П.Баскакова, «АстроСофт»
Современные компании заключают до десятков и сотен тысяч договоров ежегодно. Однако, несмотря на то, что договоры являются формальным основанием практически всей деятельности предприятий, очень часто отсутствует полная и легко доступная информация о ходе выполнения обязательств со стороны поставщиков и потребителей, сроках платежей, загрузке сотрудников. Решить задачи учета и управления договорами позволяет разработанный компанией АстроСофт программный продукт «АстроСофт: Учет договоров», автоматизирующий все процессы договорной деятельности и, тем самым, обеспечивая быстрый доступ к необходимой оперативной и аналитической информации по договорам.
Когда в компании встает задача оперативно получить актуальную информацию о ходе выполнения обязательств и расчетах по договорам, выясняется, что эта информация отнюдь не всегда легко доступна. Какое количество контрактов нужно закрыть в следующем месяце? Какая величина штрафов будет начислена в случае неисполнения тех или иных обязательств, почему отсутствуют акты по закрытым этапам и договорам? Ответы на эти вопросы вряд ли удастся получить мгновенно.
Представим такую ситуацию. Ваш клиент сделал заказ на поставку материалов и оборудования. В своей учетной системе Вы оформили заказ, составили перечень необходимого оборудования и материалов, подготовили спецификации. Для обеспечения этого заказа необходимо сделать определенное количество закупок у различных поставщиков. Соответственно, Вы включили необходимые позиции в план закупок. Через некоторое время Ваш клиент отказался от сделки. Это означает, что Вы должны в плане закупок найти позиции, включенные для обеспечения заказа клиента, затем найти договоры уже с Вашими поставщиками и отменить заказы. Мы видим довольно сложную процедуру. Но в случае, если информационная система позволяет связать договор с клиентом с договорами с поставщиками, отмена сделки с клиентом автоматически повлечет за собой отмену сделок с поставщиками, и процесс становится значительно проще и дешевле.
Работа с договорами ведется почти во всех подразделениях предприятия и подразумевает под собой решение ряда разноплановых задач. Это вызвано самой природой договора. Договор – основа деятельности организации, он является основанием всех взаимоотношений с работниками, акционерами, клиентами, поставщиками и т.д. Именно на основании договора возникают обязательства сторон, которые впоследствии подлежат выполнению, а значит, должны планироваться, учитываться и контролироваться. Для упрощения понимания задач, которые ставит перед организациями необходимость управления важнейшей стороной деятельности, работой с договорами, рассмотрим этапы работы с договорами.
Типовые этапы договорного процесса.
Очевидно, процесс работы с договором начинается с переговоров. Здесь фиксируются предварительные договоренности о сроках и сумме контракта, приблизительно рассчитывается маржинальный доход сделки, устанавливаются наиболее важные условия будущего договора. На этом этапе могут возникать такие документы, как протоколы встреч, соглашения о намерениях, конкурсные предложения, тендерная документация.
После достижения сторонами соглашения по всем ключевым моментам сделки, начинается следующий этап, подготовка проекта договора, в котором фиксируются все условия сделки. Зачастую, компании уже имеют готовые шаблоны договоров различного типа, и основной задачей этого этапа становится внесение конкретных данных в шаблон. После подготовки текста договора подходит этап его согласования с контрагентом и внутри самой организации. В момент подписания договора, его статус изменяется на статус официального документа. Договор регистрируется в бухгалтерии и общем реестре договоров предприятия. Затем начинается регламентированный учет документов и действий по договору. Имеются в виду документы оплат, спецификации, акты выполненных работ, товарно-транспортные накладные и т.д.
В том случае, когда компания выступает поставщиком продуктов и/или услуг по договору, ответственным лицам с ее стороны необходимо запланировать исполнение работ по договору, составить бюджет этих работ, учесть загрузку сотрудников в планах затрагиваемых контрактом периодов. Этот этап работы над договором является планированием исполнения договора. Формализация процессов этого этапа и контроль над его ходом необходимы для обеспечения своевременного и качественного исполнения последующих работ и обязательств по договору. В большинстве случаев информация по этапу планирования исполнения никак не отображается в учетной системе, равно, как и по самому исполнению договора. На этапе исполнения договора, как правило, учитываются лишь документы совершения хозяйственных операций.
Пожалуй, наиболее автоматизируемым на сегодняшний день является этап расчетов. Для целей регламентированного учета компании фиксируют все документы в бухгалтерской системе.
Последний из рассматриваемых этапов договорного учета, а точнее, непрерывный процесс, – хранение договоров и связанных с ними документов. Нередко, встречаются случаи, когда компании хранят только бумажные оригинальные экземпляры договоров. Причем зачастую, не в едином архиве, а разбросанными по департаментам, службам и филиалам. Документы же расчетов по договорам, хранятся в архивах бухгалтерии. Это значит, что при необходимости восстановления картины той или иной сделки может потребоваться немало усилий и времени.
Итак, после рассмотрения этапов работы с договорами, другими словами, процессов договорного учета, и анализируя опыт российских компаний, напрашивается вывод, что каждый из этих процессов, если и автоматизирован, то в различных, нередко изолированных друг от друга, информационных системах предприятия.
Подготовка договоров, переговоры, встречи, звонки отслеживаются в CRM системах. Согласования и утверждения – в системах документооборота. Регистрация и расчеты – в бухгалтерских системах. Планирование закупок и бюджета для исполнения договоров – в системах управленческого учета. Планирование исполнителей – в системах управления проектами. Получается, что полной картины договоров, обязательств и расчетов по сделкам у руководителя нет. Для изменения этой ситуации специалисты АстроСофт разработали систему, которая позволяет автоматизировать все этапы работы с договорами, тем самым дает возможность контролировать и анализировать договорную деятельность во всех аспектах. Это помогает компаниям избежать потерь, обусловленных несистемной работой с договорами, разрозненным хранением документов и отсутствием полной и актуальной информации.
Положительные результаты использования «Учета договоров» достигаются за счет формализации процессов договорной деятельности, централизованного хранения документов, контроля денежных потоков, задолженностей, штрафов и других задач управления обязательствами.
Система обеспечивает быстроту исполнения операций, полноту информации по договорам и взаиморасчетам, ограждает от совершения ошибок и несанкционированных действий, позволяет анализировать результаты договорной деятельности. Наиболее заинтересованными в оптимизации договорной деятельности структурами компаний являются дирекция, бухгалтерия, финансовая служба, коммерческий отдел, юридическая служба. Они найдут в «Учете договоров» инструмент для решения стоящих перед ними задач. Среди обширного круга решаемых с помощью программы задач: упрощение создания новых договоров, контроль корректности текста договоров, подготовка сметы договора или этапа, уведомление ответственных лиц о необходимости совершения действий для исполнения обязательств, контроль поступления и расходования денежных средств, мониторинг загрузки сотрудников по договорам и многие другие задачи.
Технологически программа «АстроСофт: Учет договоров» реализована на платформе «1С: Предприятие 8.0», конфигурация «Управление торговлей». Такое решение позволяет использовать все возможности этой мощной учетной и управленческой системы и значительно выиграть за счет интеграции двух продуктов. Например, оперативные данные из «Учета договоров» можно выгрузить в самую распространенную бухгалтерскую систему 1С: Бухгалтерия 7.7 или 8.0 и сделать нужные бухгалтерские проводки без необходимости повторного создания первичных документов.
В заключение, стоит отметить, что эффективная работа с договорами дает такие преимущества, как сокращение издержек на оперативную работу с договорами, четкое распределение и закрепление ответственности за составление, заключение и исполнение договора, сохранность договоров и сопутствующих документов, возможность быстрой оценки целесообразности сделок.
Начать дискуссию