Если провести анализ любого современного предприятия, начиная от небольшого магазина и заканчивая огромными компаниями с холдинговыми структурами, вся их финансово-хозяйственная деятельность состоит из определенного количества повторяющихся процессов. Назовем их бизнес-процессами. Бизнес-процесс – это последовательность конкретных действий и решений, которая позволяет достичь определенной цели. Очевидно, что деятельность и финансовый результат компании напрямую зависит от оптимизации и эффективности бизнес-процессов. Деятельность компании становится прозрачной, повышается управляемость и качество оказания услуг и производства товаров. Примеры бизнес-процессов: прием заказа клиента, согласование заказа, доставка товара и прочее.
В типовом решении 1С:Управление торговлей 10.3 имеется шаблон бизнес-процесса согласования заказа. В данной статье рассмотрим возможность его использования в рамках в текущей деятельности.
Возможности решения по согласованию заказов рассмотрим на примере демонстрационной базы «1С:Управление торговлей ред. 10.3» версии 10.3.20.2. Считаем, что все документы и элементы справочников вводятся в полном интерфейсе.
Предварительные настройки бизнес-процесса
Перед использованием бизнес-процесса согласования заказа необходимо выполнить первоначальные настройки.
Настройки бизнес-процессов хранятся в одноименном справочнике (Операции -> Справочники -> Настройки бизнес процессов)
Для создания настройки бизнес-процесса согласования заказа необходимо добавить новый элемент справочника. При добавлении нового элемента открывается форма настройки и хранения информации о параметрах задач для каждой точки маршрута бизнес-процесса.
Бизнес-процесс «Согласование заказа покупателя» в 1С:Управление торговлей 10.3 служит для формализации операций по согласованию заказов покупателей сотрудниками предприятия.
Процесс согласования состоит из следующих этапов:
- согласование заказа
- подведение итогов согласования
- ознакомление с итогами согласования
- начало выполнения заказа
Для каждой точки маршрута устанавливается описание задачи и ответственный исполнитель (исполнители). Также можно указать необходимый период выполнения (дней, часов, минут) и период оповещения пользователей о необходимости выполнения задачи согласно карте маршрута бизнес-процесса.
Внимание: после того, как созданная настройка использовалась в одном из процессов, параметры настройки будут недоступны для изменения.
Создание и просмотр бизнес-процессов согласования заказа
Для создания или просмотра всех согласований заказов необходимо войти в список бизнес-процессов (Операции -> Бизнес-процессы -> Согласование заказа покупателя)
В открывающейся форме списка указаны все бизнес-процессы согласования заказа, которые были инициированы на данный момент. По каждому бизнес-процессу мы можем отследить объект согласования – документ вида «Заказ покупателя». В колонке «Состояние» указывается текущее состояние бизнес-процесса (может принимать значения: «На согласовании», «Согласован», «Не согласован»). Состояние «На согласовании» присваивается при создании и запуске бизнес-процесса. Состояние «Согласован» включает бизнес-процессы, которые прошли согласование по всей карте маршрута. Состояние «Не согласован» присваивается бизнес-процессам, которые получили отказ в согласовании на определенной точке маршрута и не проводилось повторное согласование.
При нажатии на кнопку «Старт бизнес процесса» выполняется запуск процесса согласования. По кнопке «Завершить» осуществляется принудительное завершение бизнес-процесса. Используется для принудительного прекращения процесса согласования, когда по каким либо причинам дальнейшее согласование не требуется. В ходе операции завершения бизнес-процессу будет установлено состояние «Завершен», при этом все невыполненные задачи согласно карте маршрута бизнес-процесса будут отмечены как выполненные. В случае принудительного завершения бизнес-процесса согласования результат согласования будет установлен как «Не согласован», при необходимости это значение можно изменить на значение «Согласован».
В форме списка бизнес-процессов согласования заказов покупателей можно просмотреть карту маршрута бизнес-процесса нажатием соответствующей кнопка на командной панели.
Карта маршрута предназначена для схематического описания бизнес-процесса и отражения его текущего состояния. Каждая точка карты маршрута представляется в виде соответствующего элемента схемы.
- Элемент схемы выделяется красной пунктирной рамкой, если в данной точке маршрута есть невыполненные задачи
- Элемент схемы будет заштрихован, если в данной точке выполнены все задачи
- Отключенные в данной настройке бизнес-процесса точки выделяются серым цветом
- Светлым цветом выделяются точки, в которых отсутствуют задачи
При необходимости просмотреть список задач по каждой точке маршрута или получить только активные (невыполненные) задачи, можно нажатием правой кнопкой мыши на необходимую точку маршрута и выбрать соответствующий пункт контекстного меню.
В нашем примере для менеджера Гладилиной Веры активной задачей является следующая:
В форме списка задач пользователя отражается задача, исполнитель, крайний срок исполнения (если он указан в настройках бизнес-процесса для данной точки маршрута), а также объект согласования.
Подобная картина будет отражена, если зайти в систему под пользователем Гладилина Вера.
Согласование бизнес-процесса в определенной точке маршрута, анализ бизнес-процесса
При входе в систему у пользователя отображается список активных задач. Ниже списка по текущей задаче приводится более детальное описание и ссылка на объект согласования.
Форма текущих задач пользователя может автоматически открываться при входе в программу – для этого необходимо установить флажок «Отображать форму при запуске системы» в форме списка задач.
Открыть список задач пользователя можно через меню (Сервис -> Задачи с оповещением -> Открыть список) или нажатием соответствующей иконки на панели инструментов программы.
Для обработки задачи двойным нажатием открываем текущую задачу в рамках бизнес-процесса согласования заказа покупателя.
В окне задачи содержится информация о заказе покупателя, который необходимо согласовать, при необходимости указано время, до которого необходимо обработать задачу. Пользователь может как утвердить так и отклонить согласование на текущем этапе, указав соответствующий комментарий и процесс согласования продолжится в соответствии с настройками карты маршрута.
Утвердим данный заказ покупателя со сниженными ценами и проследим его дальнейшее движение по карте маршрута. После указания комментария нажимаем кнопку «Выполнить задачу».
Если вернуться в список бизнес-процессов согласования заказа и открыть карту маршрута текущего бизнес-процессов по соответствующей кнопке на панели инструментов, то карта маршрута будет выглядеть следующим образом:
Текущей точкой маршрута на данный момент является точка, обведенная красной пунктирной линией, т.е. ожидается подведение итогов согласования от Федорова Бориса Михайловича. При этом предыдущая точка маршрута отражается заштриховано, как точка с выполненными задачами в рамках бизнес-процесса согласования.
При нажатии на кнопку «Анализ» командной панели можно просмотреть отчет «Анализ согласования заказов покупателей». В данном отчете можно получить информацию о текущем состоянии бизнес-процесса согласования, визах и рецензиях пользователей по точкам маршрута и циклам согласования.
Согласно карте маршрута бизнес-процесса следующей задачей будет задача пользователя Федоров Борис Михайлович о подведении итогов согласования (в согласовании по карте маршрута участвует только пользователь Гладилина Вера).
При открытии задачи пользователь может просмотреть результаты выполнения задач на предыдущих этапах карты маршрута на закладке «Результаты».
В нашем случае видим, что пользователь Гладилина Вера Михайловна согласовала снижение цены по заказу покупателя. На предыдущей точке карты маршрута бизнес-процесса установлена виза «Утвердить» и указан комментарий в поле «Рецензия».
Остается только добавить, что использование бизнес-процессов в деятельности компании, безусловно, позволяет в кратчайшие сроки выйти на новый уровень управления, контроля, и ответственности сотрудников. При этом маршруты бизнес-процессов можно настраивать в произвольной форме, добавлять циклические согласования (в случае получения отказа на определенном этапе запуск процесса с другими условиями), указывать необходимое количество ответственных на каждом этапе, включать и отключать определенные точки маршрута в зависимости от условий бизнес-процесса.
Примером более детальной карты маршрута бизнес-процесса согласования заказа покупателя может служить следующая карта маршрута:
Начать дискуссию