Выбор учётной программы

Антон Секачёв

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

Эта небольшая статья предназначена для руководителей и бухгалтеров предприятий различных форм собственности и масштабов. В ней изложен собственный взгляд автора на задачу выбора учётного программного обеспечения.

Идеальная модель

Для начала нам нужно ответь на главный вопрос: "Для чего нужна автоматизация хозяйственной деятельности?". На мой взгляд, автоматизация хозяйственной деятельности нужна для того, чтобы повысить прибыль предприятия.

Рассмотрим простейший пример. Допустим, мы создали небольшое торговое предприятие. Для того чтобы работать с клиентами мы приняли на работу менеджера. Для того чтобы учитывать и контролировать финансы - бухгалтера. Ещё на нашем складе работает кладовщик. У каждого из этих трёх работников есть свои трудовые обязанности. Кроме того, каждый из них работает с первичными документами. Процесс обращения документов внутри фирмы называется внутрифирменным документооборотом. Эти принципы заложены в работу любого предприятия. Они не зависят от его численности или масштаба.

С появлением компьютеров возникла идея возложить на них часть трудовых обязанностей, создать электронный документооборот. Для этого на компьютере должна быть находиться та или иная учётная программа, которую должен установить и обслуживать компьютерный специалист. В итоге скорость выполнения сотрудниками своих операций повышается. Естественно, при этом появляется свободное время, которое может быть использовано ими для совершения новых операций. И всё это приводит к повышению прибыли предприятия.

Здесь была рассмотрена идеальная модель. На практике при проведении автоматизации хозяйственной деятельности обычно возникают проблемы. Давайте рассмотрим эти проблемы и попробуем найти методы их устранения.

Формализация и стандартизация

Давайте вернёмся к идеальной модели, описанной выше. Обратите внимание, что один из ключевых моментов автоматизации - это возложение на компьютер части трудовых обязанностей и организация электронного документооборота. Всё это будет передано компьютеру с помощью того или иного языка программирования. Все современные языки программирования требуют чёткого определения процессов. В них всё выражается в конкретных недвусмысленных понятиях - числах и так далее. То есть здесь мы наблюдаем отличие от человеческого языка, который, вне всякого сомнения, намного богаче языка компьютерного. В этом ключе автоматизацию можно рассматривать как проекцию реальной жизни на язык, понятный компьютеру. Причём ограничение здесь задаёт выбранный компьютерный язык.

Из сказанного следует, что для того, чтобы успешно автоматизировать тот или иной участок деятельности, он должен быть формализован и стандартизирован. То есть обязанности всех сотрудников, которых затрагивает процесс автоматизации, должны быть документально зафиксированы в соответствующих должностных инструкциях. И эти обязанности не являются простой формальностью - они должны чётко выполняться. То же касается и документооборота. Все документы должны иметь согласованные и утверждённые формы, а поток документов должен подчиняться соответствующей инструкции. И опять же - на практике должно происходить неукоснительное выполнение этого стандарта. Только после исполнения этих мер, мы можем говорить, что тот или иной участок работы можно автоматизировать.

На заметку бухгалтерам. План счетов, используемый на предприятии, должен быть стандартизирован. Обязательно должно быть введено понятие "типовая хозяйственная операция" (или просто "типовая операция"). Проводки по каждой типовой операции должны быть чётко определены с учётом всех возможных нюансов. Закрытие месяца, квартала и года должно быть также формализовано и стандартизировано.

Описанная выше работа по формализации и стандартизации нужна и окупается даже в том случае, если вопрос применения компьютеров на предприятии не рассматривается вообще!

Выбор программы

В России есть много фирм, которые выпускают программы для ведения компьютерного учёта. При этом ими применяются разные подходы к решению этой задачи. Сейчас на нашем рынке есть три известных программы "БЭСТ", "1С" и "Галактика". Эти программы, если рассматривать их вместе, охватывают большинство известных сфер автоматизации. Однако назначение каждой из этих программ должно рассматриваться отдельно.

Но перед началом рассмотрения нужно вернутся в 1995 год, когда в нашей стране стали появляться первые версии этих программ. Тогда фирмы-разработчики предполагали следующую модель работы. Программа состоит из одного или нескольких модулей, именуемых также АРМами (АРМ - это автоматизированное рабочее место). Логика работы программы сосредоточена в самой программе. Пользователь делает лишь необходимые настройки в пределах, предусмотренных фирмой-разработчиком. Эту модель можно рассматривать, как двухуровневую. На первом уровне находится разработчик программы. На втором - мы, конечные пользователи. Но давайте рассмотрим, что произойдёт, если вдруг изменится законодательство. Например, будет введена новая форма какого-либо документа. В этом случае разработчики программируют модуль (или модули) так, чтобы они отвечали изменившемся требованиям. После этого вы можете получить обновлённую версию программы там, где вы её покупали, у представителей фирмы-разработчика.

Итак, все первые программы работали по описанному выше принципу. Но жизнь требовала более гибкой настройки программ, введения большего числа специфических настроек. Для выполнения этой задачи фирме-разработчику нужно было либо увеличивать количество настроек, либо предложить что-то совершенно новое. Это и сделала единственная фирма - "1С". В 1997 году она предложила на рынке программу, основанную на совершенно новом подходе. В программе "1С:Торговля", которая открыла семейство программ "1С:Предприятие", впервые была использована трёхуровневая модель. Давайте рассмотрим её более подробно. На первом уровне находится фирма-разработчик. Но она уже создаёт язык программирования со специфическими функциями. На втором уровне находится программист, который пишет на этом языке программу, именуемую настройкой или конфигурацией. Третий уровень в этой модели занимают конечные пользователи. Так что вы покупаете в магазине, приобретая, например, продукт "1C:Бухгалтерия 7.7"? А вы приобретаете сразу два компонента:

1. Язык программирования системы 1С:Предприятие (первый уровень в нашей модели)
2. Типовую настройку (или конфигурацию) (это второй уровень)

После этого вы устанавливаете программу. Компьютерный специалист никаким образом не может изменить язык программирования системы. Он может пользоваться им "как есть". Но это не представляет проблемы потому, что возможности языка 1С достаточны для тех задач, для решения которых он был создан. Программист, согласно вашим пожеланиям, может изменить типовую настройку так, что она приобретёт новые, желаемые качества. Это действие называется настройкой или конфигурированием. Возможности при этом очень велики и ограничиваются лишь мощностью языка 1С и знаниями вашего компьютерного специалиста.

Теперь, исходя из сказанного, рассмотрим все три учётные программы.

БЭСТ

Эта относительно недорогая программа идеально подойдёт для тех, кто хочет практически исключить труд программиста в своей работе. Это свойственно частным практикующим бухгалтерам и небольшим предприятиям, имеющим до 5 компьютерных мест. Программа "БЭСТ" основана на первой модели и это означает, что в ней используется большое количество настроек. Обновление программы осуществляется представителями фирмы-разработчика. Эта сервисная услуга обычно выполняется бесплатно.

1С

Эта программа также стоит недорого и подойдёт для тех, кто хочет добиться максимальной гибкости программы, используя труд программиста. Это больше свойственно для средних предприятий с количеством рабочих мест от 5 до 15. Программа "1С", как уже говорилось выше, основана на второй модели и даёт программисту практически безграничные возможности по адаптации программы. Найти специалиста, способного оказать услуги по настройке программ 1С, сейчас не сложно. Желательно, чтобы этот специалист обладал знаниями в экономической области и владел основами бухгалтерского учёта.

Галактика

Эта система стоит дорого и подойдёт для тех, кто владеет крупной информационной сетью, но не имеет в штате грамотных программистов. Необходимость в этой системе может возникнуть у крупных предприятий, имеющих свыше 15 компьютерных мест, заводов и так далее. Система "Галактика" основана на первой модели (как "БЭСТ"): фирма-разработчик через своих представителей периодически обновляет вашу программу. Хочется отметить, что в системе "Галактика" давно реализован хороший производственный модуль по расчёту себестоимости изделий. Это может оказаться очень полезным для крупных производственных предприятий.

Собственная программа

Мы рассмотрели три варианта автоматизации. Однако осталась ещё одна категория людей. Что делать тому, кто обладает большой компьютерной сетью и имеет в своём штате грамотных программистов? В этом случае я рекомендую подумать над созданием собственной информационной системы. "А почему не применить стандартные решения, о которых шла речь выше?", можете спросить вы. Отвечаю. При создании любой программы всем угодить просто невозможно. Поэтому разработчики всех учётных программ закладывают туда множество ограничений и делают такое же множество допущений. При увеличении масштаба предприятия типовые решения вызывают всё больше и больше неудобств. Это можно образно сравнить с попыткой одеть на полного человека типовой костюм. Какой бы ни был костюм - дешёвый (здесь я подразумеваю "1С" и "БЭСТ") или дорогой ("Галактика") - наш толстячёк никогда не будет чувствовать себя комфортно. Поэтому наибольшей эффективности в случае крупного предприятия можно добиться лишь тогда, когда программа создана индивидуально "под заказ".

Из всех языков программирования, которые можно использовать в работе, лучше всего остановить свой выбор на языке Java (по-русски произносится как "джава"). Язык Java появился относительно недавно, пять лет назад, но уже успел завоевать всемирную популярность. В чём основное преимущество Java перед всеми другими языками? Java - это единственный язык программирования, который работает на всех современных компьютерных системах! Вы знаете, что сейчас в мире распространены два типа компьютерных систем: Windows-совместимые (Windows 95 и 98, Windows NT) и UNIX-совместимые (FreeBSD, Linux, BSDi/OS и так далее). Программа, написанная на Java, будет работать на всех типах этих систем!

Кроме того, Java - первый язык программирования, ориентированный на использование с Интернетом. Это качество приобретает особую важность, когда ваша компьютерная сеть выходит за территорию здания. Вы можете иметь филиалы в городе, по стране и даже по всему миру. При этом Java оптимально поможет решить задачу по созданию эффективной компьютерной сети.

Раньше было популярно утверждение, что "программы, написанные на языке Java, работают, в среднем, в 20 раз медленнее, чем написанные на другом языке высокого уровня". Однако это утверждение уже потеряло актуальность из-за появления компиляторов Java третьего поколения. Компилятор третьего поколения обеспечивает увеличение скорости выполнения программы на языке Java в 15-18 раз.

К большому сожалению, в нашей стране принято писать программы на том языке программирования, который учили в институте. И выбирают при этом Borland Delphi (с языком программирования Object Pascal) или какую-нибудь ИСР (интегрированную среду разработки), ориентированную на использование языка C++: Borland СBuilder или Microsoft Visual C.

Я изучал и знаю Java. По своему опыту могу сказать, что найти хорошие книги по этому языку программирования в магазинах было очень трудно. Видимо, время Java в России настанет только через два-три года.