Обзор АСУП для малого бизнеса. Функциональные особенности

Станислав Турчин

Здесь, пожалуй, уместно будет вспомнить сформулированный в конце XIX века итальянским экономистом В. Паретто закон неправильного распределения, более известный как правило "80/20". Согласно данному правилу, предполагаем, что продукты, в которых представлено даже 20% исследуемых функций, удовлетворяют не менее 80% потенциальных пользователей. Остальные же функции направлены на удовлетворение специфических потребностей оставшейся части покупателей. Этот тезис подтверждается также тем, что у всех участвующих в исследовании компаний счет клиентов идет на сотни.

Естественно, с ростом потребностей заказчиков часть функций из "дополнительных" переходит в "базовые", но этот процесс обязательно сопровождается общим расширением функциональности, поэтому соотношение 80/20 сохраняется.

Ниже приводится описание (довольно сжатое) функциональных особенностей программных продуктов, в котором автор постарался отразить как расширенные возможности, так и имеющиеся ограничения. В данном случае ограничения никак не являются недостатками, поскольку об этом можно говорить, лишь "примеряя" продукт к конкретному предприятию.

Забегая немного вперед и опираясь на результаты исследования, можно отметить, что на рынке нет программного продукта, в котором присутствуют абсолютно все функции. Поэтому при выборе АСУП нет смысла искать систему "на все случаи жизни", а необходимо отталкиваться от реальных потребностей и возможностей предприятия. Кроме того, разработчики в ряде случаев согласны на адаптацию своих систем в соответствии со специфическими потребностями заказчиков, что, как правило, не приводит к увеличению стоимости решения. Это возможно при соблюдении двух условий: во-первых, заказчик может четко сформулировать, какие ему нужны функции, отсутствующие в "коробочном" варианте программного продукта, во-вторых, недостающих функций не очень много и они могут быть добавлены с минимальными усилиями со стороны разработчиков.


"1С:Предприятие-Фаворит 7.7"
"Фаворит-С",
www.favorit-s.com.ua

Производитель позиционирует свой продукт в качестве комплексного решения для автоматизации учета хозрасчетных предприятий.

Поддерживается ведение нескольких журналов для регистрации хозяйственных операций, учет выполняется в двух учетных ценах в различной валюте. Разрешается использование нескольких планов счетов в рамках одной организации, но консолидация данных возможна только в случае специальной доработки тиражной программы. Предусмотрен расчет финансовых показателей.

Можно вести расчеты с поставщиками и покупателями в разрезе договоров, но нельзя определить различные условия поставки и оплаты для каждого договора. Есть возможность формирования заказов поставщикам на основании заказов покупателей и отслеживания состояния поставок. Не поддерживается товарообменные (бартерные) операции.

Функции учета запасов предусматривают ведение учета услуг и товарно-материальных ценностей (ТМЦ) в разрезе партий. Также возможен учет товаров, полученных на условиях консигнации, пересчет единиц измерения и одних ТМЦ в другие. Не поддерживается простое производство в виде сборки/разборки комплектов.

В плане кадрового учета возможно формирование штатного расписания и определение квалификационных требований для каждой штатной единицы, учет совмещения должностей, определение базовых величин начислений и удержаний в валюте и распределения начисленной заработной платы по центрам учета. Поддерживается расчет зарплаты исходя из обЪема выполненных работ.

Возможна работа с ЭККА во всех режимах (off-line, on-line, фискальный принтер) и сканерами штрих-кодов, но учет товаров в розничной торговле ведется только в розничных ценах, нет функций печати ценников и этикеток со штрих-кодом.


DeloPro
"Ксиком Софт",
www.ksicom.com

Система адресована организациям, работающим в сфере оптовой торговли, заказного сборочного производства, оказания заказных услуг.

В АСУП отсутствует модуль ведения бухгалтерского учета -- предлагается интеграция с системой "1С:Бухгалтерия 7.7". Но поддерживаются такие необходимые функции, как учет денежных средств на расчетных счетах и формирование консолидированной финансовой отчетности для нужд руководства.

В плане управления закупками, продажами и запасами возможно определение различных условий для каждого договора, создание автонапоминаний при изменении состояния документов и ТМЦ. Предусмотрено формирование заказов поставщикам на основании как внешних и внутренних заявок, так и данных о необходимом уровне запасов. Однако не поддерживаются бартерные операции, настройка повторяющихся платежей, назначение различных методов списания для каждого наименования ТМЦ.

Производственные функции предусматривают описание структуры изделия, прием заказов и отслеживание их выполнения, расчет потребности в материалах, плановой и фактической себестоимости. Но поддерживается только одноуровневая структура изделия, нельзя включать в состав изделия данные о затратах рабочего времени, услугах сторонних организаций, потреблении таких ресурсов, как вода, газ, электроэнергия.

Функции ведения кадрового учета минимальны, отсутствуют возможности расчета зарплаты. Для ведения расширенного кадрового учета предлагается интеграция с системой PersonPro собственной разработки.

Поддерживаются такие необходимые для управления контактами функции, как создание писем с использованием шаблонов, распечатка адресов на конвертах, регистрация хронологических данных о контактах с контрагентами, отправка сообщений по e-mail.


GrossBee-XXI

"Гроссби",
www.grossbee.com

Система ориентирована как на торговые организации (опт и розница), так и на производственные предприятия.

Для ведения бухгалтерского учета используется только один план счетов на одну организацию, но возможно ведение нескольких журналов для регистрации фактов хозяйственной деятельности (ФХД). Предусмотрены регистрация операций в двух учетных ценах с использованием различных валют и расчет финансовых показателей.

Для управления запасами и поставками поддерживаются отслеживание состояния заказов, обработка повторяющихся поставок и платежей, настройка автоматических напоминаний при изменении состояния документов и ТМЦ. В системе невозможно резервирование товаров в случае их отсутствия на складе. Предусмотрено распределение накладных расходов в стоимость ТМЦ, но поддерживается одна учетная цена. Не ведется учет в разрезе серийных номеров.

Производственный модуль ориентирован на серийное и заказное производство. Поддерживаются функции расчета себестоимости (плановой и фактической) и планирования потребности в материалах. Можно описывать технологические операции, определять альтернативные варианты изготовления изделия и сравнивать их между собой. Также возможно включение в состав изделия данных о трудозатратах, применяемом оборудовании, энергоресурсах и услугах сторонних организаций, но эта информация используется только для расчета себестоимости.

В плане розничной торговли поддерживаются все режимы работы ЭККА, причем поддержка двух из них (off-line и фискальный принтер) входит в стандартную поставку. Функции проведения инвентаризаций отсутствуют.

Для ведения кадрового учета, расчета заработной платы и учета основных средств предлагается интеграция с продуктами "1С".


SMarket Pro

"ТФПК",
www.smarket.kiev.ua

SMarket Pro позиционируется как специализированное решение для предприятий, занимающихся розничной и мелкооптовой торговлей.

Поддерживается ведение бухгалтерского учета на одном плане счетов. Операции регистрируются в двух учетных ценах (но в одной валюте), для чего предусмотрено ведение нескольких журналов.

Функции управления поставками позволяют регистрировать заказы (как размещенные у поставщиков, так и поступившие от покупателей) и отслеживать их выполнение. Поддерживается неограниченное количество видов резервов и резервирование товаров даже в случае их отсутствия на складе. Отсутствуют ведение расчетов в разрезе договоров и поддержка бартерных операций.

Для управления запасами предусмотрены учет ТМЦ в двух ценах, проведение переоценок, пересчет единиц измерения и одних ТМЦ в другие, регистрация данных о минимальном уровне складских запасов, отслеживание плановых поступлений и отгрузок. Не ведется учет серийных номеров и сроков действия сертификатов качества.

Предусмотрена поддержка простого сборочного производства на основании функций сборки/разборки комплектов. Возможно описание многоуровневой структуры изделия и сравнение стоимости различных вариантов изготовления одного изделия. Поддерживается расчет потребности в материалах.

Для предприятий розничной торговли предоставляется практически полный перечень возможных функций. Поддерживается большинство моделей специального торгового оборудования (ЭККА, сканеры штрих-кодов, электронные весы и т. д., за исключением POS-терминалов). Предусмотрена даже поддержка платежных терминалов Национальной системы массовых электронных платежей (НСМЭП).


Trade Manager 3.6 (Dos) и 4.0 (Win)

"ТРАСКОсофт",
www.trusco.kharkov.ua

Оба продукта ориентированы как на торговые (опт и розница), так и производственные предприятия, но Trade Manager 4.0 имеет более широкую функциональность.

В обеих системах обеспечена поддержка расчетных счетов и кассовых операций, но отсутствуют модули для ведения бухгалтерского учета (соответствующий модуль для Trade Manager 4.0 находится в состоянии разработки), поэтому предусмотрена выгрузка данных в программы сторонних производителей (для "1С" и "БЭСТ-Про").

В плане управления торговой деятельностью можно учитывать альтернативных поставщиков для ТМЦ, регистрировать операции в пяти учетных ценах, формировать заказы на основании данных о необходимом уровне запасов, отслеживать сроки действия сертификатов качества, плановые поставки и отгрузки, проводить расчет отпускных цен и комиссионных для продавцов, регистрировать данные об остатках на складе с точностью до часов и минут. Trade Manager 4.0 дополнительно поддерживает расчет оптимального размера заказа и накладных расходов, отслеживание грузов в пути. Из ограничений, присутствующих в системе, стоит отметить, что оба продукта не поддерживают списание по методам LIFO, а Trade Manager 3.6 также и FIFO.

Производственные функции Trade Manager 4.0 включают многоуровневое описание структуры изделия, определение альтернативных комплектующих, включение дополнительных данных (трудозатраты, использование оборудования и т. д.), сравнение различных вариантов изготовления изделий. Возможны расчет себестоимости (плановой и фактической) и определение потребности в материалах (на неограниченный период времени, но только по дням). Trade Manager 3.6 поддерживает сборку и разборку комплектов, но для планирования производства рекомендуется приобрести дополнительный модуль.

В розничной торговле предусмотрены два режима работы с ЭККА. Оба продукта в стандартной поставке поддерживают работу с фискальными принтерами, POS-терминалами, сканерами штрих-кода и портативными терминалами для сбора отчетов и программирования ЭККА. Trade Manager 4.0 также работает с электронными весами и позволяет печатать этикетки со штрих-кодом.


"БЭСТ-Про" (специальное предложение)

"Интеллект-Сервис",
www.intelserv.kiev.ua

Разработчик позиционирует свой продукт как решение для управления предприятиями торговли, производства и сферы услуг. В первую очередь, система ориентирована на средние и крупные организации (до 2000 сотрудников), а малым предприятиям предлагается вариант по специальной цене, но с ограничениями по функциональности (без производственного модуля) и количеству рабочих мест (не более 3).

Программный продукт поддерживает ведение учета (одна учетная цена) на нескольких планах счетов в рамках одной организации (поставляется два шаблона плана счетов), но консолидация данных в стандартной поставке не предусмотрена. Для регистрации ФХД ведется один журнал. Возможен расчет финансовых показателей по формулам, определенным пользователем.

В сфере управления запасами и поставками система позволяет формировать заказы на основании данных о необходимом уровне запасов, отслеживать поставки по размещенным заказам и грузы в пути, производить расчет накладных расходов и отпускных цен. Отслеживаются сроки действия сертификатов качества. Возможен учет ТМЦ в двух ценах и определение различных методов списания для каждого наименования ТМЦ и каждого вида учетных цен. Данные поставщиков о ТМЦ не регистрируются. Резервирование товаров, а также просмотр истории закупок и поставок возможны только в рамках одной организации.

В плане производства поддерживается сборка и разборка комплектов. Отдельно предлагается версия для предприятий общественного питания, учитывающая особенности их работы. Для ведения расширенного планирования производства необходимо приобретение полнофункциональной версии.

В системе предусмотрены функции кадрового учета с расчетом зарплаты, основных средств -- с расчетом амортизации. Модуль для ведения учета в розничной торговле приобретается отдельно.


"Парус-Предприятие 7.11"

"Парус-Украина",
www.parus.com.ua

Система ориентирована на организации, работающие в сфере торговли и оказания услуг. В ней предусмотрено ведение бухгалтерского учета для нескольких организаций на одном плане счетов с последующей консолидацией данных. При учете используются одна учетная цена и один журнал для регистрации ФХД. Поддерживается расчет финансовых показателей, как заранее определенных, так и произвольных (по формулам, составленным пользователем).

В плане управления поставками предусмотрено ведение расчетов в разрезе договоров (с определением различных условий для каждого договора), настройка повторяющихся поставок и отслеживание поставок по размещенным заказам. Поддерживаются бартерные операции. Но в системе отсутствуют возможности для регистрации данных поставщиков о закупаемых товарах (кодировка, цены, условия поставок).

Для управления запасами предусмотрен учет товаров, как полученных, так и переданных на условиях консигнации. ТМЦ учитываются в разрезе поставок, партий, серийных номеров, сроков годности и модельных отличий. Возможно назначение различных методов списания для каждого наименования товаров. Учет ведется с использованием одной учетной цены. Нет функций обЪединения ТМЦ в комплекты.

Для учета ОС и МБП поддерживаются такие функции, как группировка в комплекты, учет пробега автотранспорта, включение расходов на обслуживание ОС в их стоимость, распределение сумм амортизации ОС и списания МБП по центрам учета.

Для ведения кадрового учета, а также управления контактами и маркетингом предусмотрена интеграция с соответствующими системами собственного производства.

Модуль для поддержки розничной торговли находится в состоянии разработки.


"РС-Финансы+"

"РС-Финансы+",
www.rsfin.dn.ua

Продукт позиционируется как комплексное решение для предприятий с различными видами деятельности.

Поддерживаются один план счетов (только гривневые счета) и один журнал для регистрации ФХД. Но возможна регистрация ФХД в двух учетных ценах с использованием различных валют. В стандартной поставке предусмотрены расчет финансовых показателей (более 50) и добавление пользователем новых.

Функции для управления движением товаров и расчетами с контрагентами включают в себя формирование заказов поставщикам и регистрацию заказов покупателей, расчет накладных расходов, отпускных цен и комиссионных по продавцам. Можно отслеживать товары в разрезе серийных номеров и поставок, назначать разные методы списания для каждого наименования ТМЦ, но бартерные операции не поддерживаются. Предусмотрен только один расчетный счет у поставщика и один адрес отгрузки у покупателя.

Производственные функции ограничены расчетом себестоимости (плановой и фактической). Возможно включение в расчет затрат рабочего времени, потребления энергоресурсов, услуг сторонних организаций.

В розничной торговле предусмотрены учет в розничных ценах, поддержка ЭККА в режиме фискального принтера, подбор ТМЦ для реализации по определенным пользователем правилам. Отсутствует поддержка сканеров штрих-кодов и электронных весов.

В плане учета основных средств система позволяет включать в их стоимость расходы по обслуживанию, учитывать пробег автотранспорта и распределять начисленную амортизацию по центрам учета. Функции кадрового учета поддерживают расчет зарплаты.

Для организации контактов с контрагентами в системе предусмотрены функции для отправки сообщений по электронной почте и набора телефонного номера.


"Свод"

"КомПАС",
www.svod.com.ua

Система адресована любым предприятиям независимо от формы собственности и масштаба.

Поддерживается ведение бухгалтерского учета на одном плане счетов с использованием одной учетной цены. Все операции регистрируются в одном журнале. Возможно вычисление финансовых показателей.

Для управления закупками и продажами предусмотрено ведение расчетов в разрезе договоров, отслеживание состояния поставок и грузов в пути, расчет отпускных цен, скидок покупателям и комиссионных продавцам. Резервирование товаров, просмотр истории поставок возможны только в рамках одной организации.

Функции управления запасами включают в себя учет консигнационных товаров (выданных и полученных), отслеживание серийных номеров, сроков годности и сроков действия сертификатов качества, переоценку ТМЦ. Но товары учитываются в одной учетной цене (можно использовать разные валюты).

Производственные функции поддерживают описание многоуровневой структуры изделия, определение альтернативных компонентов, расчет потребности в материалах. Также возможно включение в состав данных о затратах рабочего времени, потреблении энергоресурсов, услугах сторонних организаций для дальнейшего использования их при расчете себестоимости (плановой и фактической).

Поддерживается ведение инвентарного учета ОС и расчет амортизации. В плане кадрового учета предусмотрено ведение штатного расписания и графиков работ и расчет зарплаты.

В розничной торговле возможна работа с ЭККА (в режимах on-line и off-line), сканерами штрих-кодов, электронными весами и специализированными ("тонкими") кассовыми серверами. Предусмотрено ведение учета в двух учетных ценах, проведение переоценок и инвентаризаций.


"ТОРГИНФО 6.0"

"Торгинформатика",
www.torginfo.kiev.ua

Продукт ориентирован на торговые предприятия, работающие в сфере мелкооптовой и розничной торговли.

Предусмотрено ведение учета в одной организации. Бухгалтерский учет ведется на одном плане счетов. Для регистрации ФХД можно вести отдельный журнал для каждого субсчета. Поддерживается регистрация ФХД в семи учетных ценах в различной валюте.

Функции управления поставками включают в себя ведение расчетов в разрезе договоров, регистрацию заказов покупателей и отслеживание плановых отгрузок, поддерживаются бартерные операции, подготовка прайс-листов. Данные поставщиков о ТМЦ не регистрируются. Не предусмотрены функции для расчета скидок покупателям.

Для управления запасами поддерживается несколько складов, учет консигнационных товаров, регистрация стоимости ТМЦ в семи учетных ценах, распределение накладных расходов в стоимость товаров, переоценка. На каждом складе предусмотрено только одно место складирования, однако без привязки к серийным номерам, партиям и срокам годности.

В плане розничной торговли ведется учет в розничных и закупочных ценах, поддерживаются переоценка и проведение инвентаризаций, печать ценников и расчет скидок покупателям. Предусмотрена работа с ЭККА во всех режимах, сканерами штрих-кодов, электронными весами и "тонкими" кассовыми серверами. В режиме off-line возможно подключение до 30 ЭККА.

Программа поддерживает ведение учета основных средств (в двух ценах) и проведение расчета амортизации. Пользователь может создавать сценарии расчета амортизации, но не может добавлять свои документы, связанные с движением основных средств.

Для ведения кадрового учета предусмотрено подключение дополнительного модуля.


"Универсал 5.1"

"Софт Про",
www.wgsoftpro.com

В стандартной поставке система адресована как организациям, работающим в сфере торговли и услуг, так и небольшим производственным предприятиям.

Для осуществления бухгалтерского учета возможно создание нескольких планов счетов, ведение по каждому из них отдельного журнала для регистрации ФХД, регистрация ФХД с использованием различных валют. Предусмотрена одна учетная цена, количество уровней вложения субсчетов ограничено одним, нет настройки правил корреспонденции, нельзя добавлять новые счета непосредственно при регистрации ФХД.

Для управления запасами и поставками поддерживаются отслеживание поставок по заказам покупателей, расчет скидок и прайс-листов. Учитываются данные о партиях и сроках годности ТМЦ. Возможен пересчет единиц измерения и видов упаковки. Не учитываются данные поставщиков о ТМЦ, нет настройки повторяющихся платежей, распределения накладных расходов в стоимость товаров, отслеживания кредитных ограничений и плановых поступлений.

Производственные функции включают поддержку многопередельного производства "на заказ" и "на склад". Возможно многоуровневое описание структуры изделий, но количество альтернативных компонентов для одного составляющего ограничено одним.

Поддерживается сравнение стоимости нескольких различных вариантов изготовления и формирование планов, но только на основании заказов (внешних и внутренних). Возможно распределение косвенных затрат и проведение как расчета плановой и фактической себестоимости, так и укрупненного расчета потребности в материалах.

В плане розничной торговли ведется учет в двух ценах (розничных и закупочных), предусмотрена работа с ЭККА во всех режимах. Нет функций для печати этикеток со штрих-кодом и готовых решений по поддержке другого торгового оборудования.


Каждый сам по себе...

Подводя итог, можно отметить, что все программные продукты представляют собой мощные решения для автоматизации управления малым предприятием. Но в тиражируемых версиях АСУП не были обнаружены функции бюджетного и проектного планирования, хотя в западных продуктах аналогичного класса они присутствуют. Пока мало внимания уделяется оформлению закупок (в части регистрации данных поставщиков о ТМЦ) и управлению контактами (в плане поддержки коммуникаций с контрагентами).

Проведенное исследование также выявило еще одну особенность отечественных АСУП (помимо перечисленных в предыдущей публикации) -- трудности взаимодействия различных программных продуктов как между собой, так и с технологическим оборудованием.

В большинстве случаев, как только речь заходит об обмене данными с другими системами (например, с "клиент-банк"), сразу возникает вопрос заказных решений. Такая же ситуация наблюдается и с торговым оборудованием. Если в рамках одной отдельно взятой АСУП эта проблема еще решается (скажем, для связи с удаленными подразделениями), то взаимодействие с поставщиками и покупателями, использующими другие программы, уже вызывает трудности. Причина проста и кроется в отсутствии унифицированного формата обмена данными.

В результате масса документов (заказы, накладные, прайс-листы и пр.), существующих в электронном виде в рамках одних АСУП, при необходимости их переноса в другие системы требуют ручного ввода, что приводит к возникновению ошибок и неэффективному использованию рабочего времени. Эта проблема становится все более актуальной с ростом популярности Internet как бизнес-среды -- для обмена информацией между партнерами или ведения электронной коммерции.

Например, в России между компаниями "1С", Extra.Ru, Intel, Microsoft, Port.ru и Price.Ru заключено соглашение о разработке и поддержке единого стандарта обмена коммерческой информацией в формате XML. Соглашение носит некоммерческий характер и открыто для всех заинтересованных организаций. В настоящее время работа над стандартом уже завершена, подробная информация о нем опубликована на сайте www.CommerceML.ru. По словам разработчиков, те, кто использует поддерживающее этот стандарт ПО, могут организовать публикацию своих коммерческих предложений и обмен данными между собой с минимальными усилиями, без привлечения программистов и специальной доработки программ.

По мнению автора, для отечественных разработчиков АСУП уже настало время обЪединиться с целью создания подобного стандарта и в Украине, возможно, обратившись к опыту российских коллег.

Таблица 1. Функциональность ПО, которая изучалась при проведении исследования