Трудности внедрения и сопровождения информационных систем и пути их решения

Источник: "РГ-Софт"

Данная статья предназначена для лиц, отвечающих за внедрение и развитие информационных систем (ИС) и высших руководителей компаний. Кратко указываются основные проблемы  развития  ИС и предлагается инструмент для их решения.

Удачные проекты по разработке и внедрению программного обеспечения для управления и учета позволили многим компаниям добиться значительного сокращения издержек и повышения продаж в разы. Однако, согласно мировой статистике, успешными признается только треть всех проектов. Прочие проекты испытывают те или иные неудачи: превышение бюджета и сроков, неудовлетворительный уровень внедренного функционала. Риск подобных неудач можно значительно снизить надлежащей организацией проекта.
Неудачи проектов являются следствием следующих факторов:

• Недостаточные внимание и поддержка со стороны руководства
• Низкое вовлечение ключевых пользователей в проект
• Расхождение в понимании требований заказчиком и разработчиком
• Постоянно изменяющиеся, нестабильные требования
• Плохое планирование и управление проектом

Практика управления проектами рекомендует следующие, в целом очевидные, действия для достижения успеха проекта:

• Процесс внедрения должен контролироваться и поддерживаться руководителем того уровня, на котором предполагается получить значимый результат от внедрения. В различных ситуациях это может быть менеджер среднего звена, заместитель директора или генеральный директор. Важный момент – следует учитывать, что контроль над проектом отнимает значительное время. По этой причине часто такие задачи делегируются второму лицу компании, с привлечением ведущего руководителя только в наиболее ответственные моменты.
• Ключевые пользователи должны быть вовлечены в проект, чтобы их требования были реализованы должным образом.
• Заказчик и разработчик должны активно общаться для достижения общего понимания требований к разрабатываемой системе. Общение должно документироваться, т.к. в противном случае упускаются важные детали, возникают конфликтные ситуации и снижается общая успешность проекта.
• Проблема нестабильности требований может решаться только путем тщательной их проработки. Но во многих случаях избежать изменения требований невозможно, такие ситуации должны решаться оперативным согласованием изменений между заказчиком и разработчиком.

Для решения задач, связанных с управлением проектом, ответственное лицо должно осознавать все указанные требования, необходимые для успешной реализации проекта, и стремиться их выполнить. Нельзя базироваться на предположении, что приглашенная команда специалистов по разработке и внедрению ИС сможет сделать всё необходимое для организации проекта. Эти люди не могут взять на себе те организующие функции, которые должен выполнять ответственный сотрудник компании-заказчика.

Для человека, в чьи регулярные обязанности не входит контроль и управление проектами по разработке ПО, обеспечение всех перечисленных условий и выполнение множества связанных задач является достаточно серьезной проблемой. В качестве инструмента для её решения предлагается использовать модуль «Монитор сопровождения».

Модуль «Монитор сопровождения»
«Монитор сопровождения» – специальный модуль, предназначенный для организации взаимодействия с ИТ-службами и его документирования. Первая версия модуля была разработана в 2004 году, в настоящий момент подготовлена версия 2.0.2.
Основные функции продукта: обеспечение процессов поддержки и сопровождения пользователей, процесса управления изменениями и доработками ИС. Монитор позволяет наиболее эффективным образом организовывать взаимодействие компании, осуществляющей развитие ИС, с партнером по внедрению.

Выгоды и ограничения использования «Монитора сопровождения»
«Монитор сопровождения» обеспечивает следующие преимущества:

• Повышение качества развития и сопровождения ИС.
• Контроль процесса внедрения и сопровождения.
• Контроль расходов.

Это достигается благодаря выполнению следующих функций:

• Согласование и контроль выполнения требований к доработкам ИС.
• Обеспечение общего регламентированного и документированного канала взаимодействия ИТ-специалистов и пользователей.
• Контроль взаимодействия пользователей и ИТ-специалистов.

Необходимо отметить следующее ограничения по использованию «Монитора сопровождения»: он не подходит в случае построения или перестроения ИС «с нуля». Его использование ориентировано на развитие и сопровождения уже существующих систем. Данный модуль может использоваться с самого начала проекта при условии использования типового функционала одного из решений, предлагаемых 1С и ее партнерами. Если типовой функционал не удовлетворяет требованиям и необходима его значительная адаптация – «Монитор сопровождения» показывает свою эффективность только после проведений этих базовых модификаций.
Использование «Монитора сопровождения» поддерживает следующую логику развития информационных систем, доказавшую свою успешность: изначально производится установка базового функционала информационной системы (типовое решение или проект по разработке уникального решения), затем происходит постепенное добавление и изменение необходимых функций, согласуемое в процессе выполнения доработок ИС. Именно такой подход: активное вовлечение пользователей и разработчиков в согласование небольших порций требований и их быстрое воплощение с контролем со стороны пользователей – позволяет добиться лучших результатов. Противоположный путь: долгое и тщательное составление детальных требований и их полное выполнение в один этап – как правило, приводит к худшим результатам, в связи с неизбежным изменением требований, невозможностью учесть все детали и снижением вовлеченности пользователей в проект.

 «Монитор сопровождения» может использоваться не только как инструмент развития ИС, но и как средство организации поддержки пользователей. В этом случае он приводит к снижению затрат за счет контроля за требованиями пользователей и устранения лишних запросов к ИТ-специалистам, и к повышению оперативности и качества поддержки пользователей, благодаря отслеживанию всех вопросов пользователей и оперативному донесению вопросов до ИТ-специалистов.

В заключение еще раз отметим – выделенные основные требования к развитию ИС, функционал «Монитора сопровождения» и предлагаемая логика его использования являются результатом многолетнего опыта и доказали свою эффективность. Компании, применившие  указанные принципы в работе  настаивали  на их документальном закреплении и неукоснительном выполнении со стороны своих ИТ-партнеров, признавая эффективность указанного подхода, и инструмента его реализации – Монитора Сопровождения.

«Монитор сопровождения» является совместным продуктом компаний RG-Soft и 1C.