Как подписать договор и избежать рисков?

Согласование и подписание договоров, как правило, – дело трудное, небыстрое и требует предельной концентрации внимания юристов, бухгалтеров и финансистов компании. Часто партнеры первые подписывают договора и присылают их в бумажном виде. Такие документы нужно обязательно сравнить с ранее согласованной версией. В такие моменты ответственные сотрудники вычитывают документы строчка за строчкой и часто совершают ошибки. Как можно ускорить этот процесс и избежать рисков?

Раз в неделю и чаще половина офисных сотрудников вынуждены сравнивать подписанные партнерами документы с той версией, которая была изначально согласованна в электронном виде. В противном случае высок риск подписать договор с неучтенными правками, которые повлекут за собой риски и, как результат, финансовые издержки для компании. Как правило, на эту задачу уходит более 4 часов рабочего времени еженедельно.

«Я подписываю договоры со своими клиентами, вынужден постоянно сверять бумажные документы с их согласованными копиями», - говорит предприниматель Михаил Иванов, занимающийся продажей промышленного оборудования. – Обычно адаптирую стандартный шаблон договора под клиента, высылаю ему в Word и прошу в случае правок отметить цветом или описать в письме все изменения». Однако, по словам Михаила, на практике эта просьба не всегда соблюдается. «Зачастую, они присылают уже подписанную копию в виде скана, и не понятно, поправили они что-то или нет, - сетует Михаил. - Наиболее чувствительная информация, которую часто меняют, – сумма и сроки договора».

«Мы занимаемся строительством и подписываем многостраничные договоры с подрядчиками и заказчиками, - длится Александр Ростов, юрист строительной компании. – Иногда бывает, что партнеры первые присылают подписанные документы или их сканы в PDF. В таких случаях приходится тщательно вычитывать 200 страниц одного договора, чтобы убедиться, что никто не внес несогласованных изменений. Иногда мы ведем по 5-6 таких проектов одновременно. На вычитывание таких договоров тратится львиная доля рабочего времени».

Специализированные программы сегодня помогают значительно сэкономить время при согласовании договоров. Теперь можно не тратить его и на сверку документов. В 2015 году российский разработчик ABBYY выпустил специальную программу для решения этой задачи – ABBYY Comparator. Она позволяет сэкономить время на сравнение договоров, актов, технической документации или других офисных документов. Программа может сравнить два документа любых форматов: PDF, изображения, Word, Excel, PowerPoint и многие другие. ABBYY Comparator быстро выявляет значимые несоответствия в тексте, такие как удаление, добавление и исправление, и помогает предотвратить подписание или публикацию некорректной версии документа. У ABBYY Comparator простой и понятный интерфейс. Если нужно сравнить бумажную копию с электронной, достаточно загрузить отсканированное изображение документа, и программа автоматически распознает текст перед поиском различий с эталонным документом.