Как автоматизировать работу бухгалтерии на аутсорсе

Татьяна Скуратова, директор ООО «Бизнес Онлайн»:

«Все настройки в ПланФиксе были сделаны мной самостоятельно, в период, когда нет времени часто даже на завтрак. А на внедрение не потрачено ни копейки. И я, наконец, в первый раз за несколько лет, спокойно ухожу в отпуск))».

Я, Татьяна Скуратова, директор компании «Бизнес Онлайн». Компания работает с 2010 года. Являемся партнером СКБ Контур и оказываем услуги бухгалтерского аутсорсинга. Предлагаем также сервисы для автоматизации бухгалтерского и управленческого учёта, и другие услуги.

Кратко о проблеме

В нашем активе более 200 клиентов на абонентском обслуживании и 10 бухгалтеров. Территория обслуживания — Российская Федерация. Клиенты расположены во всех часовых поясах нашей огромной страны. Бухучет и отчетность клиентов мы ведем в Контур.Бухгалтерии, 1С-Фреш, Контур.Экстерн, изредка СБИС и еще несколько известных бухсервисов точечно.

Практически каждый из разработчиков предлагает свою систему учета работы бухгалтеров, но исключительно в привязке к своей программе. И становится понятно, почему нам жизненно важно было иметь возможность фиксировать задачи, коммуникации с клиентами, регламентные действия без привязки к бухсофту, конкретному каналу коммуникаций и с возможностью быстрого переключения и подключения разных специалистов к одному клиенту. Кто в теме — тот меня поймет.

На рынке CRM-систем практически нет универсальной системы для бухгалтерской аутсорсинговой компании. Даже для юристов есть.

Поиск «универсальной» системы

Поиски системы для решения всех описанных выше задач я вела достаточно долго. Испробованы порядка 30 разных сервисов. Одни могли собирать месседжи от клиентов из разных источников, другие — фиксировать задачи для себя и для команды, третьи умели хорошо вести клиента от ЛИДа до выставления счета и закрытия сделки.Но это все было не то.

Практически ни одна система не умела создавать задачи самостоятельно, без обращения клиента по определенным правилам и расписанию. Нам нужен был такой задачник в первую очередь.

В чем наша специфика? Нам нужна была не просто система для выставления счетов. А точнее, в первую очередь — не такая система. Ведь у нас непрерывный цикл работы с клиентом.

В бухгалтерском бизнесе существует масса задач, которые мы обязаны регулярно выполнять в зависимости от того, какая система налогообложения, ИП или ООО, есть работники или нет, и масса других особенностей клиента. Нам нужно планировать и помнить: кому, когда и куда нужно подготовить отчеты (Отчеты в налоговую, ПФР, центр занятости и т.д.). Нужно ли посчитать зарплату или сформировать платежные поручения, продлить ЭЦП, внести изменения в связи с переездом компании в новую налоговую, подготовить отчетность в связи с оформлением нового сотрудника. И таких задач ежедневно может быть огромное количество.

В итоге мы встретились с ПланФиксом. Скажу честно, это не первая встреча с ним. Но за время поисков система успела существенно обновится и обрасти полезным функционалом. В этот раз в ПланФиксе было все, что нам нужно. И даже немного больше, так что мы еще в процессе знакомства))

Внедрение ПланФикса

Мы начали внедрение системы в начале года. Это самый жаркий период в нашей работе. К концу первого квартала у нас уже сформировалась более-менее четкая картинка. И первый квартал мы сдавали уже без бессонных ночей, когда в холодном поту просыпаешься и судорожно вспоминаешь — отправил отчет клиента или нет.

1. Что сделали

Завели все рабочие чаты с клиентами (из Whatsapp, Telegram) — в ПланФикс. Таким образом, наши клиенты нам пишут своим привычным способом, мы им отвечаем из ПланФикса, попутно фиксируя прямо из чатов новые задачи по сообщениям клиентов.

Тут, наверно, нужно немного пояснить. У нас с каждым клиентом работает команда профессионалов — ГБ, кадровик, первичник, банкир, расчетчик, администратор. В зависимости от размера клиента, от него в чате могут быть представлены — директор, помощник, менеджер и т.д. И нам важно было сохранить общение в едином пространстве.

В отличие от многих других систем, в ПланФиксе у нас сохранилась возможность получать сообщения из группы в мессенджере в задачу в ПланФикс. А комментарии из задачи попадают обратно в эту группу. Это очень удобно.

Если участник чата удаляет или изменяет свое сообщение,например, в Телеграме— это происходит незаметно для других участников. И подключение чатов к ПланФиксу решает эту проблему. Несколько раз нас это сильно выручило. Когда спустя месяц клиент комментирует свое предыдущее сообщение, с претензией — вот же я вам писал. А у нас все зафиксировано в первоначальном виде. Теперь таких ситуаций нет. И все понимают: у нас все ходы записаны.

Кроме того, мы дополнили карточки клиентов важной и нужной для нас информацией. Система налогообложения, стадия взаимоотношений, тип договора, наличие работников, сроки выплаты зп, наличие интеграции с банком, в какой программе ведется учет, и сдается отчетность, срок действия ЭЦП, кто ГБ, а кто Первичник у клиента и т.д. Т.е. «запиливали» под свои запросы. И сейчас при появлении новых запросов — «допиливаем».

2. Автоматизация рутинной работы

Написали сценарии работы. В зависимости от информации в карточке клиента у нас автоматически формируются ежемесячно и ежеквартально задачи: отправить отчет СЗВ-М, запросить выписку банка, начислить зарплату и так далее.

Например, у тех клиентов, которые сами работают в клиент-банке и сами выгружают сформированные бухгалтером платежки — формируется ежемесячная задача по запросу выписки из банка. А у кого настроена интеграция банка с учетной системой — нет.

Или, например, у клиентов, которые не ведут деятельность, а сдают только нулевки, не формируются задачи по расчету ЗП, внесению первички и т.д.При этом к задачам подключаются те специалисты, которые отвечают у данного клиента за этот участок.

3. Отчетность и налоги

Отдельно расскажу о задачах по формированию отчетности и уплате налогов.

Например, клиент на УСН, но выставляет счета-фактуры и платит НДС. По нему создается автоматически задача по отчетности НДС. При наличии другой специфики (отчетность РАР, налог на имущество и т.д.) выставляются нужные реквизиты в карточке клиента и ежемесячно (ежеквартально) мы получаем нужные задачи.

Задачи по отчетности имеют помимо стандартных статусов («Новая», «В работе», «Выполненная») еще статус «Готов к отправке». Когда устанавливается этот статус, клиенту уходит на e-mail сообщение о готовности отчета, крайнем сроке отправки и сам отчет в печатном виде для согласования. И если раньше бухгалтер тратил время на отправку сообщения клиенту о том, что необходимо сформированный отчет отправить, то теперь бухгалтер занимается своим бухгалтерским делом. А неквалифицированную работу выполняет робот. И этот же робот напоминает клиенту спустя время о том, что отчет до сих пор не отправлен.

Кроме того, мы уведомляем клиентов о создании задач и смене статуса — также в чаты. А присланные в ответ запрошенные документы или сведения, мы легко прикрепляем в нужной задаче, не покидая чата. А все те же роботы контролируют и оповещают меня, как руководителя и администратора, о том, что на сообщение клиента слишком долго нет ответа.

Не всегда все складывается так гладко. Написали клиенту в чат запрос на предоставление выписки банка. А он отправил выписку из банка на почту сотрудника. Но у ПланФикса каждая задача имеет свой собственный e-mail. Т.е. сотрудник из почты просто пересылает выписку в нужную задачу.

4. Интеграция с другими сервисами

Отдельно надо рассказать о возможностях интеграции со сторонними сервисами. Список уже готовых интеграций у ПланФикса достаточно обширный.

Помимо этого, можно настроить свою персональную интеграцию с нужным, но не включенным в список сервисом. Например, можно настроить автоматическое обновление задач по отчетности в зависимости от этапов прохождения отчета в контролирующем органе.

На сегодня у нас настроена интеграция с сервисом «Dadata», и у нас всегда актуальные данные реквизитов клиента (КПП, адрес, директор, реквизиты налоговой, ПФР, ФСС). И при их изменении — создается задача по внесению изменений в бух.базу и перевыпуск ЭЦП при необходимости.

Список задач, когда их становится более 10, удручающее зрелище. В ПланФиксе мы настроили отдельные планировщики для разных категорий бухгалтеров и руководителей(менеджеров), которые видят все задачи.

Например, так выглядит планировщик задач руководителя:

А вот так — планировщик бухгалтера:

А в случае отпуска или другой причины долгого отсутствия специалиста нажатием одной кнопки можно передать все задачи специалиста его заместителю. И не нужно помнить, что потом их нужно вернуть.

С помощью уже настроенных отчетов можно увидеть эффективность работы сотрудников. Понять, что кого-то пора разгрузить, а кому-то добавить работы. А в случае учета работ — понять, что этому клиенту пора повысить стоимость обслуживания или добавить в счёт дополнительные работы. Еще можно создать свои отчеты, которые использовать как расшифровку к счету на обслуживание.

5. Перспективы и клиентская поддержка

Следующий этап нашей доработки ПланФикса — настроить интеграцию с разными бухгалтерскими программами, ввести тарифы и автоматический расчет стоимости работы за месяц, учет дополнительных услуг, выставление счетов и контроль оплаты.

Любой программный продукт (облачный или коробочный) подразумевает наличие технической поддержки. Лично для меня всегда критичным была возможность простым способом (желательно не по телефону) задать вопрос в любое время суток, а также оперативно получить ответ. И если система не предлагает разных удобных вариантов общения, или же работает строго с 9 до 18 в будни — это сразу большущий минус. В ПланФиксе с этим всё отлично.

Помимо того, что практически любой вопрос можно решить, не покидая оболочку ПланФикса, есть возможность пообщаться с экспертами и интеграторами, которые подскажут как реализовать твою идею. Или возьмутся за ее реализацию.

Вы скажете, что все это можно (или почти все) настроить и в других CRM. Не совсем соглашусь, но и спорить не стану. Отмечу одно: все эти настройки были сделаны мною самостоятельно в моменты, когда нет времени часто даже на завтрак. А на внедрение не потрачено ни копейки. И я наконец, в первый раз за несколько лет, спокойно ухожу в отпуск))