Автоматизация. Заблуждения и домыслы

Круглов А.В., компания «Лоза»

Автоматизация - это не процесс, а состояние, ее можно начать, но невозможно закончить, только приостановить.

Обычно, затевая автоматизацию учета, руководитель предприятия преследует довольно прагматические цели. Часто выгоду от внедрения автоматизированной системы связывают с сокращением штата бухгалтерии. Итак, заблуждение первое: «внедрение системы учета даст возможность уволить половину бухгалтеров». Это заблуждение я бы поставил на первое место по распространенности. Страх перед сокращением часто становится главным мотивом саботажа работ по автоматизации персоналом предприятия. В действительности все обстоит несколько иначе. Как правило, с внедрением автоматизированной системы работы персоналу бухгалтерии только прибавляется. Это связано с тем, что автоматизированные системы учета — это, прежде всего, инструмент для обработки информации. С внедрением такой системы появляется возможность обрабатывать значительно больше этой самой информации, чем это было раньше. Однако информация в системе не появляется ниоткуда (уже рука потянулась написать: и не исчезает в никуда, но это не так). В систему она попадает не без помощи людей. Следовательно, если раньше для ведения бухгалтерского учета использовалась одноуровневая аналитика, а с внедрением системы таких уровней стало три, тогда для занесения этой самой информации понадобиться примерно в три раза больше усилий. Да, использование системы позволяет уйти от дублирования информации, т.е. избегать повторного ввода одних и тех же данных, но это совсем не означает, что при увеличении объема информации ее не надо будет в систему вводить. И делают это, как правило, операторы. Отсюда, кстати, следует заблуждение второе: «с внедрением системы работы станет меньше». Нет, не меньше, более того, первое время тяжелее работать станет всем, а потом (да и то, в лучшем случае) выгоды от использования системы получат только некоторые. К некоторым почти всегда относится руководство, которое будет получать более точную и оперативную информацию, и почти никогда не относятся операторы, которым придется привыкать к новым правилам ввода информации (может быть не худшим, но другим, что раздражает неимоверно), а потом еще и обрабатывать большие, чем раньше, объемы информации.

Желание операторов вернуться к старой системе может приводить к саботажу новой системы и, в исключительных случаях, к диверсиям против нее. Мягкие методы противодействия саботажу не всегда дают эффект и иногда приходится идти на полную замену операторского персонала. Вот это уже не домысел.

Кстати, к вопросу об экономии. Вспоминается один случай из истории автоматизации одной из американских компаний (возможно, эта история вымышлена). Рассказывают, что при внедрении автоматизированной системы одним из критериев эффективности ее использования было принято количество сэкономленной бумаги. Руководство компании возлагало большие надежды на то, что пополнит бюджет за счет этой статьи расходов. Каково же было их разочарование, когда выяснилось, что с окончанием внедрения системы количество потребляемой бумаги в компании не только не уменьшилось, но, напротив, достаточно существенно возросло. А объяснение этому факту достаточно прозаичное. Система дала возможность получать много новой информации, которая в виде новых отчетов, графиков, сводок, всевозможных справок печаталась на бумаге.

Но мы отвлеклись. Следующая группа заблуждений обычно возникает на этапе принятия решения о способах автоматизации. Некоторые, опираясь на мнение о том, что, мол, у нас все стандартное, ищут готовое решение, другие, руководствуясь утверждением, что наше предприятие уникальное, пытаются найти разработчика заказной системы. Не берусь обсуждать, жизнеспособность этих подходов, но считаю необходимым поделиться мнением исходя из своего личного опыта относительно тезисов, лежащих в основе выбора того или иного способа. Я считаю и тот и другой тезисы («мое предприятие уникальное», «у нас все стандартно») — заблуждением. На самом деле, все зависит от точки зрения. С разных позиций одно и то же предприятие может быть как уникальным, так и стандартным. Опыт показывает, что для двух одинаковых предприятий приходится предлагать совершенно разные решения. Это зависит от целого ряда факторов. Прежде всего, от целей автоматизации. К сожалению, искусство управления предприятием по-прежнему остается искусством. И каждый руководитель использует для своей деятельности различные методы, различную информацию. Поэтому, структура информации, а, следовательно, и информационные системы, обеспечивающие сбор, обработку и представление этой информации могут отличаться друг от друга и довольно значительно.

Поэтому, могу смело утверждать, что нет двух одинаковых предприятий, как и нет предприятий уникальных (естественно с точки зрения проблем автоматизации). В подтверждение этих слов, попробуйте вспомнить, а не было ли у Вас ситуации, когда со сменой директора начинались работы по внедрению новой автоматизированной системы, несмотря на то, что существующая программа вроде бы устраивала всех. Просто изменилась точка зрения. По этим же причинам не может быть готовых (в буквальном понимании этого слова) решений, как и нет необходимости каждый раз изобретать велосипед, разрабатывая программу с нуля. Истина, как обычно, посредине.

При принятии решения о путях автоматизации важную часть занимает выяснение возможных затрат на это благородное дело. Как раз в этой области также сложилось достаточно много заблуждений. Кстати, сразу вспоминается шуточная анкета одной внедренческой фирмы, в которой предлагалось следующее: «…быстро, качественно, дешево (подчеркнуть одно из предложенных слов) выполним работы по автоматизации…». Так вот о деньгах. Часто бытует мнение: «Мы купили/для нас разработали (не нужное зачеркнуть) программу за большие деньги, теперь затраты будут минимальны, пора пожинать плоды». Увы, это очень распространенное заблуждение. Информационная система это не только и не столько программа, компьютеры, сколько люди, способные наполнить базу данных конкретной информацией. И если необходимую информацию просто неоткуда взять, то возможна ситуация, когда ни одним из тысячи и одного метода, заложенного в программу, невозможно будет воспользоваться. Поэтому с приобретением программы все только начинается и, порой, затраты на то, чтобы заставить эту программу работать многократно могут превышать собственно ее стоимость. В связи с этим часто перед руководителем предприятия возникает поистине гамлетовский вопрос: привлекать ли консультантов (внедренцев), со стороны, замечу, за немалые деньги, или можно обойтись своими силами. Соглашусь, что принять решение по этому вопросу действительно трудно. Несмотря на то, что внешние консультанты имеют несоизмеримо больший опыт по этой части, распространено заблуждение, что «мы сами знаем, что нам нужно», да и денег жалко. К сожалению, то, что это заблуждение, меня убедили известные мне факты, когда в результате предпринимаются заведомо бесплодные попытки найти или создать программу, которая все делает сама или которая научит жить. С другой стороны, существует еще одно довольно распространенное заблуждение, что «раз мы — уникальное предприятие, поэтому никто не понимает наших проблем», поэтому, мол, привлечение внешних консультантов — пустая трата времени и денег. К сожалению, этот миф периодически подпитывается некоторыми не очень профессиональными консультантами и разработчиками. Вообще, взаимоотношения заказчика и разработчика стали неиссякаемым источником для фольклора. Как не вспомнить очень «бородатый» анекдот на эту тему: «По заказу Аэрофлота в одном очень закрытом НИИ закончена разработка новой модели Карлсона, который живет на крыше, он, правда, почему-то не умеет летать, зато варенья ест в четыре раза больше предыдущей версии…».

Вопрос, привлекать ли внешних специалистов по автоматизации или обходиться своими силами, всегда сопровождался и сопровождается массой домыслов и заблуждений. Например, «автоматизация — на самом деле это не просто, а очень просто. Выбор программы для ведения учета не сложнее покупки телевизора». Такие заблуждения рождаются благодаря усилиям некоторых «автоматизаторов», распространяющих свое мнение через многочисленные печатные издания и интернет. Это один из методов конкурентной борьбы, но при этом вводятся в заблуждение потенциальные заказчики. Почему-то мало кому придет в голову самостоятельно изготавливать бензин для своего автомобиля, но в отношении разработки автоматизированной системы для своего предприятия почему-то такой подход считается рациональным. Еще один домысел, который подвигает руководителя пытаться решить проблему автоматизации кустарными «домашними» средствами, звучит следующим образом: «все программисты и IT-специалисты — жулики, поэтому надо разбираться во всем самому и уличить их в некомпетентности». Без комментариев…

Однако, рано или поздно, но система все же появляется на рабочих местах горячо любимого персонала, наступает этап ввода ее в действие. И тут создается самая благоприятная почва для рождения мифов, легенд, заблуждений и домыслов. Жалобы пользователей, еще не научившихся как следует работать с новой системой сливаются в многоголосый хор: «… пропадают цифры…на коленке вести учет проще и быстрее… слишком много лишних телодвижений при вводе первички…для работы с программой нужно быть программистом…я никогда не научусь с этим работать…работа с программой требует слишком много времени…» и т.д. и т.п. Основной аргумент в пользу того, что система плохая и с ней невозможно работать — «мне так неудобно это делать, я привыкла это делать иначе». После таких слов я обычно сразу вспоминаю то время, когда моя младшая дочь пошла в детский сад, их там стали учить правильно держать ложку. Вот, возвращаясь домой, она в точности говорила то же самое. Что и говорить, этап ввода системы в действие является самым трудным во всех отношениях, тем не менее, если все трудности преодолены, наступает время пожинать с таким трудом выращенные плоды. И это сладкое время рождает очередные заблуждения. Систему надо сопровождать. Это факт. А вот то, что это тоже стоит денег, и иногда существенных, для многих руководителей таковым не является. «Как же так, мы столько потратили на автоматизацию, а теперь необходимо еще тратиться на сопровождение!?» — обычно восклицают они. Увы, как сказал классик «…а удовольствия должны быть дорогими…». Странно, но никто не удивляется, что в хорошую автомашину нужно периодически заливать хороший бензин, иначе она просто ехать перестанет. А вот в отношении автоматизированной системы почему-то сложилось иное мнение. «Все фирмы, специалисты, занимающиеся обслуживанием и сопровождением программ — нахлебники, которые только и заинтересованы в том, чтобы посадить клиента «на иглу» и тянуть, тянуть, тянуть деньги с бедных, несчастных пользователей». Что тут скажешь? Ничего, лучше промолчать…

Вообще, автоматизация это большая работа прежде всего руководителя предприятия. Только благодаря его «божественной» воле все приходит в движение. Только благодаря его неусыпному вниманию проект будет дышать и двигаться. Если Вы руководитель, и если Вы снова ночуете дома и Вам удалось увидеть своих детей не спящими, значит автоматизация идет успешно.