно стандартизированным способом хранения: из скан-образов создается база документов с возможностью последующего поиска по ранее заданным индексам. Индексирование представляет собой процесс присвоения электронному документу уникального набора значений: например, вида, номера, даты, контрагента, создателя документа и др. Система учета документов, необходимая для контроля уже имеющейся документации (электронного архива) и регистрации новых документов, может выстраиваться согласно принципиально разным моделям работы: ручной и автоматизированной. В первом случае процесс создания и пополнения электронного архива происходит на основе ручного ввода данных. Автоматизированная модель предполагает формирование электронного реестра с применением программных средств.  

Рассмотрим поэтапно схему функционирования автоматизированной системы учета. На первоначальном этапе всем документам присваивается уникальный штрихкод, который заносится в электронный реестр. Электронный реестр содержит информацию о штрихкоде и атрибутах документа, по которым осуществляется дальнейший поиск. На следующем этапе документы отправляются контрагентам. Возвращенные (подписанные) документы проходят техническую экспертизу согласно данным электронного реестра. В системе делается отметка о наличии или отсутствии того или иного документа, указывается, пришел ли документ в установленный ранее срок, а также является ли он оригиналом или копией. После этого все документы поступают на сканирование, во время которого происходит автоматическое распознавание штрихкода. За счет привязки штрихкода отсканированного документа со штрихкодом, уже содержащемся в электронном реестре, происходит идентификация документа. Распознавание индексных полей при этом не требуется. На финальном этапе проводится работа над возможными логическими ошибками. Для обеспечения надежности электронного архива создается резервная копия. Оригиналы документов хранятся в профессиональном хранилище, из которого по требованию компании осуществляется быстрая доставка в офис.

Важно отметить, что традиционная система учета документов анализирует атрибутивную часть (индексные поля), что предполагает ручной ввод данных. Отсутствие работ по индексированию делает процесс распознавания не только значительно быстрее, но и дешевле. Именно благодаря автоматическому анализу документов только в части штрихкода, стоимость их учета и хранения в системе электронного архива по сравнению с традиционным распознаванием, включающим идентификацию индексных полей, снижается в несколько раз. С технической точки зрения, эффективность распознавания штрихкода стремится к ста процентам, в то время как распознавание текста является чуть менее точным процессом.     

Электронный архив с автоматизированной системой учета близок к тому, что можно назвать идеальным архивом. Одно из главных его преимуществ – цена, из которой исключаются дорогостоящие работы на индексирование. Помимо этого, в результате внедрения инновационной технологии хранения компания получает структурированный массив отсканированных документов. Строгая система учета и высокая скорость обработки документов позволяют сотрудникам, занимающимся подготовкой документов, тратить меньше времени и сил на поиск. В ситуации, когда в компании отлаживается оперативная система учета, бумажные сокровища, день за днем съедающие пространство бизнес-корабля, становятся не тяжелым грузом, а опорой для предстоящих больших путешествий.