Полезные советы по выбору и запуску WMS

Источник: компания "БУХта"

Когда заходит речь о выборе системы управления складом – WMS, обычно приводятся довольно сложные, запутанные или наоборот расплывчатые рекомендации.

Их общий смысл сводится к одному – «думайте сами, решайте сами, иметь или не иметь» (с). Мы решили исправить эту ситуацию и создать своеобразную инструкцию по выбору системы, подходящей именно Вашему складу. Все очень лаконично и по пунктам. Шаг за шагом. Можно вырезать из журнала и повесить над рабочим столом. Или, аккуратно свернув, положить ближе к бумажнику. Ибо основная цель запуска WMS - это повышение качества бизнес-процессов всего предприятия. А главная (и, естественно, заслуженная) награда за правильный выбор – увеличение прибыли компании за счет существенного сокращения издержек на содержание склада.

Выбор WMS – инструкция к применению

Сформируйте команду проекта со своей стороны
Успешный запуск WMS зависит от четкого и оперативного взаимодействия команд, как исполнителя, так и заказчика.

Выберите и назначьте руководителя проекта, который будет координировать взаимодействие с поставщиком WMS и управлять ходом проекта. Чаще всего, руководит проектом директор по логистике или директор по ИТ.
Сформируйте команду проекта, в которую бы вошли представители заинтересованных служб: логистики, склада, информационных технологий, финансовой службы. Запуск WMS неизбежно влечет за собой изменение некоторых бизнес-процессов поэтому необходимо подключать к запуску WMS специалистов тех отделов, деятельность которых будет затронута.

Мнение логиста. Денис Стальненко (Business Development Manager / Warehousing, компания REVIVAL Express): «Разумеется, выделение команды проекта не означает постоянного присутствия ее членов на всех этапах. В основном, присутствие всех участников проекта требуется для принятия и согласования отдельных важных решений.
Включение в команду вышеуказанных участников обусловлено еще и тем, что проект выбора и последующего запуска WMS является межфункциональным проектом, так как он затрагивает и деятельность отдела информационных технологий в части оборудования, и его обслуживания, и логистику, включая, разумеется, склад, и финансы, так как это количественный и стоимостной учет ТМЦ. А бюджет проекта должен находиться под контролем финансистов».

Выбирайте WMS вовремя
Практика внедрения показывает, что проект по запуску WMS на складе длится два месяца, еще месяц необходим на обследование склада и подготовительные работы. Этап выбора WMS не имеет четких временных границ. Наш опыт говорит, что он длится порядка одного - двух месяцев, в зависимости от текущих ограничений по времени и опыта предыдущих запусков WMS.

Опыт подсказывает. Егор Поляков (руководитель направления «Складская логистика» компании «БУХта»): «Часто автоматизируется уже работающий склад. В этом случае запуск WMS правильнее проводить с остановкой работы склада, проведением полной инвентаризации, обработкой товара при помощи мобильных терминалов и загрузкой данных в единую систему. Поэтому, оптимально планировать запуск системы в период относительно низкой загруженности склада.

Если запуск WMS все же совпал с периодом пиковых нагрузок или остановка склада невозможна в принципе, компания «БУХта» рекомендует использовать вариант «плавного перехода» склада на новую систему.

Первоначально в «БУХту» импортируются текущие складские остатки. Система автоматически создает виртуальные паллеты и размещает остатки на них. В этот момент в системе WMS склад представляет собой одну «логическую» ячейку хранения, в которой размещены все виртуальные паллеты.

Плавность перехода на WMS обеспечена поэтапным переводом всех товарных групп на адресное хранение и обработку по мобильной технологии. Начальник склада принимает решение об очередности перехода групп товара и выделяет сотрудников, которые будут обрабатывать этот товар с использованием терминалов сбора данных.

Для выбранных групп проводят инвентаризацию и перемещение товара с виртуальных паллет на реальные места хранения (адреса). Таким образом, формируется реальный остаток товара в системе WMS и запускается механизм адресного хранения. Отгрузка по выбранным группам останавливается до завершения инвентаризации и размещения, а после завершения производится только с использованием терминала сбора данных. Прием вновь пришедшего товара и размещение на места хранения производят только с использованием терминалов сбора данных с фиксацией адреса размещения.

Остальные грузы на складе обрабатываются по бумажной технологии. В ситуации, когда система WMS получает заявку на прием или отгрузку товара, часть которого обрабатывается с терминалами, а часть по бумажным пик-листам, система разделит задание на две части - терминальную и бумажную. Для бумажной автоматически создаст все необходимые складские перемещения, а для терминальной - задание, которое отправится на мобильный терминал кладовщика, и будет ожидать выполнения.

Таким образом, группа за группой, склад перейдет на адресное хранение и обработку грузов по мобильной технологии в режиме реального времени. Так же постепенно на работу с мобильными терминалами перейдут и сотрудники склада».

Подготовьте персонал

Максимально повысить вероятность успешного завершения проекта позволит разъяснительная работа с персоналом. Основная цель этой работы - сделать ключевых сотрудников союзниками при запуске WMS.
Специалисты компании «БУХта» рекомендуют еще на этапе выбора выявить группы сотрудников, порядок работы которых существенным образом изменится после запуска WMS. Обычно это руководитель склада, директор по логистике, операторы ввода данных, кладовщики и бухгалтерия. С этими работниками необходимо проводить плотную разъяснительную работу (объяснить необходимость внедрения системы, принципы ее функционирования, возможности, которые дает система; показать, как изменятся перспективы каждого сотрудника). Эффективно на время проекта ввести мотивационные схемы (материальные или не материальные), нацеленные на качественное выполнение проекта.
А что, если поставить персонал перед фактом?
При внедрении WMS тема взаимоотношений с сотрудниками склада, долгое время работавшими «по старинке», особенно сложна и щепетильна. Практика внедрения информационных систем показывает, что, как правило, отторжение инноваций происходит практически в каждом случае. Безусловно, после внедрения автоматизированной системы управления складом, функции работников во многом изменятся, и это часто выражается в некоторой напряженности со стороны сотрудников. В самых крайних случаях в компании находятся люди, чье материальное благосостояние может сильно пошатнуться при внедрении системы.

Если не проводить работы с персоналом, то возрастает вероятность увеличения срока внедрения и даже возникает угроза срыва выполнения проекта.

Обратитесь к опыту конкурентов
Наиболее простой способ выбрать оптимальную для Вас WMS - обратиться к опыту конкурентов, если, конечно, этот опыт у них есть. В данном случае высока вероятность того, что такую WMS можно будет использовать практически в готовом виде без значительных доработок под Ваши бизнес-процессы.

Обратитесь к опыту аналогичных отраслевых складов
Если опыт конкурентов не удовлетворяет требованиям Вашего склада, придется искать WMS на рынке.
На отечественном рынке WMS решений представлено порядка 50 систем. Для того, чтобы сузить круг поиска первоначально стоит рассматривать WMS решения, которые эффективно работают на аналогичных отраслевых складах. Это позволит значительно сузить круг выбора систем.
Опыт подсказывает. Егор Поляков (руководитель направления «Складская логистика» компании «БУХта»): «Один из важных критериев выбора WMS системы – ее функциональное соответствие типу Вашего склада. Особенное внимание стоит обратить на те системы WMS, которые уже были внедрены на складах Вашей специализации.

Все склады можно разделить на группы:

3PL – логистика ответственного хранения,
Дистрибьюторские склады,
Производственные склады.

Общим для всех WMS решений является поддержка типовых бизнес-процессов склада: прием, размещение, инвентаризация, подбор, отгрузка. Помимо этого, системы управления предлагают алгоритмы выбора оптимального места хранения и сокращения пути отбора, а также средства разработки, позволяющие оперативно модифицировать систему.

Для каждого типа складов существуют обязательные требования к системе, наличие которых необходимо контролировать на этапе выбора WMS. Это будет залогом успешного запуска WMS».

Обязательные требования к WMS для склада ответственного хранения (3PL)

Чем больше возможностей у склада ответственного хранения для работы с различными типами грузов, тем больше клиентов он может привлечь. Поэтому система управления складом 3PL оператора обязательно должна включать следующие элементы:

Система тарификации выполненных операций (биллинг). Возможности по тарификации должны позволять формировать индивидуальные условия для каждого клиента. Должна быть возможность быстро добавить новую услугу, нового клиента или модифицировать существующие тарифы;
Встроенная система клиентской и корпоративной отчетности с возможностью быстрой модификации;
Возможность обрабатывать на складе разнородные грузы и задавать различные правила размещения;
Разные режимы и виды хранения – напольное, стеллажное, консольное;
Партионный учет, учет по срокам реализации товара или любым другим параметрам необходимым клиенту;
Web-интерфейс.

Обязательные требования к WMS для дистрибьюторского склада
Функционал WMS системы для дистрибьюторского склада, как правило, дополняется системой планирования и отслеживания выполненных работ по доставке заказов конечным потребителям (управление транспортной логистикой).
Необходимые возможности WMS системы для дистрибьюторского склада:

Возможность автоматизации смежных для склада бизнес-процессов (закупка, транспортная логистика, сервис, отдел сертификации и т.д.);
Возможность формирования первичной документации с учетом изменения стоимостных характеристик;
Возможность маркировки и комплектации новых товаров, упаковки и переупаковки;
Обмен данными в режиме реального времени с управленческой системой;
Не только количественный, но и стоимостной учет товародвижения, поскольку склад оперирует собственными грузами;
Дополнительные формы сопроводительной документации – товарно-транспортные накладные по форме 1Т, накладные по форме торг-12, счета-фактуры;
Web-интерфейс.

Дополнительные требования к WMS для дистрибьюторского склада фармацевтической или продуктовой компании:

Хранение и обработка графических образов документов. Возможность сканирования и автоматической печати сопроводительной документации к грузу (письма, сертификаты, перечень и пр.);
Сложная обработка партионных грузов;
Размещение, хранение и маркировка товаров с учетом требований государственных органов;
Учет и хранение товара в зависимости от назначения препарата, установленных правил и типа хранения, температурного режима;
Поддержка кумулятивной сборки, когда заявка на подбор сначала разбивается на части, в зависимости от типа хранения и назначения лекарственных препаратов, а затем, по мере физической готовности, объединяется обратно;
Максимальный контроль над правильностью подбора заказов;

Обязательные требования к WMS для производственного склада

Важнейшая задача автоматизации производственного склада состоит в оптимизации использования ресурсов и точной идентификации товара по этапам производства. Для этого типа складов принципиальными являются следующие возможности WMS:

Гибкие процедуры формирования и обработки производственных штрих-кодов;
Возможность быстро изменять алгоритмы обработки грузов;
Возможность рационально использовать высоту складского помещения, решать задачу экономии материалов;
Давать существенное сокращение времени проведения Инвентаризации и возможность проводить ее без остановки работы склада;
Возможность интеграции с промышленным оборудованием: весовые комплексы, конвейеры, маркировочные линии и прочие устройства

Получите полную информацию о WMS решении
Ниже приведены открытые источники информации по рынку WMS систем. Они помогут Вам быстрее сориентироваться, если вы не знакомы с рынком:

Интернет сайты поставщиков WMS решений. Наиболее полный список сайтов поставщиков WMS систем можно найти в yandex по следующим поисковым запросам: «wms», «складские программы», «wms системы»;
Логистические сообщества: «logist.ru», «lobanov-logist.ru», «wms-explorer.ru», «all-pl.ru», «goodlancer.com»;
Специализированная пресса (журналы): «Логинфо», «Складской комплекс», «Современный склад», «Логистика и управление», «Складские технологии».

В открытых источниках не всегда указана исчерпывающая информация о функционале системы и, тем более, о стоимости и сроках проекта. Для получения объективной картины необходимо обратиться к поставщику:

Договоритесь о демонстрации возможностей системы. В рамках данного мероприятия необходимо не только изучить возможности WMS, но и подробно осветить Ваши потребности и ожидания от запуска WMS;
Запросите описание функциональных возможностей системы – это позволит Вам провести сравнительный анализ WMS решений;
Посетите склады, где работает WMS решение поставщика. Желательно, чтобы склад был Вашей отраслевой специфики или близкой к ней. Это позволит убедиться в том, что WMS решение работает эффективно. Важно, чтобы во время визита была возможность обсудить WMS непосредственно с работниками склада и теми, кто отвечал за внедрение, для того чтобы узнать нюансы «из первых рук»;
Получите у поставщика коммерческое предложение по запуску WMS на Вашем складе и, возможные схемы оплаты. Для составления коммерческого предложения, скорее всего, потребуется заполнить опросную форму. В опросной форме указаны основные характеристики склада и ключевые требования к системе. Помните, чем большей информации по требованиям к системе получил поставщик WMS, тем более точным будет и коммерческое предложение;
Запросите предоставить профайл команды внедрения, которая будет работать над проектом в случае его реализации. Команда – не менее важное звено проекта, чем сама WMS система. Информация об участниках команды позволит Вам в какой-то мере оценить и перспективы успешной реализации проекта;
Попросите предварительный план-график выполнения работ и информацию по нагрузке на Ваших сотрудников. Поскольку в проекте участвуют и сотрудники заказчика, которые занимаются запуском WMS дополнительно к основной деятельности, необходимо заранее спланировать загруженность этих сотрудников, чтобы избежать возможных накладок;

Оцените перспективу развития WMS

Обратите особое внимание на возможность поддержки и развития системы WMS после запуска на складе. Бизнес – это динамика, поэтому особенно важно чтобы возможности, которые предлагает поставщик WMS соответствовали планам компании по развитию. Важно чтобы система могла быстро адаптироваться при изменении бизнес-процессов и появлении новых задач в процессе эксплуатации.
Еще на этапе выбора системы управления складом необходимо определить, кто - Исполнитель или Заказчик будет отвечать за развитие и сопровождение запущенной системы. На практике существует два решения:

обратиться за услугами по сопровождению и развитию WMS к поставщику системы;
сопровождать и развивать систему силами собственного IT-отдела.

Выбор конкретного варианта зависит от возможностей, как поставщика решения, так и Заказчика. WMS на российском рынке делятся на два типа:

Системы, которые поставляются с открытым кодом и позволяют заказчику самостоятельно поддерживать и развивать приобретенную WMS. Их преимущество в том, что они дают возможность заказчику не зависеть от поставщика решения.
Системы, которые поставляются с закрытым кодом и позволяют заказчику незначительно модифицировать систему, как правило, «галочными» настройками. Изменение бизнес-логики и развитие системы могут проводить только специалисты поставщика WMS. Безусловно, заказчик в данном случае зависит от поставщика.

Опыт подсказывает. Егор Поляков (руководитель направления «Складская логистика» компании «БУХта»): «Оптимальным вариантом решения мы считаем такой: незначительные текущие доработки и изменения, при наличии собственного ИТ-отдела, Заказчик может делать сам. Если же необходимы существенные изменения, затрагивающие бизнес-логику системы, то рациональнее обратиться к разработчику. Например, WMS «БУХта» допускает такой вариант – она поставляется с открытым кодом, что позволяет заказчику при необходимости самостоятельно настраивать систему под изменившиеся требования бизнеса. Одновременно компания «БУХта» оказывает своим клиентам услуги по гарантийному обслуживанию, поддержке и сопровождению».

Эффективный запуск WMS – опыт в деталях

Сформулируйте техническое задание и закрепите его документально

Максимально повысить вероятность успешного запуска WMS позволит согласование требований к системе в виде подписанного обеими сторонами документа «Техническое задание», в соответствии с которым будет производиться настройка и установка WMS.
Опыт подсказывает. Егор Поляков (руководитель направления «Складская логистика» компании «БУХта»): «Техническое задание, подготавливаемое экспертами компании «БУХта» для клиентов, включает не только обозначение целей внедрения информационной системы и общие требования к системе, но и детальное описание существующих и будущих бизнес-процессов, подробно прописанные складские процедуры, документы для каждого конкретного проекта, а также анализ всех индивидуальных доработок».
А что, если запустить проект без технического задания?
С высокой вероятностью в процессе запуска будут возникать все новые и новые требования, что значительно увеличит сроки внедрения и, возможно, стоимость.

Согласуйте график проекта
Согласование план-графика позволит контролировать ход проекта по ключевым этапам и избежать ситуации, когда внедрение WMS совпадает с пиковыми нагрузками на склад. Помимо этого, такой документ позволит Вам планировать и контролировать распределение ресурсов, занятых в реализации проекта.
Мнение логиста. Денис Стальненко (Business Development Manager / Warehousing, компания REVIVAL Express): «Вообще, формализации всех этапов проекта на практике придается мало значения, как по причинам нехватки времени, так и просто по причинам нежелания выполнять подобную работу. На мой взгляд, формализация и создание определенных регламентирующих документов в ходе проекта – это обязательный и неизбежный процесс, который помогает избежать риска несогласованности действий участников проекта, и, кроме того, создает определенные правила игры.

Протоколирование всех собраний команды проекта поможет восстановить, при необходимости, ход обсуждений и работы по проекту».

Бонус за эффективный выбор и запуск WMS

По результатам четырех лет запуска WMS систем на различных складах, компания «БУХта» собрала фактические данные об эффекте, полученном при использовании WMS:

Грузооборот складов увеличился в 2 – 3 раза на существующих площадях и без увеличения численности складского персонала. Кроме того, исчезла необходимость найма сезонного персонала.
Первоначально сократилась потребность в складском персонале на 30 – 50%. Этот показатель отражает финансовую выгоду от использования WMS, поскольку на сопоставимую величину уменьшились затраты на содержание персонала. На малых складах не происходит значительного сокращения потребности в складском персонале, и данный показатель отражает повышение производительности труда.
Точность учета при использовании WMS составляет 99,85 – 100%. Это достигается за счет значительного уменьшения ошибок подбора и практически полного отсутствия пересорта на складе.
Емкость склада увеличилась на 30 – 100%. Это достигается за счет технологий оптимизации размещения и хранения товара на складе, а так же возможности использовать высотное хранение.
Эффективное размещение грузов позволяет отказаться от «лишних» складских площадей. Это позволяет либо сократить затраты на аренду либо получать дополнительный доход. Например, сдавать свободные площади в аренду или оказывать на них услуги по ответственному хранению грузов.

По мнению специалистов компании «БУХта», решение о внедрении WMS системы не стоит откладывать компаниям, площадь складов которых превышает 4000 - 5000 м.кв. На таких складах эффект от запуска WMS позволит существенно сократить операционные издержки на содержание складского комплекса.
Ощутить сокращение издержек возможно уже на второй месяц с момента запуска WMS в эксплуатацию. Срок окупаемости проекта на базе WMS «БУХта» не превышает полутора лет. Минимальный срок окупаемости - полгода.