Вы еще не вышли из дома, а уже знаете, кто из сотрудников на рабочем месте, кто опоздал, а кого вообще нет

В начале делового пути, когда Вы только открывали свой первый офис, поднимали организацию на ноги и засыпали за рабочим столом, казалось, пройдет год-два, бизнес разрастется до уровня многофилиальной сети, Вы сможете управлять своим временем, а засыпать за столом будут Ваши многочисленные подчиненные. Но, как оказывается, время склонно искаженно воплощать в реальность наши мечты. Оказавшись во главе в разветвленной сети организаций, мы не только ощущаем еще большую нехватку времени, но и как следствие, сталкиваемся с целым рядом других проблем. Особую остроту получает вопрос о невозможности «нахождения в двух разных местах одновременно» и контроля действий каждого из сотрудников.

Как проследить, что происходит в каждом из Ваших офисов, особенно, если они расположены удаленно друг от друга? Как контролировать деятельность сети организаций, при этом, не забывая об экономии времени? Конечно, можно ежедневно устраивать заседания в каждом из представительств, но это займет много времени и вряд ли даст осведомленность о действиях отдельных сотрудников. Наиболее разумным решением данной проблемы нам видится установка системы контроля доступа и учета рабочего времени. Что представляет собой данная система? На уровне технической оснащенности Вы получаете комплект устройств, объединенных в единую систему (электромагнитные замки, видеодомофоны, турникеты и другие устройства ограничения доступа), которые позволяют контролировать любые перемещения внутри организации, случаи прихода и ухода людей, а также попытки несанкционированного доступа в определенные помещения.

Вы не только контролируете, но и управляете любыми перемещениями сотрудников, а точнее говоря, устанавливаете порядок доступа определенных лиц в офис, отдельные помещения офиса и на территорию в целом в зависимости от графика работы человека, времени суток и дня недели. Соответственно, Вы всегда будете в курсе нарушения порядка доступа: опозданий на работу, частых отлучек с рабочего места, прогулов и т.д.

В программе учета рабочего времени и контроля доступом, управляющей работой оборудования, предусмотрено ведение базы данных сотрудников и точек прохода в различных офисах. База данных представляет собой совокупность учетных записей. Каждая такая учетная запись содержит следующие сведения о сотруднике: фамилия, имя, отчество человека; название фирмы и отдела, в котором он работает, график рабочего времени и доступа в определенные помещения офиса, код и срок действия карты доступа и т.д. К учетной записи прилагается фотография. Таким образом, становится возможной идентификация людей на входе в учреждение, - Вы просто сравниваете внешность входящего с фотографией, которая хранится в учетной записи данного человека. В случае первичного посещения система позволяет автоматически сфотографировать человека и создать новую учетную запись гостевой карты для последующих визитов.

Конечно, сложно представить все функциональные возможности системы: контроль своевременного прихода людей на работу, управление доступом людей в конкретные помещения, идентификация лиц на входе – это лишь малая часть ее огромного потенциала.

Пожалуй, для Вас, людей, которые не привыкли пускать дело не самотек и умеют ценить свое время, главный плюс системы контроля доступа и учета рабочего времени в том, что при наличии локальной сети, сети Internet или любой другой, объединяющей Ваши многочисленные офисы, - Вы можете контролировать перемещения сотрудников, не выходя из дома. Соответствующая программа установленная дома, подключенная через Интернет к установленной в офисах системе контроля доступа и учета рабочего времени, позволит в реальном времени отслеживать соблюдение сотрудниками графика работы. Глядя на монитор дома, Вы сможете фиксировать время прихода (ухода) на работу каждого из сотрудников в любом из Ваших офисов, соблюдение подчиненными времени, выделенного на перерыв и т.д. С установкой системы автоматически снимается проблема поиска конкретного человека на территории организации. Теперь Вам не придется перебирать телефоны каждого из офисов, разыскивая сотрудника. Вы легко сможете отследить последнее помещение, в которое вошел сотрудник или, скажем, выбрать любой отдел в офисе, чтобы посмотреть, кто в данный момент там находится. Кроме того, в случае невозможности постоянного присутствия перед экраном домашнего компьютера, Вы можете легко, в удобное для Вас время получать отчеты о перемещениях людей на территории Вашей организации и делать соответствующие выводы. Система контроля доступа и учета рабочего времени позволяет собирать отчеты следующего типа: отчеты о недарботках или переработках любого из сотрудников за интересующий период, сведения об опозданиях и прогулах, а также отчеты на основе любых, назначенных Вами критериев поиска информации в системе.

Итак, система контроля доступа и учета рабочего времени, не только экономит Ваше время, но позволяет контролировать и оперативно управлять деятельностью Вашего персонала. И кто сказал, что только из дома можно наблюдать за своими офисами? Интернет есть почти в любой точке мира.