Что делать? Системным администраторам в эпоху бухгалтеризации всей страны Краткие рекомендациив привычном для них виде

Игорь Котельников, Астро Софт IgorK@astrosoft.spb.ru

Очевидно, что в подавляющем большинстве случаев основным объектом автоматизации является экономическая деятельность предприятия. Что, в общем, естественно. Или, если сказать то же самое, но другими словами, — работа комплекса вычислительных средств и программного обеспечения (и ваша работа) все чаще оценивается из успешности или неуспешности решения таких задач, как сдача баланса, своевременный расчет зарплаты, отслеживание потоков товаров и т.д.. Эта область деятельности имеет следующие особенности характеристики: высокая степень ответственности, возможность внесения радикальных изменений в процессе работы, консерватизм предметных специалистов, требующих, чтобы с ними разговаривали на их языке и без восторга принимающих новые компьютерные технологии. Разового решения этих проблем – купить и поставить им ПО, — быть не может, это процесс. Для того, чтобы максимально разгрузить вас от решения не самых интересных для вас задач (ведь нужно еще готовиться к выходу новой версии NT, да и с BackOffice’ом еще не все ясно) отдел продажи и сопровождения экономических программ фирмы Астро Софт разработал процедуру, блок-схема и словесное описание которой приведены ниже:

Блок-схема процедуры Автоматизировать_Бухгалтерию().

/*Неформальное описание процедуры. For SysAdmins only.*/

1. Начало
Насколько я могу припомнить, за всю историю мироздания была всего одна точка безусловного начала (в том смысле, что до нее ничего не было). Все алгоритмы, появившиеся позже, лукавят, оставляя за рамками блок-схемы то, что предшествовало их появлению и, даже больше, что является непосредственной причиной их создания. В нашем случае это умалчиваемое является достаточно важным, по крайней мере, оно будет определять, как сложится ваша дальнейшая, если не жизнь, то служебная деятельность. Итак, — в начале было решение автоматизировать бухгалтерскую деятельность вашего предприятия. Кем и как — неважно. Важно, что на вас отныне будет возложена ответственность за. А так как единственным известным мне способом уменьшения ответственности является ее разделение с кем-нибудь, то вам не остается ничего другого, как сделать вашего главбуха полноправным участником процесса автоматизации. Чем лучше он будет понимать специфику используемого ПО, тем легче будет вам, чем меньше — тем хуже. Не следует думать, что он воспримет это с энтузиазмом, — будьте терпеливы и изобретательны, и в любом случае мы вам поможем, — чем больше он будет обращаться к нам (разделим ответственность на троих?) — тем лучше для вас.

2. Знакомство
Главбух должен принимать участие в процессе с самого начала. Ну, в самом деле, кому как не ему выбирать ПО, от которого ему же и зависеть? Наша с вами общая задача в том, чтобы его выбор был как можно более осознанным, — в случае ошибки расплачиваться придется всем (ответственность-то поделили!). Просто почитать рекламу или положиться на мнение знакомых недостаточно. Знакомиться с ПО нужно самому. И можно сделать это двумя, не исключающими друг друга способами: на обзорных семинарах, проходящих в демонстрационном зале с использованием проекционной техники, с возможностью задавать вопросы, или, если ваше предприятие достаточно крупное или специфичное (что, как правило, одно и то же), то можно провести индивидуальную консультацию.

3. Покупка
Казалось бы, пустяк, — но пусть все-таки за пакетом приедет если и не сам главбух, то кто-нибудь из предметных специалистов. Во-первых, после покупки можно сразу записаться на бесплатные курсы обучения ПО (а учиться-то им, и кто, скажите, должен выбирать время). Во-вторых, кроме самого ПО существует масса методических материалов (брошюры, видео и т.д.). В-третьих, они, наверняка, что-нибудь забыли спросить во время первой встречи. В-четвертых, просто внимательно посмотреть в глаза тех, кто будет отвечать за работу ПО (в наши, то есть, глаза) тоже психологически немаловажно.

4. Бесплатное обучение работе с ПО
Целых 7 (3 лекция + 4 практика за PC) часов! За это время всем тонкостям работы с ПО, конечно, не научить, но что такие операции, как настройка плана счетов, аналитики и формирование самых распространенных документов не будут вызывать сложностей — гарантирую. А значит, меньше будет ненужных волнений, и дергать вас тоже будут меньше.

5. Опять специфичность предприятия
Экономический софт фирмы «1С» может называться как угодно, но мы-то с вами понимаем, что он является не чем иным как одним из вариантов старого, доброго интерпретатора. Если типовая конфигурация, с которой он поставляется, не устраивает вашего главбуха — что ж, нужно написать новую. Если этим придется заниматься вам (только в том случае, если вы достаточно представляете предметную специфику), то, скорее всего, хватит документации и пары-тройки консультаций по нашему hot-line, если же этим будет заниматься человек из бухгалтерии — углубленное обучение в нашем Учебном Центре просто необходимо. Больше того, наш Учебный Центр предлагает целый спектр курсов — мы можем не только научить профессионала-настройщика, но и просто пользователя программы или даже просто научить работать с компьютером вашего бухгалтера.

6. Работа
Работа есть работа: платежки, балансы, подключение очередного сетевого клиента, перенос данных в офисные приложения, короче, сами знаете …

7. Информация к ...
Даже долго и безмятежно работая, не забывайте о нас. Регулярно появляются новые методические материалы по работе с программой — «Советы Линии Консультаций» (это ответы на самые частые и «популярные» вопросы по hot-line), «Советы Аудитора», проводятся новые семинары и т.д. А мы уж о вас не забудем, если вы оставите нам номер вашего факса или, еще лучше, e-mail — будете получать всю информацию в асинхронном режиме.

8. ? Вопрос
Не секрет, что мы с вами читаем документацию только тогда, когда отступать дальше некуда, и, как сильно нам бы не хотелось отличаться от предметных специалистов, увы, в этом они такие же. Особенно если рядом номер нашей линии консультаций. И возникают вопросы. Нет, если хотите, можете отвечать и сами, я не настаиваю. Но у нас, вообще-то, именно для этого есть специальная служба из пяти человек, которые практически только этим и занимаются.

9. !? Проблема
Как правило, наши проблемы — это продолжение наших вопросов, и решаются они так же. Но бывают и более сложные случаи: во-первых, кто сам без греха – пусть сам и пишет программы (а знаете, как себя ведет DOS-реквестор для Btrieve 6.10 из-под Windows при попытке печатать на рабочей станции?); во-вторых, - самый короткий англоязычный анекдот знаете? – IBM PC compatible! Вот уж тут чего только не насмотришься! Ну, например, как насчет комбинации Vectra (и ее специфический BIOS) с лазерным Panasonic’ом и Aladdin’овской системой защиты «1С»? И последнее: вы ведь знаете, что происходит с открытыми *.dbf-файлами при сбое питания … Короче, если на Линию Консультаций обращаются с вопросами, для решения которых необходимы консультации с фирмами-производителями (часто перекрестные и многоходовые), то мы работаем в режиме callback – вопрос фиксируется, решается, и либо мы перезваниваем пользователю, либо отправляем ответ по e-mail. Если же у консультанта на Линии возникает опасение, что проблема связана с повреждением базы данных или с некорректно работающим железом — вам и вашему бухгалтеру предложат приехать в наш сервисный центр с копией базы или с подозреваемым оборудованием. Если тестирование подтвердит наши сомнения, мы можем помочь вам и мягко убедить фирму, продавшую вам железо, в неправоте.

10. !!! Изменения форм отчетности
Одной из отличительных черт бухучета в нашей стране является пристальный интерес к нему со стороны законотворцев. Проявляется он в регулярных и часто достаточно радикальных изменениях. Вы помните, как выглядел личный состав бухгалтерии в конце 1997 - начале 1998 года? Несчастные люди! А что такое изменить работу ПО в предельно сжатые сроки и при высокой цене ошибки — вы знаете. Что облегчает задачу в нашем случае? Первое — изменения касаются только настроек, но не затрагивают и не могут затронуть ядра системы. ПО «1С» — интерпретаторы (помните?), функциональная полнота которых обеспечивается солидным теоретическим фундаментом. Второе — все изменения настроек для приведения в соответствие с требованиями федерального уровня обеспечиваются фирмой «1С». Третье – все изменения настроек для приведения в соответствие с требованиями местного (в данном случае СПб) уровня обеспечиваются региональным партнером фирмы «1С» фирмой Астро Софт. Четвертое — это происходит всегда и бесплатно. Так, всю нашу клиентскую базу (около 5000 организаций) мы перевели через «Рубикон-98» за 4 недели. Кроме того, учитывая остроту ситуации, мы подготовили и провели серию бесплатных семинаров «Решение проблемы деноминации» и «Работа с новыми платежными поручениями» — таким образом, сняв с вас необходимость объяснения и обучения ваших бухгалтеров.

11. Конца не будет
Вы, наверное, уже обратили внимание на отличие блок-схемы нашего алгоритма от канонической формы — отсутствует блок завершения. Это не ошибка: дело в том, что наше сервисное сопровождение не ограничивается стандартными годом, тремя или десятью без права переписки. Мы в полной мере сопровождаем ПО ровно столько, сколько это делает фирма «1С» (новые релизы, изменение форм отчетности), и продолжаем сопровождение в части устранения технических проблем и после этого.

Предлагаемая процедура уже прошла период бета-тестирования и в настоящее время имеет статус устойчивого промышленного продукта. Пользуйтесь на здоровье.

Комментарий

Давно прошли те времена, когда проблему автоматизации бухгалтерского учёта и смежных с ней задач (торговый и складской учет, расчет зарплаты и т.д) на каждой фирме пытались решить исключительно собственными силами. Натуральное хозяйство в программировании таких задач показало свою неэффективность. Оно не может конкурировать с появившимися на рынке типовыми тиражируемыми пакетами. А их число сейчас не так уж велико — выстояли и поделили между собой рынок лучшие продукты ведущих российских разработчиков.

Однако теперь маятник качнулся в другую сторону. У многих пользователей, руководителей и технических специалистов сложилось радужное мнение, что теперь достаточно купить готовый типовой продукт в коробке — и все проблемы будут мигом решены. Некоторые даже убеждены, что и квалифицированный бухгалтер при этом не очень-то нужен. Но ведь каждый такой продукт именно потому типовой и универсальный, что в нем реализованы самые общие для данной предметной области вещи, а для учёта специфических особенностей конкретной ситуации предусмотрены разнообразные средства настройки. И в большинстве случаев задача такой адаптации и дальнейшей работы может решаться силами самой фирмы-пользователя при поддержке поставщика и производителя.

Таким образом, схема распределения работ, связанных с постановкой и ведением компьютерного учёта стала иной, чем во времена натурального хозяйства. Задача пользователя, досконально знающего специфику своего предприятия (постоянно меняющуюся, кстати говоря), воплотить её теми средствами настройки, которые предлагает выбранный типовой продукт. А задача поставщика, знающего в целом предметную область и досконально — возможности продукта, предоставить пользователю спектр сервисных услуг, максимально облегчающих его работу.

Занимаясь поставкой типового бухгалтерского программного обеспечения уже 6 лет, фирма Астро софт давно усвоила следующее правило: эта деятельность в большей степени сервис, чем торговля. Начинается она с консультаций по автоматизации бухучета ещё до покупки продукта. Покупатель никогда не потратит столько времени на выбор самого дорогого компьютера, сколько на выбор бухгалтерской программы — и это правильно. Дальше — больше. Отсюда и возникло определение для позиционирования соответствующего подразделения Астро софт: «СЕРВИСНЫЙ ЦЕНТР ПО АВТОМАТИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА».