План счетов в ERP системе

Автор: Яков Басок, Александр Белфаст ( dublin@home.ru ), специально для Клерк.Ру

После подписания контракта на внедрение ERP системы одна из первых проблем, которая должна быть решена, является формирование «нового» Плана счетов. Под Планом счетов при работе в ERP системе в данном контексте следует понимать не только номенклатуру счетов учета Главной книги, но и их аналитические признаки (в системе 1С называемые субконто).

Авторы обращают внимание на то, что необходимость изменения Плана счетов при внедрении ERP определяется двумя причинами:

1. изменением целей учета,
2. особенностью ведения учета с использованием ERP системы.

В том случае, если цели учета не корректируются (что, к сожалению, часто имеет место быть) или ставят целью: «чем больше информации, тем лучше», и / или вторую причину считают превалирующей, то в результате менеджеры предприятия, внедрившего ERP систему, получат:

возросшую трудоемкость процесса учета:

• требуется повторное отражение в Главной книге бухгалтерами операций, уже выполненных другими исполнителями в других модулях ERP системы (иметь место для операций, влекущих бухгалтерские проводки). Это происходит потому, что для отражения в учете операций, выполненных не в Главной книге, необходимо указать ряд специфических параметров, известных, как правило, только бухгалтерам;
• требуется высокая квалификация бухгалтеров даже для отражения в учете простых операций;

нерелевантную отчетность:

• данные в отчетах из других модулей и по Плану счетов Главной книги могут противоречить друг другу;

сложность сопровождения и развития системы

• возможен волновой эффект (ошибка в другом модуле влияет на работу Главной книги);
• возможен эффект ряби (внесение изменений, например, при исправлении ошибки, приводит к появлению новых ошибок).

Вопрос о коррекции целей учета не является предметом рассмотрения в настоящей статье. По данному вопросу авторы рекомендуют книгу … «Балансоведение». Заметим лишь, что при формировании Плана счетов следует ставить целью ведение бухгалтерского / управленческого учета с использованием максимального числа внедренных модулей ERP системы, а не только в модуле «Главная книга». Проблема формирования плана счетов при поэтапном внедрении ERP системы в статье не рассматривается.

Ниже сформулированы принципы формирования Плана счетов в ERP системе, позволяющие избежать вышеперечисленных трудностей:

• «полный» (совместно исчерпывающий) и «ортогональный» (взаимно дополняющий) План счетов
• требования удобства работы, развития и поддержки

Рассмотрим каждый из этих принципов более подробно.

Полный и ортогональный План счетов

Мера полноты учета определяется его назначением (целью).

Правило ортогональности Плана счетов является основополагающим и … самым часто нарушаемым. Он заключается в том, что отражение операции в модуле системы не должно порождать «лишней» информации в модуле Главной книги. В таком случае содержание плана счетов определяется перечнем внедряемых модулей .

Результатом несоблюдения принципа ортогональности будет несовпадение отчетов по данным Главной книги и отчетов по данным модулей. В качестве примера, когда появляется расхождение отчетов по данным модуля и данным Плана счетов, можно привести операции изменения «вида» основного средства (большинство ERP систем не порождают при этом проводки). Чем подробнее План счетов, тем больше вероятность появления таких расхождений.

Рассмотрим влияние типовых модулей ERP системы на формирование (состав) Плана счетов Главной книги (счета, субсчета, аналитические признаки, субконто).

Из приведенного примера следует, что номенклатура счетов Главной книги в ERP системе предназначена для учета по тем счетам, для которых отсутствуют соответствующие модули, а также по счетам доходов и расходов («симметричные» модули в ERP системе отсутствуют).

Примером соблюдения правила ортогональности «внутри» Главной книги может служить отказ от субсчетов по 90-му счету (выручка, себестоимость, НДС…), если имеется соответствующая аналитика (субконто) для данного счета.

Требования удобства работы, развития и поддержки

Чтобы удовлетворить принципу «удобство работы, развития и поддержки» следует: 1) настроить контроль отражения операций, который бы минимизировал количество ошибок.

2) использовать «технологические» счета.

Например, для счетов доходов и расходов, в некоторых случаях лучше использовать субсчета по видам деятельности (или по подразделениям) вместо использования соответствующих аналитических признаков (субконто).

При этом следует соблюдать главный принцип: «система должна быть дружественна пользователю».

Предложенный подход «пугает» бухгалтеров, им кажется, что таким образом нарушается требования законодательства к Плану счетов. Аргументом в пользу предложенного подхода может служить адекватность отчетов, получаемых из модулей, традиционным отчетом. Чтобы в этом убедится, следует вместо значений аналитических признаков из модуля «подставить» номера соответствующих счетов и субсчетов.

Заключение

Применение изложенных принципов формирования Плана счетов для ведения учета в ERP системе позволит:

• уменьшить трудоемкость процесса учета;
• получать релевантные отчеты;
• облегчить сопровождения и развитие ERP системы.