Как сэкономить 8 часов работы бухгалтера в неделю на оплате штрафов ГИБДД

Любой компании, где есть собственный транспорт, неизбежно приходится оплачивать штрафы ГИБДД. Их оплатой обычно занимается бухгалтерия. Иногда на бухгалтерию возлагают и контроль за штрафами: отслеживание новых постановлений, сроков действия скидки и сроков оплаты.

Если в компании 2-3 машины, собрать и оплатить постановления можно вручную. Но если машин больше 30, такой способ уже не подходит. Из-за большого количества штрафов бухгалтер тратит слишком много времени на платежные поручения, а ошибки в платежах приносят компании финансовые убытки.

С какими проблемами сталкивается бухгалтер при оплате штрафов

Наталья Андреевна работает бухгалтером в транспортной компании «Альянс». Помимо основной нагрузки, она полностью отвечает за получение и своевременную оплату штрафов ГИБДД, МАДИ и АМПП. А еще она следит за тем, сколько денег компания тратит на штрафы. Если Наталья Андреевна не успевает оплатить их со скидкой 50%, начальник сокращает ей премию.

В компании «Альянс» 113 машин, в среднем в месяц на них приходит 200 штрафов. До 2019 года Наталья Андреевна работала со штрафами так:

На каждом этапе работы у нее возникали проблемы:

10% постановлений не поступали по почте вовремя

Письма с постановлениями терялись на почте или запаздывали. Каждый месяц Наталья Андреевна получала по почте как минимум 15 постановлений, по которым истекла скидка или срок оплаты. Сумму упущенной скидки руководитель вычитал из ее премии, а по просроченным штрафам организация часто платила дополнительный штраф и исполнительский сбор судебным приставам.

На оплату штрафов уходил целый день

Наталья Андреевна формировала платежные документы для десятков штрафов. Оформить платежное поручение для перечисления в бюджетную организацию сложнее, чем перевести деньги обычному юрлицу. Помимо стандартных полей нужно заполнить:

Номер каждого постановления — 20-25 цифр, заносить их вручную в 1С слишком трудозатратно. Рутина отнимала у Натальи Андреевны так много времени, что не хватало сил на другие задачи.

Иногда Наталья Андреевна случайно ошибалась в цифрах. Никаких уведомлений об ошибке банк не присылал. Наталья Андреевна узнавала о ней, когда получала письмо от ФССП. Процесс приходилось повторять заново, только на этот раз оплачивать надо было не только штраф, но и исполнительное производство.

Организация теряла деньги из-за просроченных штрафов

Руководитель пообещал Наталье Андреевне премию, если она придумает, как оптимизировать расходы по штрафам. Она посчитала, сколько денег ежемесячно уходит на оплату. Оказалось, что компания переплачивает десятки тысяч рублей:

В итоге каждый несвоевременно оплаченный штраф в 500 рублей превращается в 11 000 рублей убытка. Компенсировать потери за счет водителя не получится: он должен компании только изначальную сумму постановления. Прочие расходы ложатся на бюджет организации.

Как бухгалтер сэкономила свое время и деньги компании

Наталья Андреевна пообщалась со знакомыми бухгалтерами и выяснила, что проблемы со штрафами универсальны для всех компаний с большим автопарком. Бухгалтеры тратят на оплату штрафов много времени и сил и все равно совершают ошибки.

Однако, некоторые коллеги Натальи Андреевны пользуются компьютерными программами. Они рассказали, что есть возможность собирать все штрафы в специальном сервисе, а формировать платежки в два клика.

Так Наталья Андреевна узнала о существовании OnlineГИБДД. Она решила подключить пробный период и две недели тестировала возможности сервиса. В первую же пятницу она ощутила разницу между ручной и автоматической оплатой.

Раньше на каждый платеж уходило примерно 10 минут. Наталья Андреевна занималась оплатой штрафов в конце недели. К этому времени у нее накапливалось 50 постановлений. На обработку приходилось тратить целый рабочий день. С OnlineГИБДД она потратила на все 50 постановлений всего 15 минут.

В конце месяца оказалось, что все штрафы получилось оплатить со скидкой. Раньше компания теряла 15-20 тысяч рублей на постановлениях, которые потерялись на почте или пришли, когда скидка уже истекла. Кроме того, с OnlineГИБДД ни один штраф не ушел в просрочку и не превратился в исполнительное производство. «Альянсу» удалось избежать исполнительских сборов. Получилось, что своевременная оплата сохранила для компании почти 35 тысяч рублей.

Какие преимущества получает бухгалтер и организация от использования сервиса OnlineГИБДД

Автоконтроль штрафов ГИБДД

Сервис находит в официальных источниках информацию о штрафах и присылает на почту подробный отчет. Данные обновляются ежедневно, поэтому бухгалтерия всегда знает актуальную информацию о сроках и сумме оплаты.

В личном кабинете можно разделить все штрафы на оплаченные и неоплаченные. Исключается вероятность повторно оплатить уже погашенный штраф.

Сервис отслеживает и производства ФССП. Если просроченный штраф уже передали приставам, OnlineГИБДД найдет исполнительное производство и покажет его в личном кабинете.

Оплата штрафов с гарантированным погашением

В OnlineГИБДД есть два варианта оплаты штрафов:

При любом способе сервис отследит, прошла ли оплата, и сообщит об этом в личном кабинете.

Все штрафы, платеж по которым успешно прошел, перемещаются в категорию «Оплаченные»

Сервис упрощает для бухгалтерии взыскание штрафов с водителей. В карточке постановления хранится полная информация о нарушении: время, место на карте, фото с камеры фотофиксации. Эти данные можно использовать как подтверждение вины водителя.

Кроме того, OnlineГИБДД отправляет ответственным за автомобиль сообщения о штрафах и присылает ссылку на оплату. По этой ссылке они могут самостоятельно оплатить штраф банковской картой или электронными деньгами.

Экономия денег на оплате штрафов

Штрафы можно оплачивать со скидкой 50% в первые 20 дней с даты вынесения постановления. Сервис указывает для каждого штрафа срок оплаты и напоминает об окончании скидки.

Если организация ежемесячно получает штрафы на 100 000 рублей, она может сэкономить 50 000 рублей только на скидке за быструю оплату.

Кроме того, своевременное погашение помогает избежать санкций от ГИБДД и приставов — штрафов в двойном размере и исполнительских сборов.

Работа в привычных для бухгалтера программах

Сервис умеет отправлять данные о штрафах напрямую в учетную систему организации — например, в 1С. Бухгалтеру не придется заходить в личный кабинет на onlinegibdd.ru, чтобы контролировать и оплачивать постановления.

Проблемы, которые преследовали бухгалтерию «Альянса» до внедрения автоматизации, касаются любой компании с собственным парком. Водители получают штрафы ГИБДД, организация теряет деньги на просрочках, а бухгалтеры утопают в рутинных процессах.

Автоматизация помогает избавиться от этих трудностей. Бухгалтеру больше не нужно вчитываться в бумажные постановления и тратить целый день на их погашение. А компания не переплачивает деньги и может вкладывать их в развитие бизнеса.

Проконсультироваться по внедрению сервиса OnlineГИБДД и протестировать его возможности можно:

●     на сайте — https://onlinegibdd.ru/partneram/business/

●     по телефону 8-800-250-8335

●     по электронной почте info@onlinegibdd.ru