Принципы учета номенклатуры в конфигурациях УТ11 и ERP. Ошибки расчета себестоимости

Основные регистры, используемые для учета номенклатуры в конфигурациях УТ11, КА2, ERP.  Для чего используются все эти регистры, какие из них основные и какие вспомогательные.  Основные ошибки в учете товаров и расчет себестоимости. Как проще находить и исправлять ошибки в учете. 

На текущий момент в типовых 1С конфигурациях УТ11, КА2, ERP учет номенклатуры сделан абсолютно аналогично. В более старых конфигурациях на обычных формах (УТ10, КА, УПП) учет немного отличается, но общая идея та же. На первый взгляд учет достаточно сложен. Например, в популярной типовой конфигурации УТ11 для учета номенклатуры используется более 40ка регистров накопления. Попробуем разобраться, для чего они нужны, как используются, какие из них основные и какие вспомогательные. 

1. Контуры товарного учета

Для начала отметим, что в УТ11 очень четкое разделение на складской и финансовый учет.  Это два независимых контура, каждый из которых использует свои регистры накопления для хранения данных об остатках товаров и свой документооборот для ввода данных.

Финансовый контур использует документы, которые связаны с финансовым и бухгалтерским учетом и вводятся бухгалтерами или менеджерами ("Поступление товаров и услуг","Реализация товаров и услуг", "Перемещение товаров", "Списание недостач товаров" и т.д). Эти документы содержат информацию о том, какие товары с точки зрения учета должны быть у нас на cкладе, кому они принадлежат, сколько стоят. Складской контур использует документы, в которых отражено реальное состояние товара на физических складах. Вводятся эти документы кладовщиками, которые видят реальное наличие товара на складе, независимо от того, чей это товар, почему он у нас и сколько он стоит. К складским документам относятся "Приходный ордер на товары", "Расходный ордер на товары", "Пересчет товаров" и др.

Разумеется, в конфигурации есть упрощенный режим работы без разделения на контуры учета. Он используется при отключенном ордерном учете. Использование складского контура настраивается независимо для каждого склада. Соответственно, мы можем настроить использования отдельного складского ордерного документооборота лишь для нескольких необходимых складов. Настройка выполняется в форме справочника "Склады." Для каждого склада мы также можем указать различные даты начала использования отдельного складского учета и необходимость учета товаров по ячейкам.

2. Основные регистры учета номенклатуры

Теперь немного подробнее рассмотрим хранение в УТ11 данных об остатках товаров. Регистров, используемых для учета номенклатуры, в конфигурации больше 40ка и разобраться в них сразу достаточно сложно. 

Однако несмотря на большое число разрезов учета, основных товарных регистров накопления с данными о номенклатуре всего лишь 4:

"Товары на складах" - это основной регистр складского контура. В нем хранятся данные о фактическом количестве товаров на физических складах. Данные в этом регистре меняются при вводе кладовщиками складских документов. 

"Товары организаций" - это основной регистр для количественного учета данных финансового контура.  В этом регистре хранится информация о том, какой именно организации принадлежит товар, имеющийся на складе. Данные в этом регистре меняются при вводе финансовых документов.

"Партии товаров организаций" и "Себестоимость товаров" это два основных регистра финансового контура, отвечающих за стоимостной учет товаров. Основное отличие этих регистров в том, что в регистре партий хранится стоимость товаров в разрезе каждой партии. Благодаря этому при продаже/списании/потреблении товара есть возможно корректно учесть его стоимость с учетом стоимости конкретной партии поступления. Данные в регистре "Партии товаров организаций" заполняются при проведении финансовых документов. Регистр "Себестоимость товаров" содержат сгруппированные данные о товарах без учета партий. Также в нем есть информация о дополнительных расходах по товарам. Расчет данных этого регистра более сложен, количественные данные заполняются при проведении финансовых документов, а суммовые отдельным документом "Расчет себестоимости товаров" 

Эти 4 регистра являются ядром системы товарного учета. В них содержится вся основная информация о товарах предприятия. 

Однако, как упомянуто выше, номенклатурных регистров в конфигурации более 40ка. Зачем нужны остальные?

3. Дополнительные регистры учета номенклатуры

Для корректного учета товаров очень важно, чтобы информация в основных 4х регистрах была согласована и чтобы с ней было удобно работать пользователю. Также в зависимости от задач иногда необходимы дополнительные разрезы основных данных (товары по ячейкам, комиссионные товары....)

Именно для решения этих 3х задач используются все остальные регистры.

Для обеспечения согласованности регистров "Товары на складах" и "Товары организаций" используется целая группа дополнительных регистров: "Товары к отгрузке", "Товары к поступлению", "Товары к оформлению поступления", "Товары к оформлению излишков и недостач". Остатки в этих регистрах означают, что документ проведен по одному из контуров, но не проведен по другому.  Например, при проведении документа реализации возникнут остатки в регистре "Товары к отгрузке", означающие, что есть документ, проведенный только по финансовому контуру. Закроются эти остатки при вводе расходного ордера на товары. 

К вспомогательным регистрам для облегчения использования конфигурации можно отнести регистры "Свободные остатки", "Движение товаров", "Движения серий товаров" и "Движения Номенклатура - Номенклатура". Они не содержат уникальной информации и является производными от данных других регистров.  Основное предназначение данных регистров - более удобное формирование различных отчетов, заполнение данных во вспомагательных формах и проверки доступности товаров. 

К регистрам, обеспечивающим дополнительные разрезы данных, я бы отнесла "Товары в ячейках", "Товары переданные на комиссию".

Также можно выделить отдельные в отдельные группы регистры с данными планового учета по номенклатуре ("Заказы на перемещение", "Заказы поставщикам", "Заказы клиентов" и др), и дополнительные регистры партионного учета ("Партии производственных затрат", "Партии производственных затрат", "Партии расходов на себестоимость товаров" и др.) 

4. Согласованность регистров номенклатуры

Для корректного учета очень важно отследить, что введены документы по обоим контурам учета (финансовому и складскому). Автоматически 1С это не проверяет, так как технически это не является ошибкой и ситуация со временным расхождением данных абсолютно корректна. Разрыв в несколько дней между обработкой данных бухгалтерами и кладовщиками вполне логичен. Однако важно, чтобы по итогам месяца данные в контурах учета сходились. Наиболее простой способ такой проверки, это обычный запрос к двум регистрам накопления с выводом отличающихся данных. При наличии расхождений просто просматриваем документы по номенклатуре с расхождением и довводим недостающие документы.

В качестве иллюстрации возьмем демо-базу УТ11.2 и сверим по регистрам "Товары на складах" и "Товары организаций" остатки по организации "Торговый дом "Комплексный"". При проверке видно, что остатки не совпадают по 7ми позициям. При переходе в движения по документам однозначно понятно, что по первому отличающемуся остатку не введен в складском контуре расходный ордер по документу реализации в финансовом контуре, по второму не введен финансовый документ отражения излишков по складскому пересчету товаров. Для корректного расчета себестоимости и правильного учета в будущих месяцах необходимо доввести недостающие документы до закрытия месяца и расчета себестоимости.

(Скриншот сверки остатков в типовой демо-базе УТ11.2 из отчета "Комплексная проверка ведения учета")

В отличии от расхождения прошлых регистров, несогласованность регистров "Товары организаций" и "Партии товаров организаций" это всегда ошибка. Основной причиной такого расхождения является неверный порядок ввода документов. Т.е. ввод более ранних документов задним числом, когда имеющаяся в них номенклатура списана будущими документами. В этом случае будущий документ перепроведется по регистру "Товары организаций", но не сформирует движений по партиям. Такая ошибка в большинстве случаев легко исправляется перепроведением документов с перезаполнением видов запасов. Т.е. необходимо отменить проведение более позднего из конфликтующих документов для очистки видов запасов и провести его заново.

Несогласованность регистров "Партии товаров организаций" и "Себестоимость товаров" в большинстве случаев возникает из-за несогласованности прошлой пары ("Товары организаций" и "Партии товаров организаций"). Большинство ошибок связаны с тем, что по различным причинам (ввод задним числом, ручная корректировка данных) номенклатура не списалась корректно в регистре партий, однако списалась в регистре себестоимости. В этом случае система не может корректно расчитать себестоимость списываемых товаров и в регистре себестоимости может зависнуть сумма с нулевым количеством. Такие ошибки уже отслеживаются системой. Именно с ними связано сообщение вида "По номенклатуре -ХХХХХ- обнаружен некорректный остаток в регистре "Себестоимость товаров": Количество = 0, Стоимость = Х.ХХ, СтоимостьБезНДС = Х.ХХ, СтоимостьРегл = Х.ХХ". Основная проблема таких ошибок в том, что они обнаруживаются не сразу, а лишь через несколько месяцев, после списания всех остатков в будущих периодах. 

Также возможны расхождения этих регистров в случае, если после расчета себестоимости изменилось что-то в исходных документах либо выполнено восстановление партионного учета. В этом случае необходимо перепровести документ расчета себестоимости для коррректно выполнения расчета в последующих месяцах. 

5. Отрицательные остатки по регистрам номенклатуры

Еще одна группа ошибок это отрицательные остатки по товарным регистрам. Для основных регистров это всегда ошибочная ситуация. В основном она связана с отсутствием контроля отрицательных остатков, также может возникать при изменении документов поступления, по номенклатуре которых уже введены расходные документы. Выявляется такая ошибка простым запросом отрицательных остатков на конец периода. Решается анализом и корректировкой документов, приведших к отрицательным остаткам.

Для вспомогательных регистров ("Товары к отгрузке", "Товары к поступлению", "Товары к оформлению поступления", "Товары к оформлению излишков и недостач") отрицательные остатки не всегда являются ошибками. В этих регитсрах любые остатки это просто информация о незаконченных операциях (вводе документа лишь в одном контуре учета). Это абсолютно нормальная ситуация в середине месяца. Однако в конце месяца любые остатки во вспомагательных регистрах обычно явлются ошибочными, как отрицательные, так и положительные. В большинстве случаев к концу месяца эти регистры должны выходить "в ноль". В этом случае можно быть уверенным, что все операции согласованы в обоих контурах учета.  

6. Исправление ошибок расчета себестоимости.

Основные ошибки, отслеживаемые механизмом расчета себестоимости:

1. Остутствие товара на складе. В этом случае выдается сообение вида "Номенклатура: <НаименованиеНоменклатуры>, склад: <Наименование>, организация: <Наименование> обнаружен отрицательный остаток в регистре "Себестоимость товаров": 1". Это сообщение означает, что на конец месяца товара списано больше, чем было на остатках. Основные возможные причины: не введены приходные документы; отредактированы приходные документы, по которым уже введен расход; ошибочно введен расходный документ. Для исправления необходимо проверить движения по номенклатуре с отрицательным остатком и отследить, на каком документе возникла ошибка.

2. Зависшие суммовые остатки с нулевым количестве. В этом случае выдается сообщение вида "По номенклатуре <Наименование>, склад: <Наименование>, организация: <Наименование> обнаружен некорректный остаток в регистре "Себестоимость товаров": Количество = 0, Стоимость = ХХХ,ХХ, СтоимостьБезНДС = ХХХ,ХХ". Эта ошибка возникает лишь при использовании партионного учета. Она означает, что системе не удалось для списанного товара корректно определить себестоимость по партиям. Обычно она возникает в случае несогласованности остатков в регистрах "Себостоимость товаров" и "Партии товаров организации". Для устранения проблемы необходимо проверить по истории документов, на каком этапе разошлись остатки по данным регистрам. В большинстве случаев это проблема корректировки данных прошлого периода и решается распроведением и повторным проведением прошлого документа для перезаполнения вида запасов.

3. Передачи между организациями. Выдается сообщение вида "'Не оформлены передачи товаров от отправителя: <Наименование>, на получателя: <Наименование>, по складу: <Наименование>'". Такая ошибка возникает только при использовании механизма Интеркампани. Фактически, это даже не ошибка. Это уведомление о том, что не выполнены передачи по проданному товару другой компании. С технической точки зрения система определяет эту ошибку по наличию остатков во вспомогательном регистре "Товары организаций к передаче". Необходимо оформить передачи через рабочее место "Оформление передач и возвратов" и выполнить расчет себестоимость повторно.

4. Товары на комиссии. Выдается сообщение вида "Не оформлены отчеты комитенту о списании по организации: <Наименование>, комитент: <Наименование>'". Такая ошибка возникает только при использовании комиссионной торговли. Фактически, это не ошибка. Это уведомление о том, что не оформлены отчеты комитенту. С технической точки зрения система определяет эту ошибку по наличию остатков во вспомогательном регистре "Товары к оформлению отчетов комитенту". Необходимо оформить отчеты комитентам и выполнить расчет себестоимость повторно. 

5. Работы. Выдается сообщение вида "Не отражено поступление <Количество> шт. работы "<Номенклатура>" в подразделение "<Склад>" организации "<Организация>". Такая ошибка может возникать при использовании номенклатуры с типом "Работа". Это уведомление о том, что реализовано/списано/использовано больше работ, чем фактически поступило. С технической точки зрения система определяет эту ошибку по наличию отрицательных остатков во вспомогательном регистре "Материалы и работы в производстве". Необходимо проверить движения по ошибочной работе и оформить пропущенное поступление либо откорректировать использование работы. После исправления выполнить расчет себестоимость повторно. 

7. Итоги

На самом деле товарный учет в УТ11 реализован просто. Достаточно понимать базовые принципы и периодически контролировать состояние учета. В этом случае любую ошибку можно легко исправить. Основная проблема это то, что часто ошибки обнаруживаются лишь через несколько месяцев после возникновения, когда они уже повлияли на итоги прошлых периодов и правильно их исправить не всегда возможно, так как изменится уже рассчитанная и утвержденная и переданная в другие учетные системы себестоимость. В этом случае иногда встречается рекомендация просто списать непонятные остатки корректировкой регистров. Это очень плохое решение, так как в большистве случаев корректировка регистров не решает проблемы, а лишь снимает сообщения об ошибках расчета себестоимости. Ошибка все равно потом вылезет еще раз. Либо в расхождениях данных в отчетах, отображающих одну и ту же информацию, но использующих разные регистры для разных разрезов; либо при проведении, когда система запретит проведение из-за отсутствия товара, хотя он по отчету он вроде как есть; либо при расчете себестоимости в следующем месяце.

По возможности всегда следует докопаться причины ошибки и устранить ее. Если по каким-то причинам это совсем невозможно (например, политикой компании нельзя менять прошлые периоды), то при ручной корректировке регистров следует сохранять хотя бысогласованность данных в связанных регистров. Как минимум в основных ("Товары на складах", "Товары организаций","Партии товаров организаций" и "Себестоимость товаров"), а лучше во всех, участвующих в товарообороте. При этом отслеживать корректность учета желательно не только по факту появления ошибок расчета себестоимости и закрытия месяца, а и самостоятельно дополнительно проверять согласованность основных регистров по итогам месяца. Это позволит сохранить корректность данных и избежать корректировок прошлых периодов.

Для удобного анализа состояния корректности данных по номенклатуре рекоммендую отчет Комплексная проверка ведения учета. В нем есть достаточно большой блок проверок по учету товаров (в том числе в бесплатной версии), позволяющий выявить основные проблемы: расхождения данных в связанных регистрах, отрицательные остатки по номеклатуре, зависшие суммовые остатки с нулевым количеством.