Как решить проблему с вводом большого объема первичной документации

Каждое предприятие сталкивается с большим количеством первичной документации. Работа с «первичкой» и ее хранением требует внимательности и контроля. Зачастую при вводе первичной документации сотрудники ошибаются, когда увеличивается поток этих документов. Причина этого в том, что сотрудники не успевают вводить «первичку» и задерживаются на работе. Это влечет за собой усталость, что является причиной невнимательности при вводе и проверке документации. Для предприятия это еще и дополнительные затраты, оплачивая сверхурочные сотрудникам. Поиск и устранение этих ошибок требует временных и финансовых затрат, а это – потери для бизнеса.

Существует несколько способов решения проблемы объемного ввода «первички»:

• создание участка ввода документов;
• передача ввода документов на аутсорсинг;
• автоматизация участка ввода документов с помощью Системы потокового ввода документов.

Первый способ заключается в расширении отдела за счет новых кадров. Если эти сотрудники будут заняты только вводом «первички», то работа может быть выполнена более качественно и быстрее, чем прежде. Но это влечет за собой дополнительные финансовые затраты, как на зарплату сотрудникам, так и на оборудование новых рабочих мест. Новых работников нужно будет обучить, поэтому это еще и затраты на инструктаж или организацию обучения.

Второй способ – аутсорсинг. Обязанности по вводу «первички» можно доверить другой организации, которая на этом специализируется. Преимущества такого способа заключаются в том, что ответственность по вводу документации лежит на организации-исполнителе, качество выполненных услуг может быть проконтролировано, если будут ошибки, то исполнитель устранит их за свой счет. Минусом такого способа может оказаться финансовая составляющая. Фактически стоимость ввода документов сторонней организацией может оказаться несколько выше, чем стоимость работ своими силами.

И, наконец, третий способ – автоматизированный ввод документов. На рабочее место сотрудника устанавливается специальное программное обеспечение – Система потокового ввода документов. Сотруднику достаточно отсканировать «первичку», а всю последующую работу выполняет программа, автоматически создавая в 1С готовые к проведению документы. Рабочее время сотрудника не будет на сто процентов состоять из ввода первичной документации. Помимо этого, он сможет выполнять и другую работу. Временные затраты по сканированию и обработке документов лягут на стоимость системы, таким образом, учитывая квалификацию сотрудников, стоимость обработки одной страницы снизится. Следует отметить, что внедренная система позволяет в дальнейшем обеспечить полную и качественную обработку всего объема документов при минимальных временных затратах. Используя Систему потокового ввода документов, вы исключите человеческий фактор - количество допущенных ошибок сводится к минимуму. Единственным недостатком этого способа является потребность в начальных финансовых вложениях. Однако, в дальнейшем затраты на обслуживание системы не требуются, и она полностью себя окупает.