Алексей Каланин
www.vaicartana.narod.ru/zic.html
В этой статье использованы фрагменты вопросов и ответов из форума Т1С .
Особую благодарность я хочу выразить Геннадию и VZ за четкое знание законодательной базы, а так же всем форумчанам за иногда наивные, а иногда и просто забавные вопросы.
Без Вас я бы никогда не решился написать эту статью.
Программа 1С: Зарплата и кадры построена на требованиях НК,
ТК и МинТруда и содержит массу ограничений, препятствующих расчетчику нарушать
законодательство.
Для его же пользы.
И если на предприятии высшим
законодательным органом является босс, свирипеющий при упоминании слова "Кодекс", то лучшим решением будет отказ от ЗиК вообще, и применение
НалогоплательщикаЮЛ, Екселя и чего угодно другого © VZ
1. С чего начать?
Скажу прописную истину: работа с программой начинается с ее настройки. Делать
это должен Программист, но при непосредственном контроле бухгалтера. От выбора
Правильного Программиста всецело зависит успешность внедрения
программы.
Поэтому не привлекайте «студентов».
Я
не буду останавливаться на вводе названия и адреса ввиду их очевидности, а
остановлюсь, пожалуй, на настройке шаблона проводок(ШП).
Вообще говоря ШП в ЗиКе довольно криво реализованы и требуют уймы
времени на свою работу, но об этом потом.
1.1. Заполнения плана счетов.
Делается это через выгрузку плана счетов из 1С:Бухгалтерии.
В тех случаях, когда
бух учет ведется не в программе 1С, в настройках предусмотрен соответствующий
пункт списка.
В 1С:Бухгалтерии нужно зайти в
пункт меню Сервис-Обмен
данными-Выгрузка данных в ЗиК. Ставим все
галочки, указываем ПУТЬ и нажимаем «Выгрузить».
Рекомендуется сначала на всех затратных счетах указать
необходимую аналитику (например, статьи затрат «Зарплата», «ЕСН»). Если это не
сделать сразу, то потом, когда половина проводок уже будет настроена, повторная
загрузка может либо вообще не загрузится, либо загрузиться так, что лучше б она
не грузилась совсем.
В 1С:ЗиК заходим в
Сервис-Обмен данными -Загрузка данных, указываем ПУТЬ и нажимаем «Загрузить данные»
Если же в настройках программы
поставить «Другая программа бухучета...» то просто
заходим в план счетов и нажимаем кнопочку «Заполнить».
Я уже говорил, что шаблоны в ЗиКе корявые? Что говорил,
да? Ну и ладно, еще не раз скажу!
Ну, а если ваш план счетов
отличается от стандартного – курите бамбук. ЗиК не умеет работать с
нестандартным ПС.
Почти не умеет.
1.2. настройка ШП.
Вообще говоря, шаблоны имеют следующую иерархию(в порядке
убывания):
-Документ, поле ШаблонПроводки
-Вид
расчета
-Сотрудник
-Подразделение
-Константа
ПроводкаПоУмолчанию
Отдельно от иерархии стоит специальный документ
«Бухгалтерский, налоговый учет начислений и
удержаний»
Для начала открываем справочник видов расчета и на закладке
удержания находим «НДФЛ».
Открываем его и щелкаем по закладке «бухгалтерский
учет».
Нажав на педальку «...» откроется мастер, помогающий ввести
шаблон. Рекомендую называть шаблоны нормальными именами, их потом проще
найти.
В типовом ПС проводка будет Дебет 70 Кредит 68.1 Субконто1 =
«Налог»
Записываем этот шаблон и сохраним вид расчета НДФЛ.
Теперь
перейдем на закладку «ЕСН и страховые взносы» и точно
так же настроим все виды расчета в этой группе. Замечу, что дебет этих шаблонов
не заполняется. Он будет взят из соответствующего подразделения или сотрудника.
Замечу, что в закладке «Удержания» шаблон проводки
мы настроили только на НДФЛ. Остальные удержания, если они есть, должны быть
настроены ОТДЕЛЬНО!
Отдельно стоит отметить ввод шаблона по больничному
листу. Для этого расчета обязательно нужно указать галочку «Расходы за счет» ФСС. Если этого
не сделать, то в списке доступных счетов не будет счета 69.1
Вообще говоря, настройка
шаблона по отдельному сотруднику должна быть исключительным случаем. Намного
удобнее вводить шаблон в целом по подразделению или по предприятию.
1.3. Настраиваемые виды расчетов
Сразу хочу сообщить всем любителям АРМ-ов: даже не пытайтесь перетянуть из
старой программы в ЗиК все расчеты, которые были в АРМ-е. Сначала разберитесь с
существующими, их более чем достаточно, поверьте!
Заносить новый вид расчета
нужно только в том случае, если вы полностью уверены в уникальности вашего
расчета.
Собственно ввод расчета достаточно прост: в справочнике видов расчета внизу с
левой стороны есть кнопочка.
Следуя его указаниям, определяем вид расчета,
который нам нужен. Пожалуй, самым сложным элементом здесь будет выбор базы
расчета если расчет вообще хоть от чего то зависит!
Расчеты, которые сразу попадают в журнал расчета и действуют всего один(или менее) месяц, определяются с галочкой «Начисление носит разовый характер». Если эту галочку не ставить, то расчет может действовать несколько месяцев или постоянно, это если дату окончания оставить не заполненной, с момента ввода документа Ввод расчета сотруднику
Галочка «Предоставляется в денежной форме» определяет расчеты в деньгах или в натуральных продуктах. Если ее не поставить, то введенный вид расчета будет иметь вид Произвольный Натуральный Доход. Но, не смотря на то, что этот вид расчета так называется сюда же относятся и все подарки переданные сотруднику в деньгах.
Внимание! После каждого ввода нового вида расчета, внимательно следите за
базой расчета налогов и доплат, зависящих от базы расчета(таких как РК и
СН)!
Если этого не сделать сразу ошибку можно обнаружить не скоро и
последствия будут не обратимыми!
1.4. Общие настройки
Для организаций, которые применяют районные коэффициенты в настройках
предусмотрено два реквизита:
- РК утв. местными властями
- РК утв.
правительством РФ
Первый используется для расчетов основных начислений,
второй – для всяческих пособий из соцстраха.
Причем указывать нужно не 20% и
не 0.2, а 1.2
Это же касается всех остальных доплат
(вечерние - 1.2, ночные - 1.4, сверхурочные - 1.5 и 2.0)
2. Кадровые приказы
Приказ о приеме на работу достаточно прост и вопросов обычно не вызывает. Вопросы чаще связаны с формами оплаты труда.
Формы выделены в группы и подгруппы.
Существует несколько основных
способов расчета зарплаты:
Оплата по часовому
тарифу. Расчет отработанного времени считается как тариф *
ОтработаноЧасов
Оплата по окладу
(месячная тарифная ставка). Расчет отработаного времени считается как
Оклад * ОтработаноЧасов / ВсегоЧасовВМесяце
либо, если
ведется подневной учет Оклад * ОтработаноДней /
ВсегоДнейВМесяце, где ВсегоДней и ВсегоЧасов берутся из календаря
сотрудника
Разница здесь в том, что количество часов в
дне не всегда одинаковое (например в предпраздничный день) и если человек в этот
день отрабатывает меньшее количество часов, чем по его норме, то суммы получатся
разные.
В ЗиК эти формы оплаты дополнительно
разделяются на
«Простая повременная» - простой
расчет безо всяких «выкрутасов», для расчета используются календари и
отклонения
«Повременно-премиальная» -
расчет ЗП и ежемесячной премии, для расчета используются
календари и отклонения
«Повременно-премиальная согласно табеля по дням» -
для расчета используются табеля
«Повременно-премиальная согласно табеля по часам» -
тоже, но расчет идет по часам.
Если галочку «на
основное место работы» не ставить, то сотрудник принимается как
внешний совместитель.
Причем, если выбрать уже работающего
сотрудника, то программа задаст вопрос, не хотите ли принять его как
внутреннего совместителя?
Внутренний совместитель это особый
вид сотрудников, у которых уже есть начисления по основному
месту работы, есть отработанные часы, но на них подают отдельный табель и
работают они не более 16 часов в неделю (это по
ТК так)
Приказ об увольнении – еще проще чем
предыдущий.
Здесь указывается статья увольнения,
дней компенсации отпуска или дней
удержания за неотработанные дни отпуска, а так же дней
по выходному пособию (при призыве в армию, например)
Отдельно стоит
обратить внимание на удержание за неотработанные дни отпуска. Очень часто на
форуме задают вопрос о том, почему это удержание не уменьшает базу расчета
налога. Ответ содержится в самой формулировке: потому что это не перерасчет
отпуска, а удержание, а как всякое удержание оно не уменьшает
налогооблагаемую базу.
Приказ по отпуску – кадровый документ, почти полностью дублирующий Начисление Отпуска, с той лишь разницей, что его проведение не влияет на расчет ЗП. Этот документ служит основанием расчета отпуска.
Больничный лист – документ, который вводит расчет Оплата больничного листа. Обычно регистрируется в ОК и передается в расчетную группу для расчета.
Хоть программа и называется зарплата и КАДРЫ,
но, к моему глубочайшему прискорбию и ужасу всех кадровиков, она не всегда
выполняет задачи необходимые для кадрового отдела. Конечно, в ЗиК можно
принимать и увольнять людей, вводить на них отпуска, следить за численностью...
Но есть много мелких нюансов, которые программисты в 1С как-то упускают из
вида.
Так, например, нельзя стандартными средствами посмотреть список людей,
находящихся в отпусках, на больничных или по каким либо причинам отсутствующих
на работе в определенный момент времени.
Некоторые скажут: «Фигня, я могу
такой отчет за пару минут написать» и правильно, могут, наверное, но почему бы
не включить такой отчет в стандартную поставку – непонятно. Для тех, кому такой
отчет нужен, его можно взять здесь.
Какую то часть
отчетов можно сделать самому, используя мастер произвольных отчетов, но я думаю,
что без программиста там делать нечего, хотя, в общем-то, мастер достаточно
простой. Зато с программистом этот мастер вообще не нужен, т.к. любой отчет
программист может сделать сам, а по производительности такой отчет будет гораздо
быстрее типового.
Основные ошибки кадрового отдела
В
основном это, конечно же, неправильное указание формы оплаты труда и попытка
перевести сотрудника с формы оплаты по табелю на форму оплаты без табеля не с
начала месяца.
Часто на предприятии ведется гибридный способ начисления
зарплаты, который у ОТиЗа почему то носит название
сдельная оплата труда, хотя на самом деле это некий гибрид
между повременно-премиальной и сдельной оплатой.
Так, например, сотрудник работает по тарифу согласно табеля по часам, но на группу
сотрудников, объединенных в бригаду или звено, плановый отдел дает
дополнительный сдельный приработок который вводится и
рассчитывается документом Бригадный наряд. Этот
приработок раскидывается пропорционально всех членов бригады согласно их тарифов, часов, а также коэффициента трудового участия (КТУ). В этом случае, даже
если у сотрудника будет стоять КТУ=0 он все равно получит свой тариф(но не сумму
сверх этого тарифа, которая определяется Бригадным нарядом).
Сдельная оплата
труда вообще не предусматривает никакой оплаты по тарифу. Не важно, сколько
часов человек отработал: есть работа и есть сумма N за эту работу. Сделал ее за
два часа - получил сумму N, сделал за три - все равно получил N
Еще одной ошибкой бывает ввод удержания за
неотработанные дни отпуска как компенсации
отпуска с отрицательным количеством дней, т.е. сторно компенсации. Это неправильно.
Еще раз объясняю: удержание это не перерасчет. Сотруднику
правомерно был начислен отпуск и абсолютно законно он этот отпуск получил в виде
дензнаков. Однако взял он этот отпуск не отработав предыдущий. Отсюда и
удержание.
3. Начисление зарплаты.
Это довольно таки простой этап. Пожалуй, самое сложное здесь это ввод и корректировка часов, которым должен заниматься Табельщик и при его наличии Расчетчику хлопот практически нет. Вот о вводе часов мы и поговорим.
3.1. Календари
Для начала работы с расчетом зарплаты нужно заполнить рабочие календари.
Вообще говоря заполнение календарей занятие долгое и печальное. Прежде всего
отдел кадров должен следить за перемещением сотрудника с одного календаря на
другой, а сами календари должны заполнятся и вестись плановым отделом. Без
согласования этих отделов можно наварить такой каши, что никаких лаптей не
хватит ее потом расхлебывать.
Ситуация усугубляется еще и тем, что
стандартное заполнение календаря вообще никуда не годится. Его можно только
авотозаполнением пользовать, да и то, при стандартной 40-ка часовке.
В файловом разделе можно найти мою обработку для контроля
над календарем сотрудника. Она наглядно отображает состояние календаря и на
каком календаре сотрудник вообще работает.
3.2. Табеля
Здесь я хотел бы остановится немного на работе Табельщика и
задачах которые он должен выполнять.
Основная работа, которую выполняет
Табельщик – это ввод табелей отработанного времени по каждому сотруднику. В
случае, если сотрудник работает стандартную 40-часовую неделю
ввод табелей НЕ НУЖЕН!
Типовой табель – не самое удобное
решение, разве что для самых простых случаев. Если же заполнять табеля на пару
тысяч человек, то типовое решение покажется каторгой.
Поэтому я
модернизировал типовой табель и добавил туда такие полезные кнопочки как
-
Копирование часов
- Вставка часов
- Сдвиг часов влево
- Сдвиг часов
вправо
- Заполнение часов с_по_ одним значением.
- Авто ввод приказов о
работе в праздничные дни.
Полезным дополнением в работе будет и отчет,
который автоматически подсчитывает общее количество часов, количество ночных и
праздничных часов, а так же проверяет правильность заполнения табеля, на том
основании что в один и тот же день сотрудник не может находится на работе и быть
в отпуске/командировке/больничном.
Скачать мой документ и отчет можно здесь.
Хотелось бы так же заметить, что ввод в табель
часов «в целом за месяц» нужно исключить как класс. В
этом случае половина расчетов вообще рассчитываться не будет.
3.3. Отклонения
Т.к. Табельщик – это человек, который следит за посещаемостью людей, поэтому
на все дни отсутствия на рабочем месте именно он вводит документ «Невыход».
Есть мнение, что при ведения
табеля документ «Невыход» даром не нужен, и так мол можно. Можно то оно,
конечно, можно, кто ж запретит, да вот с документом то ввод этих самых табелей
куда как веселее происходит. Ведь все отклонения уже введены
заранее, а значит сам табель практически сам разбросает часы по
месяцу!
Допустим, человек не был на работе с 01.12.2005 по
13.12.2005, по причине болезни. Но на момент 01.12.2005 Табельщик может и не
знать о причине отсутствия. Поэтому вводит Невыход. Это не будет ошибкой, т.к.
«Больничный лист» имеет больший приоритет и вытесняет
невыход на работу. Однако, БЛ вытеснит только те дни, которые в нем указаны.
Если БЛ выдан с 03.12.2005 по 13.12.2005, то два дня сотруднику не
оплатят.
Еще раз подчеркну, что Больничные листы и
Отпуска оформляются отделом кадров, а
проводятся и рассчитываютмя - расчетной группой.
Хочу отдельно остановиться на особенностях расчета БЛ и отпуска при
суммированном учете рабочего времени.
Чиста для справки: Суммированый учет - это учет
часов по сотруднику, находящемуся на вахте или на сезонных работах.
Включается этот учет в справочнике графиков работы.
Вся особенность заключается в том, что расчет по среднему заработку при
суммированном учете происходит с поправочным коэффициентом 5/7, суть которого -
пересчет пятидневной рабочей недели в семидневную календарную неделю.
Для
простоты приведу пример
Допустим сотрудник работает вахтовым методом, с 1 по
15 каждого месяца по 10 часов в сутки, с окладом в 10000р, надбавки не
предусмотрены. Рассчитаем отпуск в 20 дней.
За три месяца он заработает
30000р и при этом потратит на это 450 часов своей жизни. Тогда
| Среднечасовой заработок составит | 30000/450=66,66 |
| Расчет отпуска | 66,66*20*8*5/7=7618,29 |
Откуда взялась число 8? Это стандартное количество часов при расчете отпуска.
Многие работнички возмущаются, что мало платят отпускных, а расчетчики не знают
что им и сказать.
Надо просто делать различие между много
работать и много зарабатывать.
Вахтовики много
работают, но это не значит что их часовая ставка от этого большая, у них больше
количество часов!
Сотрудник, у которого часовая ставка выше в отпуске и
получит больше.
3.4. Отпуск по беременности и родам
Отдельно стоит остановится на вводе декретного отпуска и больничного по беременности и родам.Иногда пользователи спотыкаются на ровном месте, поэтому лучше на примере показать как это делается:
- Когда сотрудница встает на учет соцстрах ей выплачивает 300р*РК. Вводится это документом «Ввод расчета сотруднику» с видом начисления «Пособие беременным, вставшим на учет...»
-Когда сотрудница уходит в декрет ей выдают больничный лист и одноименный документ вводится в программу с указанием причины нетрудоспособности «Отпуск по беременности и родам»
-Когда раждается ребенок, сотрудница приносит заявление о выплате пособия. В этом случае опять вводится документ «Ввод расчета сотруднику» но в этот раз с видом начисления «Пособие при рождении ребенка»
Кроме того, необходимо ввести документ «Отпуск» с видом отпуска «Отпуск по уходу за ребенком». Замечу, что этим документом вводится два вида расчета:
- Отпуск по уходу за ребенком до 1.5 лет
- Отпуск по уходу за ребенком до 3 лет
Эти расчеты действуют одновременно! Но если первый оплачивается из соцстраха, то второй - из средств предприятия.
Если вы по каким либо причинам не правильно рассчитали долгосрочный отпуск, его всегда можно пересчитать с помощью документа «Начисление заработной платы» со способом начисления «переначисление зарплаты за прошлый период», в поле «Переначислить с» - указать период за который хотим переначислить, можно сразу несколько месяцев. При этом программа полностью сторнирует все начисления которые были рассчитаны в прошлых периодах и начислит их снова.
3.5. Ввод ночных и праздничных дней
Ввод ночных и вечерних часов производится документом «Табель отработанного времени».
Поэтому форма оплаты таким сотрудникам должна быть по
табелю.
Еще один способ ввода ночных - в графике сотрудника указать
календарь ночных часов.
Особенно меня радуют вопросы связанные с расчетом
ночных часов у работающих по окладу.
И ведь чего только не
городят! Вот типичные высказывания:
- ничего в законодательстве не нашли
- это придумали в 1С
- а наш отдел расчета ЗП
всегда считал так
- я не стал разбираться и просто переделал как надо
Уважаемые балбесы, если вам влом найти постановление
МинТруда за номером 56, то я таки вам с
радостью сообщаю что в онном постановлении черным, практически по белому,
написано, что расчет часовой тарифной ставки при расчете
ночных часов производится от среднемесячного количества
часов.
Т.е. если человек отработал в ночь, а основная форма оплаты
труда у него по окладу по часам, то расчет будет таким
Сумма = Оклад/166*НочныхЧасов
Если же уважаемым
балбесам МинТруда не указ, то будте любезны прописать ваш
расчет в колдоговоре, чтобы в случае судебных разбирательств у вас была бумажка
за подписью и печатью.
Ну и вдогонку (для тех, у кого с колдоговором все
хорошо): константа СрЧасовПри40чРабНеделе - периодическая. Ее можно хоть каждый
месяц менять. Это если модуль расчета править не хочется.
Праздничные часы вводятся документом «Работа в праздничные
дни». Напомню, что в моем табеле этот документ
создается автоматически.
Здесь стоит подробно остановится видах
расчета вводимых этим документом:
- Оплата
праздничных дней. Сумма по этому расчету получается только в том
случае, если в документе табель за этот день не
указано никаких часов. Если же табель по сотруднику не
предусмотрен формой оплаты труда, то сумма по этому виду
расчета будет только в том случае, если в этот день у сотрудника по календарю
стоит выходной. Причем в зависимости от того как введен документ (в днях или в
часах) расчет будет отличатся.
В первом случае будут использованы дни из
календаря сотрудника по текущему месяцу, а во
втором почему то среднемесячное количество часов. Вот тут я с
таким подходом категорически не согласен и считаю это злостным багом, подлежащем исправлению. Хотя,
есть все то же постановление МинТруда N56, которое вобщем то описывает подобный
случай, но, что то мне подсказывает непродуманность данной ситуации.
Ведь смысл этого расчета именно в оплате часов и если эти
часы вводятся табелем, то сумма будет одна, а если документом Работа в праздник - совсем другая.
- Доплата за праздничные дни. Если оплата праздничных - это
оплата фактической работы в день праздника, то доплата за праздничные - это
дополнение к этой оплате.
Однако, в
документе помимо праздничных часов водятся еще ночные и вечерние часы. Если их
ввести в документ, то на эти часы доплата будет составлять
Доплата = (0.4*Ночные+0.2*Вечерние)*1
что в общей сумме
даст двойную оплату за Ночные часы
отработанные в праздничный день
т.к. еще
одну оплата ночных вводится документом Табель
Приведу несколько примеров обобщающих все вышесказанное.
Пример
1: Пусть сотрудник работает весь месяц по окладу в 1000р за месяц, по
часам, по стандартной 40-часовой рабочей неделей и дополнительно выходит на
работу в праздничный день первого января.
Т.к. форма оплаты не
предусматривает табель по этому сотруднику, то сразу
вводим документ «Работа в праздничные дни». Дату
работы ставим 1 января и указываем Всего часов =
8.
Посмотрим, что нам насчитает программа:
| Оплата праздничных и выходных | 48,19 |
| Доплата за праздничные | 48,19 |
Первая сумма получилась из расчета 1000/166*8
Вторая сумма получилась из расчета 1000/166*8
В чем тут разница,
спросите вы? В том, что в первом случае в формуле, по моему
мнению, присутствует ошибка и она должна была выглядеть так: 1000/128*8 = 62,5. Ведь если бы этот
же сотрудник работал по табелю, то...
Пример 2: Все то же что и в примере 1, только поменяем форму оплаты труда на оплату согласно табеля. Пусть, для начала, в табеле в этом дне не указаны рабочие часы. Тогда расчет будет таким:
| Оплата по табелю | 1000 |
| Оплата праздничных и выходных | 48,19 |
| Доплата за праздничные | 48,19 |
Пока ничего не изменилось, что ж, этот пример я привел только для получения общей картины, итак...
Пример 3: В этом примере в табеле укажем основные часы за праздничный день. Тогда картина несколько поменяется:
| Оплата по табелю | 1062,5 |
| Оплата праздничных и выходных | 0 |
| Доплата за праздничные | 48,19 |
Как видно из расчета сумма оплаты по табелю увеличилась на 62,5р, зато оплата
праздничных дней стала равна нулю. Именно из-за этого расчета я считаю
предыдущий расчет не верным, т.к. расхождения в оплате за день
быть не должно!
Видишь суслика? А он есть!
3.6. Сдельные, бригадные наряды и Договор гражданско-правового характера
В общем случае довольно таки простые документы, однако в каждом есть свои подводные камни. Рассмотрим каждый из них по отдельности.
Сдельные наряды - документы, которые оформляются персонально на каждого сотрудника. Основной ошибкой бывает то, что в справочник расценок вводят практически одинаковые элементы, которые различаются только ценами и нормами, причем особой надобности в этих отличиях нет, т.к. в большинстве случаев достаточно реквизитов в самом документе.
Бригадный наряд - это документ, который вводится в целом на одну бригаду или звено, в большинстве случаев этот документ переписывается под нужды предприятия. Единственным отличием от всей группы документов является то, что в нем указываются только те сотрудники, у которых форма оплаты труда - по тарифу
Договор гражданско-правового характера -
специальный документ по расчету с договорниками.
Договорники
- это особые сотрудники. Часто бухгалтера не понимают значения слова
«договорник». Поясняю: этот документ и сотрудник указанный в этом документе ни
коим образом не зависит от часов за которые работа по этому договору будет
выполнена, поэтому на вопрос «а как мне учесть часы по
договору» я с радостью сообщаю: никак.
Хотите
учитывать часы - считайте любым другим способом, а договор не трогайте!
Отдельно хочу отметить преинтереснейшее поведение программы в регионах,
использующих районные коэффициенты.
По неведомым причинам РК в программе ЗиК
считается в некоторых местах абсолютно не правильно. Одним из таких мест
является связка РК + бригадный наряд и РК + сдельный наряд.
Дело в том, что
РК в программе зависит от состояния физлица: если физлицо работает на
предприятии, то программа считает РК, если же не работает, то не считает. Я
думаю, что это просто глупо, т.к. северные надбавки считаются не зависимо от
этого.
Похоже, проблема с РК связана с тем, что с ним
никто кроме Сибири и Дальнего Востока не работает, а как известно Москва это
вообще отдельное государство и разработчикам на всякие глупости вроде РК вообще
плевать.
Итак, приведу пример, когда эту ошибку обойти не получается
никак:
Допустим есть бригада, на которую подают бригадный наряд. Один из
сотрудников этой бригады увольняется в начале месяца, другой, наоборот
принимается, но уже в конце месяца, а еще пара сотрудников в середине месяца
повышают свои тарифы в связи с получением нового разряда.
Если документ
введем в начале месяца, то у нас не будет РК и тарифа у нового сотрудника и
будут старые тарифы у разрядников.
Если документ введем в конце месяца - то
не будет РК у уволившегося сотрудника.
Эта ошибка и ее решение так же
помещена в баг.
3.7. Ввод удержаний
Исполнительный лист - специальный документ,
предназначеный для ввода удержаний по решению суда а так же по соглашению об
уплате алиментов. Проблем с этим документом достаточно много.
Одна часть
проблем связана с непониманием некоторых полей документа, другая часть - с
ошибками и не доработками программы.
Начнем с ошибок пользователей:
- не понимают как ввести выплату судебных
издержек и выплату алиментов. Очень просто: двумя документами. Один документ - с
указанием суммы «до выплаты», другой - без
указания этой суммы, но с ограничением «по».
-
вводят помимо исполнительного еще кучу других удержаний. Господа, не забывайте
про максимальный процент удержаний! Более 50% нельзя! Ну,
только если исполнительный лист будет, тогда до 70% максимум.
-
забывают поставить галочку «облагать больничные
листы». Для тех кто в танке объясняю: в ТК в части
удержания по ИЛ указано «со всех видов
начислений». Не трактуйте закон по своему, читайте как он написан.
Теперь про ошибки и не доделки в самой программе:
- вот уже третий год,
как изменился расчет почтового сбора при пересылке алиментов. В ЗиК пока считает по старому. Менять можно только сам модуль
расчета, естественно программисту.
- при расчете алиментов учитывается
разница РК отправителя и РК получателя.
Постановление, которое это предписывало делать было временным и действовало
до 1996 года. 10 лет уже как не действует...
Страждущих
посылаю в Гарант, там оно есть под меткой не действует.
Тут
либо менять модуль расчета, либо сделать РК получателя равным РК отправителя.
Это делается в справочнике Контрагентов на поле «Районный
коэффициент»
- небольшая проблемка формированием проводок. Если в
ИЛ указать получателя(контрагента), но в контрагенте
не указать в субконто самого себя (правда другой справочник -
субконто, но значения те же) то при формирование и выгрузке проводок
проводка по ИЛ будет с пустым получателем. Считаю это
глюком.
3.8. Ввод Начисления зарплаты
После того, как все часы и документы-отклонения будут введены, можно
приступать непосредственно к начислению зарплаты.
Для этого нужно ввести
документ «Начисление заработной платы» и указать в нем
список сотрудников. Делать один документ на одного сотрудника на мой взгляд
расточительно, т.к. при численности в несколько тыс. человек найти что либо в
журнале документов очень сложно.
В случае, если ведутся табеля, можно
ввести документы НачЗП на основании табелей, но предварительно нужно в
модуле формы документа НачЗП исправить функцию ПолучитьСписокСотрудниковДокумента(), в которой нужно
свернуть таблицу родительского документа по сотрудникам. Иначе сотрудники будут
«двоиться». Делается это, естественно, программистом.
После того, как документы НачЗП будут проведены по всем сотрудникам, можно переходить к Расчету заработной платы.
4. Расчет зарплаты
Вся компонента «Расчет» работает по одному принципу, а именно:
Сначала вводится запись, затем она рассчитывается.
Многие расчетчики
задают один и тот же вопрос «Как же так, мы зарплату начислили, а в расчетке
пусто»
Аналогом в вещественном мире может служить записная книжка. Когда
расчетчик начисляет зарплату компьютер делает запись в «записной книжке» о том,
что нужно кое-что сделать. Когда зарплата рассчитывается компьютер читает свою
«записную книжку» и выполняет те действия, которые в ней записаны.
Этот
вопрос можно легко избежать, если научить расчетчика обращаться с Журналом расчета. В ЖР хранятся
все записи, которые были введены по сотруднику.
Некоторых расчетчиков ЖР
пугает, он кажется им непонятным, и вместо него они предпочитают «Расчетку», но это не верно в принципе. Только посмотрев ЖР
можно сказать, как и почему у данного сотрудника сумма по расчету нулевая либо
расчета нет вообще.
«Расчетка» всего лишь отражает
то, что содержится в ЖР, кроме того, алгоритм ее таков, что она скрывает все
записи ЖР, которые равны нулю.
В общем случае расчет зарплаты можно
вызвать открыв меню Регламент и выбрав пункт меню
Расчет зарплаты.
В открывшемся окне нужно выбрать
действие(начисления, удержания, прочее), которое будет
выполнять компьютер и нажать кнопку «Рассчитать».
Здесь же можно получить и отчеты.
5. Выплата зарплаты
Самой частой ошибкой при выплате зарплаты является неправильное
указание периода ЗА который эта зарплата выплачивается.
Расчетчики пытаются выплатить зарплату либо сразу за несколько
месяцев, либо указывают сумму, большую, чем сотрудник заработал
за месяц.
И то и другое является нарушением
законодательства, т.к. по закону зарплату нужно выплачивать с компенсацией за
задержку (если таковая была, разумеется). Выплачивать сумму за
БУДУЩИЙ период авансом тоже нельзя, т.к. такая
выплата по закону трактуется как ссуда предприятия и на нее должны считаться
проценты.
Т.о. в документе Выплата ЗП можно ставить
сумму либо равную той, что дает компьютер, либо меньше, но никак не
больше.
Однако, на практике расчетчики часто выплачивают все сразу и ни на
какие речевые увещевания не поддаются. Для таких упертых товарищей был
разработан специальный метод, который сам распределяет
сумму по периодам действия.
Одним из важных механизмов при формировании
суммы является механизм двойного сальдо.
Из-за кривости
(чего уж тут скрывать) платформы «Расчет» в которой по
неизвестной причине отсутствуют авто-итоги программисты 1С решили пойти по
методу «закат солнца вручную». Т.е. в ЗиК
сальдо по сотрудникам формируется специальным документом «Накопленная Задолженность», который вводит в ЖР отдельный
ВидРасчета (ВР) результат которого и является
начальным сальдо.
Кроме того, таких ВР на самом деле даже
три!
Рассмотрим по порядку, зачем они нужны и для чего
используются.
ВР: НачальноеСальдоЗадолженность (в
программе он имеет представление Задолженность по заработной
плате) – это ВР, который хранит итоговую «свернутую» сумму за прошлые
месяца.
Внимание: результат этого ВР не
учитывается при выплате зарплаты!
ВР: НачальноеСальдоОкругления (в программе он
имеет представление Текущее начальное сальдо)– это ВР,
образованный за счет «округления» выдаваемых сумм на руки, а так же в случае
переплаты или переудержания в прошлых месяцах, а так же штрафов за
несвоевременную выплату ЗП.
Внимание: результат этого ВР учитывается при
выплате зарплаты!
ВР: НачальноеСальдоПереплата
– это специальное сальдо по переплате НДФЛ.
Так как же программа считает
начальное сальдо?
Да очень просто!
Начальное сальдо это результат НачальноеСальдоЗадолженность+ НачальноеСальдоОкругления.
Почему же с сальдом в ЗиК
возникает столько проблем? Да потому, что если расчетчик в платежной ведомости
укажет сумму большую, чем сотрудник заработал за месяц, то «умный» компьютер
рассчитает в следующем месяце НачальноеСальдоОкругления
с бооольшим минусом (а. НачальноеСальдоЗадолженность больше чем долг перед
сотрудником)
Таким образом, в следующем месяце по сальдо будет две суммы –
одна с плюсом, другая – с минусом. И если эта ситуация будет повторятся из
месяца в месяц, то эти суммы в итоге будут астрономических размеров.
Замечу,
также, что в особо запущенных случаях это может привести к необратимым
последствиям, т.к. размер поля RESULT, который отвечает за результата в ЖР
ограничен 15 разрядами, причем 2 разряда отведены под дробную часть.
Это
значит, что максимальное число, хранимое в ЖР будет 9 999 999 999 999.99
Хотя
такую сумму разве что олигархи получают, но все же...
Следующий пример
показывает механизм в действии
Пусть НачСальдо за декабрь будет 1000р, причем это сумма только
ноября.
Декабрь
| Задолженность по заработной плате | 1000р |
| Начислено за декабрь | 5000р |
| Удержано НДФЛ | 650р |
| Выплата за декабрь | 4500р |
| Сальдо на конец периода | 850 |
Январь
| СальдоОкругления | -150р(переплатили 150р) |
| Задолженность по заработной плате | 1000р |
| Начислено | 5000р |
| НДФЛ | 650р |
| Выплата за ноябрь | 1000р |
| Выплата за январь | 4200р(учли сальдо -150р) |
Усложняет ситуацию то, что сальдо округления вводится документом «Начисление зарплаты», а задолженность по заработной плате –
документом «Накопленная задолженность».
Сложность
тут заключается в том, что сальдо округления надо еще и рассчитать, чтобы
получить реальное сальдо, которое было на конец прошлого периода.
Я давно
отказался от такого идиотизма и делаю ввод обоих видов расчета одним документом
«Накопленная задолженность». Посмотреть реализацию
можно здесь
6. Расчет НДФЛ (удержанного)
После проведения документа выплаты зарплаты программа всегда спрашивает о
необходимости рассчитать НДФЛ удержанный.
Часто
расчетчики не понимают, что это такое и делают достаточно серьезную ошибку, не
рассчитывая его вовсе. А боком это выходит только в новом году, после сдачи
сведений по НДФЛ в Налоговую.
Итак, в
НК говорится про два налога на доходы:
-налог
исчисленный
-налог уплаченный
Первый налог считается в момент начисления
сотруднику заработной платы, второй – в момент ее выплаты.
Например, если
сотруднику заработная плата не выплачивалась в течении полугода, но при этом
начислялась, то уплаченный налог за этот период будет нулевым.
Но как только
этому сотруднику будет произведена выплата, тут же и уплаченный налог будет
полностью рассчитан.
Лучше показать на примере:
Январь
| Начислено | 5000р |
| НДФЛ | 650р |
| сальдо на конец периода | 4350р |
Февраль
| Накопленная задолженность | 4350р |
| Начислено | 5000р |
| НДФЛ | 650р |
| Выплата за январь | 1000р |
| НДФЛ уплаченный | 1000р |
| сальдо на конец периода | 7700р |
Как видно, налог уплаченный не превышает выплату зарплаты.
Тут есть один
подводный камень: если выплата ЗП делается ежемесячно, без задержек, но только в
следующем месяце (допустим 15 числа каждого месяца), то в некоторых случаях
может возникнуть ошибка при переходе на новый год.
Дело в том, что налоговым
периодом признан год, а значит все выплаты не будут учитываться
при переходе на следующий период.
Например, если сотрудник устроился на
работу в декабре, а предприятие выплату зарплаты производит только 10 числа
следующего месяца, то по итогу года у этого сотрудника возникнет долг по
налогу.
Чтобы избежать данной ситуации я пересмотрел методологию формирования
этого вида расчета. В моем решении НДФЛ уплаченный
более не вводится документом начисление зарплаты, а вводится документом Выплата
ЗП, причем вводится только один раз за период выплаты. Таким образом ввод
документа Выплата ЗП в январе, за период декабрь, автоматически введет расчет
НДФЛ уплаченный с периодом действия декабря.
В типовом случае можно
ввести только документ «Перерасчет НДФЛ» из пункта
налоги, но если сотрудников много за ними просто не уследишь.
7. Начисление налогов
Документ «Начисление налогов ФОТ» в целом похож на
документ «Начисление зарплаты». Отклонений тут никаких
не предусмотрено, поэтому просто вводим список сотрудников и проводим
документ.
Стоит остановиться только на системах налогообложения
ЕНВД и УСН.
Частой ошибкой бывает ввод
дополнительного документа «Сведения по расчету ЕСН» по
каждому сотруднику. Так вот, этого делать не надо!
Нужно в
настройках программы на закладке «налоги» поставить
галочку «Организация осуществляет деятельность, подпадающую
под ЕНВД»
Кроме того, в проводке по умолчанию нужно тоже установить
эту галочку.
Для организаций, которые частично на ЕНВД,
частично на общем режиме галочку в проводке по умолчанию можно
не ставить, но нужен документ «Бухгалтерский, налоговый
учет... » в котором нужно указать долевое соотношение режимов и
проставить один из шаблонов такой, чтобы у него эта галочка была.
Если же на
ЕНВД находится целое подразделение, то можно обойтись без этого документа,
настроив шаблон проводки этого подразделения на ЕНВД.
8. Расчет авансовых платежей
Очень простой пункт. Он вызывается из меню Отчеты -
Налоговая отчетность – Расчет
авансовых платежей ЕСН.
Просто нажимаем кнопку «Выполнить» и ждем...
В зависимости от мощей ваших
дровишек, количества сотрудников и оптимизации расчета
этот расчет может занять от нескольких секунд до нескольких часов.
Делать это
полезно либо после закрытия периода, либо просто в монопольном
режиме и сразу после этого закрывать период!
9. Закрытие периода
Ну вот и добрались до последней ступеньки расчета.
Этот
пункт следует делать только после того, как будет дан ответ на вопрос: «А все ли
пункты пройдены?»
Само закрытие разделено на две части:
- сервисные
проверки
- собственно смена периода
Проверки делаются для того, чтобы
лишний раз удостоверится в истинности всех начислений и расчетов.
Для смены
периода выбираем меню Регламент-Сменить период расчета зарплаты
Замечу, что закрытый
период можно открыть заново, но при этом стандартная обработка
обнуляет все записи журнала расчетов. Для продвинутых юзверов есть Редактор Журнала Расчетов, но пользоваться им
надо очень осторожно.
10. Отчеты
Отчетную информацию можно получать только после расчета заработной платы.
Попытка получить отчет не производя расчеты ни к чему не приведет - данных в
системе еще нет.
Здесь я хотел бы остановиться на таком отчете как свод проводок и некоторым вопросам, с ним связанным
- Q: сотр принят на работу с 17 января в подразделение А. С
24 января его перевели в другое подразделение Б и оформили кадровый приказ, а в
своде проводок не с 24 , а с 17 числа зарплата ложится на новое подразделение
Б.
- A: переводы с середины месяца в ЗиК не поддерживаются.
По большей части это вообще маразм, такие переводы считать. Могу показать на
примере, что такие расчеты - показуха работы и она нафиг ни кому не
нужна.
Зададимся глобальным вопросом: а зачем нам вообще нужны проводки?
Скажите "для выгрузки в бухгалтерию, разумеется!" ?
Не правильно скажите.
Бухгалтерия это ведь только средство сбора и обработки информации, а проводки мы
выгружаем как раз для анализа деятельности предприятия.
А теперь зададим
вопрос менее глобальный: насколько важно для предприятия участие дворника
Иванова в подразделение 1, переведенного туда по приказу бригадира Шарапова 14
числа текущего месяца? Что такое зарплата всего предприятия и зарплата дворника
Иванова, да еще и за половину месяца?
Прежде чем начать возмущаться подумайте
вот о чем: на крупном предприятии отдел труда и зарплаты назначает суммы
премиальных для каждого подразделения. Никогда не задумывались, как они это
делают?
А делается это так: ОТиЗ садится с начальником за стол и смотрят на
отчет экономиста по продукции или работе за месяц. Затем, закатив светлы очи к
потолку, проставляют суммы премий. Как? Да на глаз. Захотели - поставили,
захотели - урезали.
Точно так же плановый отдел считает долю затрат на
производство. Ну скажите мне, как можно рассчитать количество эл. энергии,
потраченную на изготовление одного шпендельного двигателя рабочим Петровым? А
тепло как сосчитать? А воду? Ему же мыться иногда надо! А расходные материалы
типа лака, растворителя и т.п. ушедших на этот самый шпендель? Да никак! Можно
только примерно сказать какая доля процента потрачена туда то и туда то.
Ну
и сравните теперь погрешность на "глазок", примерной прикидки затрат и
погрешность зарплаты дворника Иванова. Оно вам надо?
- Q: Почему свод проводок формируется так
долго?
- А: Потому что программисты 1С болт с гайками забили
на скорость.
Вы думали девиз 1С: Доступно и всерьез? Таки нет, их девиз: Не
нравится - не ешь!
Алгоритм отчета крайне корявый, это если совсем мягко
выразится. В разных местах видно, что код писали разные люди на разном этапе
своей трудной студенческой жизни: кто то на первом курсе, кто то на втором...
Были даже третьекурсники!
Мой отчет формирует свод
проводок за 3,5 минуты при численности в 1500 человек и 15-20 видов расчета на
каждого. Стандартный отчет делает то же самое за ... по разному, зависит от
релиза, но в среднем от 40 минут до нескольких часов.
- Q: А что это у меня в справочнике шаблонов столько
элементов появилось?
- А: Это потому, что криворукие
студенты не смогли придумать ничего умнее, как заполнять этот справочник всяким
техническим мусором. Они не понимают, что найти нужную проводку для документа
Бух, нал учет при достаточно сложной структуре
предприятия и развернутой системе затратных счетов очень проблематично.
Итоги
В заключение этого краткого обзора хочу сказать пару слов о
вреде документа «Исправление», а так же
непосредственном исправлении в журнале расчетов.
Я
считаю, что эти виды правки недопустимы и их использование говорит только о
непонимании расчетчиком программы.
Для всех, кто желает что то возразить
рекомендую по медитировать на досуге над программой «1С:Торговля и Склад» в
которой можно править движения регистров вручную.
Комментарии
2Для исправления данной несправедливости привожу ссылку первоисточник www.vaicartana.narod.ru/zic.html