СКиФ® - Новые возможности для автоматизации учета.

Необходимость автоматизации учета на всех стадиях технологической це-почки при осуществлении торгово-закупочной деятельности в настоящее время ни у кого не вызывает сомнения. Возникает лишь вопрос - каким программным обеспечением следует воспользоваться для решения этой задачи. Рынок про-граммного обеспечения предлагает большое количество программ автоматиза-ции учета, отличающихся функциональными возможностями при решении ос-новных задач учета, сервисными функциями, скоростью обработки информа-ции, стоимостью, уровнем поддержки и т.д.

В настоящей статье рассматриваются основные характеристики про-граммного комплекса "СКиФ: Склад и Финансы" (далее - "СКиФ"), предназна-ченного для комплексной автоматизации управленческого, складского и бух-галтерского учета предприятий.

Программный комплекс "СКиФ" построен с применением технологии "Клиент-Сервер" на основе одной из наиболее совершенных в настоящее время СУБД - Sybase SQL, обладающей высокой производительностью, а также высо-кой надежностью за счет поддержки декларативной целостности данных. При-менение современных технологических решений и некоторых "ноу-хау" позво-ляет системе работать с базами данных очень большого объема, обеспечивает возможность ее использования, как на отдельной рабочей станции, так и в рам-ках локальных и корпоративных сетей. Правильное использование клиент-серверной технологии дает возможность снизить требования к локальной сети вследствие уменьшения объемов передаваемой по сети информации, а также возложить на СУБД обработку основных функций приложения, что весьма важно для систем подобного рода. Комплекс "СКиФ" в настоящее время по своим функциональным возможностям соответствует в своем классе зарубеж-ным аналогам, однако его лицензирование и эксплуатация обходятся заметно дешевле.

Гибкая настройка системы позволяет описать внутренние связи предпри-ятия практически любой структуры - от малого предприятия до крупного хол-динга или группы предприятий, включая возможность как раздельного учета по каждой структурной единице, входящей в состав предприятия, так и по любой их комбинации. Мощные вычислительные возможности комплекса позволяют эффективно осуществлять с его помощью управленческий и оперативный ана-лиз на различных уровнях управления.

Несмотря на многофункциональность и универсальность системы, она легко настраивается и управляется, имеет ясный, "дружественный" интерфейс. Для ее использования не требуется никаких специальных навыков, кроме уме-ния работать с приложениями под управлением операционной системы Micro-soft Windows.

Программный комплекс "СКиФ" имеет модульную структуру и состоит из нескольких программных модулей:

1. Основной модуль - "СКиФ: Склад и Финансы" - предназначен для автоматизации ввода и обработки первичной документации, оперативного анализа использования ресурсов предприятия, управления взаимоотноше-ниями с контрагентами при осуществлении торгово-закупочной и финансо-вой деятельности. Модуль позволяет поддерживать одновременную работу с несколькими базами данных (количество которых принципиально не ограничено и определяется лишь доступными ресурсами используемых серверов и методом лицензирования ПО).

2. Модуль "СКиФ: Баланс" служит для поддержки операций по автома-тической генерации и ручному вводу бухгалтерских проводок на основе соз-данных в основном модуле документов согласно используемому на предпри-ятии плану счетов, справочникам обоснований и аналитических признаков. Как план счетов, так и алгоритмы выполнения проводок являются гибко на-страиваемыми в соответствии с практикой, принятой на предприятии. Мо-дуль обеспечивает возможность работы с несколькими планами счетов, каж-дый из которых может иметь структуру субсчетов. Для обеспечения большей гибкости, помимо программы "СкиФ-Баланс", дальнейший анализ и состав-ление бухгалтерской отчетности могут быть выполнены и в других бухгал-терских программах. Для этого в комплексе "СКиФ" имеется возможность передавать результаты проводок (экспортировать данные) в такие бухгалтер-ские программы, как "1С-Бухгалтерия", "Турбо-Бухгалтер", "БЭСТ". При не-обходимости может быть обеспечен экспорт и в другие бухгалтерские про-граммы, имеющие интерфейс импорта.

3. Модуль "СКиФ: Репликатор" позволяет организовать настраиваемый обмен информацией между несколькими удаленными базами данных (на-пример, филиалами предприятия) в случае, когда отсутствует возможность объединения их в общую сеть.

4. Модуль "СКиФ: Каталог" предназначен для создания с помощью спе-циального мастера электронного каталога товаров по хранящейся в базе дан-ных информации, в том числе с использованием графических изображений (фотографий товаров), с целью последующей передачи скомпилированного каталога клиентам. Поддерживает функции заказа товара.

5. Модуль "СКиФ: Internet" позволяет в режиме On-Line транслировать информацию в сеть Internet, удаленно использовать функционал основной системы ("СКиФ"). "СКиФ: Internet" - гибкий инструмент, с помощью кото-рого можно как организовать многофункциональный Internet-Магазин (с на-страиваемым дизайном), так и обеспечить авторизованный доступ сотрудни-ков компании к БД "СКиФ".

Рассмотрим теперь основные функциональные особенности модуля "СКиФ: Склад и Финансы". Остальные модули будут рассмотрены в после-дующих статьях.

Структура обработки информации в комплексе "СКиФ" предполагает ис-пользование в качестве первичной единицы обработки документ. Т.е. обработка информации идет от документа. Для обеспечения эффективной и удобной рабо-ты документы, в зависимости от назначения, группируются в журналы опера-ций. Журналы помимо возможности хранения обеспечивают также возмож-ность создания новых и обработки ранее созданных документов.

Часто используемая в работе информация хранится в системе в виде спра-вочников, также сгруппированных по характеру хранимой в них информации. В справочниках описывается структура собственного предприятия, размещается информация о контрагентах, ТМЦ (с описанием их свойств), прайс-листы и т.д. Системные и пользовательские справочники используются при создании и об-работке документов, что позволяет, во-первых, избежать при работе с системой многократного набора с клавиатуры одной и той же информации и, во-вторых, сократить количество возможных ошибок операторов при вводе информации.

Наряду с настойками системы справочники играют важную роль при опи-сании схемы учета, принятой на предприятии. Единая фирма (холдинг) в ком-плексе "СКиФ" может быть представлена рядом собственных подразделений, возможно формально независимых. Это может быть вызвано различными при-чинами:

• вследствие структурной сложности фирмы;
• из-за удаленности отдельных подразделений фирмы;
• ввиду сложности или невозможности совместного учета предприятий с раз-личными видами деятельности;
• для повышения эффективности или упрощения управления предприятиями;
• по финансовым или юридическим соображениям.

Комплекс "СКиФ" позволяет, таким образом, осуществлять учет, как по отдельной структурной единице фирмы, так и по фирме в целом. Каждое собст-венное предприятие может иметь несколько собственных расчетных счетов и касс. Товар, отгруженный одному контрагенту, может быть оплачен и другим контрагентом. Каждое собственное предприятие имеет (или может иметь) свой склад (группу складов). К одному и тому же складу могут иметь доступ не-сколько предприятий. Т.е. система взаимоотношений предприятие-склад-деньги-контрагент в комплексе является гибко настраиваемой, позволяет созда-вать самые различные схемы взаимоотношений, исходя из потребностей поль-зователя.

В комплексе "СКиФ" расчет себестоимости ведется партионно, по одному складу или группе складов независимо от их принадлежности к тому или иному предприятию.

Комплекс "СКиФ" позволяет контролировать на всех складах изменения количества и ассортимента товаров в результате деятельности предприятий, а также денежных потоков в реальном масштабе времени. При этом производит-ся:

• учет поступления и отгрузки товаров,
• формирование и регистрация приходных и расходных документов,
• расчет оборотной ведомости на период и проверка остатков на складах,
• постатейный учет поступления и расходования денежных средств (с возможностью гибкой настройки лимитирования расходов),
• регистрация всех стандартных форм первичных документов,
• снятие складских и кассовых остатков,
• проверка состояния расчетного счета,
• проверка взаиморасчетов с контрагентами (с возможностью пре-доставления кредитных линий).

Учет товаров на складах производится по себестоимости товара, однако, всегда можно получить оценку складских запасов в отпускных ценах (в различ-ных валютах). Система позволяет вести учет товарно-материальных ценностей, включая основные средства, МБП, расходные материалы и оборотную тару.

В системе могут применяться различные валюты, перечень которых хра-нится в справочнике валют. Цены товаров могут измеряться в любой валюте, равно как и в любой из них могут производиться расчеты с контрагентами и расчеты по каждому отдельному документу.

Одна из валют может быть установлена при настройке системы, как валю-та, принятая по умолчанию. Роль валюты по умолчанию заключается в том, что она автоматически используется во всех вновь создаваемых документах в каче-стве валюты документа. При необходимости валюта документа может быть из-менена вручную. В качестве валюты по умолчанию целесообразно устанавли-вать ту валюту, в которой оформляется наибольшее количество документов.

Кросс курсы валют в системе вычисляются через курсы рубля по отноше-нию к этим валютам. Соответствующие курсы хранятся в справочнике курсов валют.

Возможности комплекса позволяют автоматически вносить в оформляе-мый документ склад и реквизиты собственного предприятия. Одно из предпри-ятий может быть установлено предприятием по умолчанию. Его реквизиты то-гда будут предлагаться системой при формировании всех соответствующих до-кументов. Документы в комплексе "СКиФ" отображают движение ТМЦ и де-нег, служат для ввода другой первичной информации с целью организации учёта.

Возможны различные подходы к классификации документов, использую-щие различные точки зрения на их назначение. В комплексе "СКиФ" использу-ются несколько способов классификации, отражающих те или иные особенно-сти представления и обработки документов. Многообразие классификационных признаков обусловлено большим количеством задач, решаемых на практике с помощью документов. Гибкость классификации позволяет достичь высокой степени универсальности комплекса "СКиФ".

В соответствии с классификацией документов по их происхождению в комплексе "СКиФ" документы могут быть внутренними, то есть сформирован-ными в системе, и внешними, то есть сформированными вне системы и в ней только зарегистрированными. Для внутренних документов система автоматиче-ски следит за уникальностью номеров, не позволяя двум разным однотипным документам, имеющим одинаковые реквизиты собственного предприятия, иметь одинаковые номера. Нумерация внешних документов, поступающих от контрагентов, определяется организациями, выпустившими эти документы, и не зависит от системы. Внешние документы регистрируются в системе с теми но-мерами, с которыми они поступают от контрагентов. К внешним документам можно отнести, например, инвойсы, счета и накладные на покупку товара.

С точки зрения связи документов, формируемых в системе, документы де-лятся на родительские и дочерние. Родительскими называются документы, ко-торые формируются в системе независимо, не на основе других документов. Если же на основе существующего документа (или документов) система создает другой документ, то такой документ называется дочерним по отношению к су-ществующему. Документ, на основе которого создается дочерний документ, на-зывается, соответственно, родительским. Такой подход классификации удобен тем, что отражает движение информации в системе. При формировании дочер-них документов система может заполнять их поля автоматически, используя данные соответствующих полей документов-родителей. Это позволяет автома-тизировать процесс выписки комплектов документов по сделкам. Некоторые документы в системе "СКиФ" могут формироваться только независимо, то есть не могут быть дочерними. К таким документам относятся, например, заказы на продажу. Дочерним документом заказа на продажу может быть счет на прода-жу, выписанный на основе заказа, а накладная на продажу, формируемая на ос-нове счета, является дочерним документом по отношению к счету.

С точки зрения того, движение товара (ТМЦ) или денег отражают доку-менты, они делятся на товарные и платежные. Товарными документами в комплексе "СКиФ" являются накладные и акты. К платежным документам от-носятся банковские и кассовые документы, а также "Кредитные ноты".

По своему статусу все документы в комплексе "СКиФ" делятся на акту-альные и не актуальные. Актуальными называются документы, по которым ожидается движение товаров или средств. Актуальным, например, является вы-писанный и не просроченный, но еще не оплаченный счет - предполагается, что этот счет будет оплачен. Актуальные документы, в зависимости от их типа, влияют на состояние других объектов системы. Так, актуальный заказ поддер-живает на складе в состоянии "заказано" соответствующее количество товара согласно номенклатуре заказа до тех пор, пока по этому заказу не будет создан счет. Не актуальными называются документы, по которым не предполагается дальнейшего движения товаров или средств. К не актуальным относятся, на-пример, заказы, по которым не предполагается оформление счета, просрочен-ные счета и т.д. При изменении статуса документа происходят соответствую-щие изменения в базе данных системы. Так, при регистрации заказа на покупку происходит резервирование товара на соответствующем складе - его перевод в категорию "Заказано", а при изменении статуса этого заказа на "не актуальный" резервирование отменяется, и товар снова переходит в категорию "Свободно".

Возможность выполнения с документом каких-либо операций зависит не только от его статуса, но и от его датировки относительно текущего отчетного периода. Текущий отчетный период начинается с даты, устанавливаемой адми-нистратором системы. В системе "СКиФ" отчетный период может быть закрыт либо с помощью программы "СКиФ-Баланс", либо установкой новой даты на-чала отчетного периода. Не разрешается ни создавать, ни редактировать доку-менты, не относящиеся к текущему отчетному периоду, то есть с датами, пред-шествующими его началу, если соответствующим образом настроены права доступа пользователей.

Схемы документооборота в комплексе "СКиФ" построены таким образом, чтобы обеспечить возможность максимальной автоматизации обработки доку-ментов, оформляемых при соответствующих операциях. С той же целью в сис-теме предусмотрено штриховое кодирование документов, обеспечивающее ав-томатизацию поиска нужного документа в базе данных.

Можно говорить о двух основных типах схем документооборота, для обеспечения которых предназначен комплекс "СКиФ": внешний тип, вклю-чающий операции покупки, продажи, получения или передачи товара на реали-зацию или комиссию, когда описываются взаимоотношения с внешними контр-агентами (продавцами или покупателями), и внутренний тип, при котором взаимодействуют структуры собственного предприятия. К такому типу отно-сится, например, перенос товарно-материальных ценностей между складами, внутренние операции конвертации и сделки по взаимным зачетам.

Основным документом внешнего типа документооборота является счет, на основании которого производится оформление других документов на переме-щение товара от продавца к покупателю. К счету привязываются документы об оплате. Система позволяет описывать, как обычные операции купли-продажи (оплата товара - получение товара), так и товарный кредит (с индивидуальными настройками кредитных линий) или комбинацию этих вариантов, когда предва-рительно оплачивается только часть стоимости товара. При этом возможен сквозной учет, когда последовательные платежи от некоторого контрагента идут в счет погашения его задолженностей по не оплаченным счетам в порядке, соответствующем хронологии их выписки. При этом, если сумма некоторого платежа превышает задолженность по очередному счету, излишек привязывает-ся к следующему счету или остается не привязанным до создания следующего счета. Эта работа может быть выполнена автоматически (методом FIFO) или вручную, с помощью соответствующих средств, предоставляемых комплексом.

Система позволяет и не привязывать поступающие платежи к счетам, од-нако при этом теряется возможность устанавливать причинно-следственную связь между текущим состоянием взаиморасчетов с некоторым клиентом и сальдо по тому или иному счету, выписанному на имя этого клиента.

При оформлении документов, описывающих товарно-денежные взаимоот-ношения с контрагентами, система позволяет описывать и возможный возврат товара продавцу.

В комплексе "СКиФ" предусмотрен полноценный партионный учет дви-жения и остатков ТМЦ. Любая операция отгрузки или списания автоматически привязывается к документам на соответствующую партию товара, поступивше-го на склад в результате покупки, переноса или комплектации с переходом к следующей партии по мере исчерпания количества по предыдущей. При этом переход от предыдущей партии к следующей происходит либо автоматически, с учетом хронологии поступления ТМЦ (методами FIFO или LIFO), либо с уче-том приоритетов, определяемых пользователем.

Схема, представляющая состав документов по товарообороту с контрагентами-покупателями и взаимосвязи между ними в комплексе "СКиФ", представлена на Рис.1.

При оформлении акта возврата товара возвращаемое количество товара по партионным связям возвращается в соответствующую приходную партию (или партии), из которых ранее данный товар был отгружен данному контрагенту.

Состав документов по товарообороту с контрагентами-поставщиками ана-логичен составу документов по товарообороту с контрагентами-покупателями. В системе предусмотрены средства, позволяющие отслеживать движение това-ров по заказам на покупку, что дает возможность прогнозировать поступление заказанных партий и поддерживать необходимые товарные запасы на складе предприятия. Возможно использование для этой цели и модулей принятия ре-шений (МПР), автоматизирующих процедуры оформления заказов на покупку в зависимости от состояния товарных запасов на складе.

В комплексе "СКиФ" учет взаиморасчетов с контрагентами может стро-иться не только на основе товарно-денежных отношений, но и на основе взаи-мозачетов. Система позволяет оформлять сделки по взаимозачетам как между товарными документами (счетами), так и между платежными документами.

Комплекс "СКиФ" обеспечивает учет серийных номеров товаров. Причем в зависимости от настройки система будет либо осуществлять полный контроль серийных номеров, не позволяя продавать товар с серийными номерами, не за-регистрированными предварительно при покупке, и оформлять возврат товара с не зарегистрированными номерами, либо ограничивать контроль только запре-том возврата товара с серийными номерами, не зарегистрированными ранее при продаже. Наряду с серийными номерами система позволяет также учитывать и контролировать сроки хранения товаров. Эти возможности естественным обра-зом связаны с возможностями партионного учета (в т.ч. и управлением партия-ми), предусмотренными в системе.

Все сказанное делает комплекс "СКиФ" мощным инструментом для ре-шения задач по автоматизации учета.

Бубер В.Б.,
доцент, сотрудник службы
технической поддержки
компании "Софт Трейд Лаб".
Тел. (095) 730-3286
http://www.softtrade.ru