Что такое хорошо и что такое плохо в 1С:Предприятие версии 7.7

Евгений Старинец
ICQ 138058319

Наверное, уже трудно найти бухгалтера в странах СНГ, который бы не слышал о продукте фирмы 1С предназначенным изначально для автоматизации бухгалтерского учета. Мнения об этом продукте складывались у каждого как от своих впечатлений при самостоятельной работы с программным продуктом, так и от слухов и рассказов знакомых. Как я заметил, мнения разделяются на мнения людей занимающихся разработкой внедрением решений на платформе 1С:Предприятие и мнения людей занимающихся ведением бухгалтерского учета в 1С:Предприятие. Это две группы людей, которые в общем случае имеют противоречивые суждения о программе. Поэтому здесь я хочу рассмотреть, что такое 1С:Предприятие в целом, что оно может, а чего нет, и почему довольно часто встречаются недовольства данным продуктом.

Проблемы

Сразу же хочу немного рассказать о недовольствах по поводу возможностей 1С:Предприятие. Их основная масса связана с безграмотностью людей в плане общих навыков работы на персональном компьютере и завышением возможностей программы. Ошибочным является мнение, что при покупке 1С:Предриятие, получаете превосходную программу, которая все сделает за бухгалтера. Виной этому достаточно агрессивная реклама своего продукта фирмой 1С, так же как и реклама стирального порошка делающим ваше белье идеально белым. Но для того, чтобы белье стало белым, оказывается его нужно еще и постирать. А потом еще и оказывается, что не все пятна исчезли, да еще и руки разЪедает, а обещали, что нет. Почему же никто не хочет "постирать" в программе? А без этого не получится, не получится только потому, потому что данная программа только избавляет бухгалтера от некоторых расчетов, упорядочивает информацию, облегчает ее ввод, и дает возможность получать отчетность необходимую для контроля состояния активов предприятия. Но не в коем случае она не будет сама "вводить" данные в систему - это каждодневная работа бухгалтера. Сейчас каждый первый при трудоустройстве пишет в резюме: Знания MS Word, MS Excel, MS Windows, но очень не многие знают хотя бы четверть возможностей предоставляемых данными продуктами. А все потому, потому что работа в этих программах сводится к простому набиванию текстов и "рисованию" таблиц, а сложная верстка, это нам не надо. В случае с 1С:Предприятие простой набивки текста не достаточно. Для "легкого" обращения с программой необходимо понимать как основные принципы функционирования предоставляемых программой обЪектов (документы, справочники, журналы документов, видыРасчетов и т.п.), так и их взаимодействие между собой. Если добиться понимания всего этого, тогда работать с программой станет намного легче.

Возможности

Теперь поговорим немного о том, что же на самом деле может 1С:Предприятие. Ответ прост - ничего. Само 1С:Предприятие предоставляет только платформу программистам для разработки конкретных конфигураций (списка действий описанных специальным встроенным в 1С:Предприятие языком программирования). Эта платформа только подразумевает, что могут быть справочники, могут быть документы, могут быть отчеты и журналы документов. А уж будут они или нет,љ и если будут, то какие именно, как они будут выглядеть внешне, какого типа информацию они будут отображать и какие действия с ней можно производить, зависит только от реализации конкретными программистами и некоторыми ограничениями накладываемыми платформой, но о них позже. Исходя из этого большая часть недовольств относящихся к 1С:Предприятие, на самом деле относятся к конфигурации, причем опять же, не ко всем конфигурациям, а только к вашей конкретной, ибо разновидностей конфигураций столько же, сколько и фирм занимающихся их разработкой. Поэтому при выборе конфигурации, нужно сначала узнать какие возможности в ней реализованы, поскольку это может значительно уменьшить сумму затрат на внесение дополнительных возможностей.

Может кто-нибудь спросить, но почему же никто до сих пор не сделал если не идеальную, то хотя бы приближенную к идеалу конфигурацию? Почему же не сделали, сделали, эта практически любая конфигурация, но вопрос стоит в том, для кого она идеальная? Она идеальна для предприятия ведущего "стандартный" учет, но как все знают, идеального учета не бывает, всегда есть какие-то отличительные особенности, которые никогда нельзя предусмотреть. Все эти отличительные особенности не так сложно реализовать в конфигурации, привлекая для этого штатного программиста, стороннюю организацию или знакомого "программиста". Но тогда придется выложить некоторую сумму. Конечно, за работу бухгалтера, нужно платить, а вот программисту платить не за что. Он же только немного что-то изменил и все. Вот именно это "что-то" и есть то, за что надо платить, это то, что избавило вас от маленького, но геморроя.

Компоненты

Теперь можно поговорить непосредственно об основных возможностях 1С:Предприятие. Само 1С:Предприятие, помимо информационной базы, поставляется как ядро и дополнение к ядру - компоненты. Для ведения учета предоставляется три компоненты: "Бухгалтерский учет", "Оперативный учет", "Расчет". Основное ядро реализует возможности работы с документами, справочниками, журналам документов, отчетами и некоторыми другими "базовыми" обЪектами. Каждая из компонент, которая может быть установлена как в отдельности, так и в совокупности с другой или же все вместе, предоставляет доступ к специфическим обЪектам. Компоненты рассчитаны на ведение разнопланового учета, в зависимости от условий ведения учета. Если организация имеет относительно небольшой оборот документов по продажам, сотрудники имеют фиксированный оклад и не требуется учета рабочего времени по дням, тогда возможностей компоненты "Бухгалтерия" будет достаточно. Если организация имеет торговые точки, находящиеся достаточно близко - в пределах сотни метров,љ идет большой оборот документов реализации, тогда просто необходима компонента "Оперативный учет"; если торговые точки удалены друг от друга, можно использовать компоненту УРБД (Управление Распределенными Базами Данных). И наконец, если необходимо вести учет рабочего времени по дням, имеется графики сменной работы, отпуска, больничные и т.д. - необходима компонента "Расчет". Так же "1С:Предприятие" может поставляться в трех реализациях: Однопользовательская, Сетевая и SQL-версия.

"Бухгалтерия"

Компонента "Бухгалтерия" позволяет вести учет по "классической", схеме двойной записи. Компонента позволяет использование 2 дополнительных обЪектов: планы счетов и субконто. Ведение учета может осуществляться как документами, так и операциями сформированными вручную. Документ может сформировать операцию, в которой могут быть сформированы проводки этого документа. Таким образом, каждая отдельная бухгалтерская, которая может записываться несколькими проводками, операция содержится в одной операции программы.љ Если необходимо просмотреть весь список проводок одновременно, тогда необходимо воспользоваться "Журналом проводок".

Ведение на счетах субконто позволяет в любой момент времени получить сведения в разрезе каких-либо обЪектов. К примеру, возьмем счет 222 "товары приобретенные":

При ведение учета товаров с использованием таких субконто, всегда можно узнать, какой товар и когда пришел на какой склад и по какому документу. Так же можно получить аналогичные сведения только по одному товару или складу. Все эти действия могут быть предусмотрены в "стандартных" отчетах.

Так же существуют ограничения, накладываемые "типами" компонент. Программа может поставляться как "1С:Бухгалтерия Базовая", "1С:Бухгалтерия Стандартная", "1С:Бухгалтерия ПРОФ". Версия "ПРОФ" не имеет нижеперечисленных ограничений. Версия "Стандартная" может работать только с одним планов счетов, максимальное количество субконто (разрезов аналитики) не больше 3х, не поддерживается разделитель учета (возможность ведения учета по нескольким фирмам в одной базе, например несколько филиалов одной фирмы), не поддерживаются сложные проводки, уровень иерархии (вложенности) справочников не больше 4х (в ПРОФ - 10). Версия "Базовая" имеет все ограничения для "Стандартной версии, плюс к этому нельзя вносить изменения в конфигурацию.

Достоинствами компоненты является простота понимания, надежность, возможность ручной корректировки итогов. К недостаткам можно отнести замедление работы при большом документообороте, и ограничение количества проводок в одной операции - 9,999 (но такое количество встречается не часто).

"Оперативный учет"

Компонента "Оперативный учет" позволяет вести учет в специфических обЪектах - регистрах. Регистры используются для накопления информации о наличии и движении как денежных, так и товарных средств. Вся информация о хозяйственных операциях, которая вводится с использованием документов или формируется при помощи расчетов, должна быть накоплена в регистрах. Именно регистры являются основным источником информации для анализа и формирования отчетов. Как правило, факт проведения документа означает изменение содержимого регистров (одного или нескольких) на основе данных документа.

Регистры являются внутренним компонентом конфигурации, т.е. они недоступны для непосредственного заполнения, нет стандартных средств его просмотра, как для других обЪектов (документов, справочников, констант и т.д.). Однако средствами встроенного языка можно записывать в регистры информацию, и в последующем извлекать ее.

Доступ к ним можно получить только через документы. Т.е. нельзя изменить состояние регистров вручную. Сами регистры представляют систематизированную таблицу с данными. По структуре, регистры похожи план счетов, но система ведения учета на регистрах отличается от ведения учета на счетах. Основное преимущество работы с регистрами, это скорость. Регистры являются самыми быстрыми обЪектами обработки информации. Поэтому применение регистров для ведения учета целесообразно при больших оборотах, т.е. это могут быть розничные магазины, где гораздо важнее скорость обработки информации, нежели ее наглядность. Все итоги и обороты по регистрам можно получить, сформировав отчетность.

Подводя итог всему вышесказанному, можно сделать следующий вывод: наиболее важным преимуществом использования регистров является то, что они служат для хранения информации, к которой необходимо получать оперативный доступ. "Уровень оперативности" и, соответственно, целесообразность использования регистров должен определять специалист, выполняющий конфигурирование системы 1С:Предприятие, в соответствии с требованиями пользовательской системы.

Кроме того, необходимо отметить, что регистры позволяют получать наиболее достоверную информацию о состоянии оперативного учета и именно запись изменений в регистры служит подтверждением того, что хозяйственная операция совершена.

К возможным неудобствам использования регистров при конфигурировании системы 1С:Предприятие невозможность внесения, по понятным причинам, информации напрямую непосредственно в регистры.

"Расчет"

Компонента "Расчет" предоставляет 5 основных обЪектов для работы: журнал расчетов, вид расчета, группа расчетов, календарь и праздники. Изначально компонента "Расчет" была предназначена для работы связанной с сложным расчетом зарплаты, но так же как и остальные компоненты, она может применяться для решения других задач. Работа в этой компоненте является самой наглядной из всех, так как в журнале расчетов практически по дням можно увидеть, сколько начислено и удержано с конкретного сотрудника. Начиная новый месяц можно сразу начислить оклад, и какие-то дополнительные начисления. По прошествии 9 дней, сотрудник может взять больничный на 5 дней. Причем без вмешательства бухгалтера по исправлению начислению оклада, при внесении документа "больничный лист" программа "разрежет" расчет начисление на две части: до ухода на больничный и после выхода с него. Тут все проще, нежели кажется, программисту только нужно указать, что вид расчета больничный "вытесняет" собой вид расчета "начисление". С помощью календарей можно организовать вахтовый метод практически любой структуры: день через день, или неделя четез неделю, или обычную пятидневку. Для этого всего один раз заполняется количество отработанных часов в день за какой-то повторяющийся период, а далее нужно только "спрашивать" у календаря, сколько было проработано дней или часов с 5 по 23 мая. В случае невыходов, необходимо внести документ, который запишет в журнал расчетов "невыход" (дату прогула), и машина опять разрежет начисление на две части в дате прогула. В конце месяца можно получить достаточно сложную структуру начислений и удержаний, которая наглядно отображает весь процесс расчета заработной платы сотрудников.

Достоинствами системы является наглядность, ведение расчетов любой сложности и легкоуправляемость,љ недостатками - медленная скорость формирования отчетов из-за большого количества записей, и невозможность ведения "вытеснения" в пределах одного дня, т.е. нельзя отобразить, что сотрудник проболел до обеда, а после обеда вышел на работу.

Дополнительные возможности

Так же существует несколько дополнительных компонент для оптимизации ведения учета. Например "управление распределенными информационными базами". Эта компонента позволяет вести автообмен информацией между информационными базами удаленными территориально. Данная компонента незаменима, когда предприятие представляет собой раздробленную систему филиалов находящихся в разных районах города, разных городах, или если желаете в разных странах. Она позволяет отслеживать изменения в обЪектах учета и передавать измененную информацию между информационными базами.љ Все это решается настройкой "свойств миграции" обЪектов при установке данной компоненты. Например установив, что документ приходная накладная будет мигрировать во все информационные базы, можно уже не думать о том, что новый документ созданный днем на одном конце страны, завтра утром уже может быть доступен на другом конце.

Другой компонентой является WEB-расширение, благодаря которому можно организовать WEB-магазин для продажи продукции или товаров через сеть Internet. Создав свой виртуальный магазин, появляется возможность формировать прайс-листы с публикацией их на страницах магазина, оформлять заказы, контролируя остаток того или иного товара на складе и соответственно сообщать, если заказано количество большее, чем имеется в наличии. Принципиально, компонента предназначена для обмена информацией между информационной базой и сайтом, реализующим интернет магазин, а уж какая информация и в каком виде будет представлена на страницах магазина, это дело каждого в отдельности.

Связь с другими программами

Ну и на последок можно рассказать о связи 1С:Предприятие с другими приложениями. 1С:Бухгалтерия включает готовые режимы для обмена бухгалтерской информацией с другими программами системы 1С:Предприятие и содержит разнообразные средства для связи с другими программами:

• возможность импорта и экспорта информации через текстовые файлы позволит обмениваться данными практически с любой программой
• встроенный язык содержит средства работы с файлами формата DBF.

1С:Бухгалтерия поддерживает современные средства интеграции приложений: OLE, OLE Automation и DDE. Использование этих средств позволяет:

• управлять работой других программ, используя встроенный язык, - например, формировать отчеты и графики в Microsoft Excel
• получать доступ к данным 1С:Бухгалтерии из других программ
• вставлять в документы и отчеты 1С:Бухгалтерии обЪекты, созданные другими программами - например, помещать в первичные документы логотип фирмы
• размещать в документах и отчетах рисунки и графики.

Помимо возможностей использования данных других программ, постоянно выходят новые внешние компоненты для 1С:Предприятие (сторонних производителей), которые расширяют функционал данного ПО. Примером этому может быть загрузка курсов валют из сети Интернет, отправка почты или отправка платежек в банк.

Все выше сказанное позволяет сказать, что 1С:Предприятие является достаточно мощным инструментом в руках бухгалтера, позволяющий сильно облегчить ведение учета любой сложности и упорядочить информацию для своевременного получения актуальной отчетности.