Vi перешла на ЭДО: все стало быстро и выгодно

Группа компаний Vi – крупнейший медиаоператор рекламного рынка. Ее бизнес охватывает порядка 160 городов России, Белоруссии и Казахстана. Vi размещает рекламу на лидирующих телеканалах и радиостанциях, интернет-ресурсах, в кинотеатрах, digital indoor в торговых центрах, супермаркетах и аэропортах. Клиенты Vi – известные российские медиахолдинги: Первый канал, ВГТРК, Проф-Медиа, телеканал Discovery и другие. С Vi сотрудничают более 100 рекламных агентств. Документооборот группы компаний составляет около 388 000 документов в год.

Юридически значимый электронный документооборот (ЭДО) Vi начала внедрять в 2013 году. Однако задолго до этого у нее назрела потребность в ускорении процесса подписания, получения и отправки документов.

– На внешний документооборот с контрагентом у нас уходило до нескольких недель, – рассказывает заместитель руководителя юридического управления Vi Любовь Брызгалова. – Документ медленно двигался внутри собственных служб, затем внутри подразделений контрагента. Тем временем затягивались сроки оплаты оказываемых нами услуг. До нескольких дней уходило на поиск документов в архиве, необходимых для подготовки ответов на запросы контролируемых органов. Было такое, что они терялись. Я уже не говорю о затратах на расходные материалы, связанные с бумажным документооборотом.

С инициативой внедрения электронного документооборота в Vi выступил генеральный директор компании. Затем ее подхватили юридические, бухгалтерские и IT-подразделения. В итоге была создана проектная команда, которая изучила законодательство и международный опыт. Ведь в российском рекламном бизнесе тогда еще никто не применял электронную подпись (ЭП) на документах хозяйственной деятельности. И, конечно же, значительным толчком для начала внедрения ЭДО стало утверждение на законодательном уровне электронного формата счета-фактуры.

Главное – выбрать надежного оператора

В начале 2012 года Vi приступила к выбору оператора ЭДО, вела переговоры с несколькими представителями IT-рынка и остановилась на компании «Такском».

– Мы выбрали «Такском» потому, что это один из ведущих операторов связи и удостоверяющих центров, входит в Сеть доверенных операторов ЭДО ФНС России и сотрудничает с крупнейшими организациями, в том числе государственными, – говорит Любовь Брызгалова. – У него гибкая ценовая политика. Но, самое главное, это то, что «Такском» подошел индивидуально к задачам рекламного бизнеса. Оператор участвовал в доработке программы «Такском-Ассистент» для нас и помогал в ее синхронизации с нашей автоматизированной системой размещения рекламы ViMB[1]. Для этого он выделил целую команду специалистов. И еще один очень важный момент, – отмечает представитель Vi. – Порядок расчетов за прохождение электронного документа в «Такском» очень удобен для нас, поскольку Vi, как инициатор электронного документа, сама платит за его доставку контрагенту. А это является дополнительным стимулом для клиентов Vi к использованию ЭДО.

Единая программа для всех участников

C 2012 года проектная команда Vi начала проводить презентации в рекламных агентствах, принимала их пожелания, боролась с консервативным настроем по отношению к ЭДО.

– Мы постоянно выезжали и общались. Наши выездные сессии были основной двигательной силой в том, чтобы убедить агентства перейти на ЭДО в нашей программе. Мы очень волновались за процесс прохождения документов и не хотели его нарушать, – говорит Любовь Брызгалова.

В мае этого же года «Такском» и Vi начали совместную работу по внедрению ЭДО. После тестовых прогонов в течение 3-х месяцев автоматизированная система размещения рекламы ViMB с опцией ЭДО полноценно заработала как в Vi, так и у многих ее контрагентов.

Как работает ЭДО в ViMB

Документ, подписанный Vi в программе ViMB, попадает через оператора ЭДО «Такском» в ту же программу на стороне контрагента и обрабатывается его службами. Путь документа хорошо прослеживается. Видно, кто завизировал его, и на какой стадии он находится. Если документ в каком-то отделе задерживается, приходит напоминание об этом по электронной почте. После того, как все подразделения рассмотрят и завизируют документ, его получает и подписывает ЭП генеральный директор. Все это прозрачно и очень удобно. Кроме того, учитывая пожелания контрагентов Vi, в практику введен штамп, который появляется при распечатывании документа, подписанного ЭП, на бумажном версии. Этот штамп нужен для понимания того, что документ уже подписан и показывает, кто его подписал, а также на основании чего действует представитель компании и сертификат подписи.

Сначала все участники ЭДО стали пробовать программу ViMB на гарантийных письмах и счетах. Затем список документов, подписываемых ЭП, расширился. Для того чтобы договориться на какие из них ставить электронную подпись, было введено соглашение об ЭДО.

Сегодня все крупные рекламные агентства перешли на ЭДО, но не по всем документам: 20% документов с внешними контрагентами Vi подписываются ЭП, 80% – на бумаге. В электронном виде – гарантийные письма, счета, приложения-заказы на размещение, акт+график размещения, счета-фактуры, эфирные справки. В бумажной версии – договор на размещение рекламы, универсальный передаточный документ и соглашение об ЭДО.

Какие удобства привнес ЭДО

С переходом на ЭДО ускорился процесс подписания, отправки и получения документов, сократились сроки оплаты оказываемых услуг, что привело к снижению дебиторской задолженности. Упростился поиск документов, уменьшилось время ответов на запросы проверяющих органов. Очевидна экономия на расходных материалах, доставке и рабочем времени. ЭДО обеспечивает стопроцентную защиту подлинности документа.

ЭДО привнес безусловное удобство в работу Vi. Сейчас группа компаний стремится к тому, чтобы увеличить объем документов в электронном виде.

– Наша работа с Vi идет успешно. Мы помогаем Vi решать свои задачи, – говорит руководитель департамента по работе с корпоративными и ключевыми клиентами компании «Такском» Иван Пальчиков. – И что еще важно, электронный оборот, изначально разработанный для передачи первичных бухгалтерских документов и строгой отчетности типа счетов-фактур, теперь включает гораздо больше документов, – добавляет он. – И это говорит о том, что решения, которые были заложены в методику ЭДО, верны, поскольку позволяют использовать его для решения похожих, но более сложных задач.

[1] Автоматизированная система размещения рекламы ViMB (собственная разработка Vi), осуществляет полный цикл обслуживания  от заказа рекламы агентствами до получения отчетов медиаоператоров. Программа установлена у контрагентов Vi: рекламодателей, агентств и  операторов, размещающих рекламу на телевидении, радио и в Интернете.