Внедрение современных информационных технологий управления деятельностью компании сегодня не дань моде, а назревшая необходимость. Преимущества предприятия перед конкурентами во многом зависят от способности быстро и четко принимать решения. Этому может поспособствовать использование систем автоматизации управления предприятием. Одной из таких являются ERP-системы
.Владимир КАЛОХИН, Эксперт Службы технической поддержки клиентов компании «Фронтстеп СНГ»
Бухгалтерия по-новому
В основе ERP-системы лежит принцип создания единого хранилища данных, содержащего всю корпоративную бизнес-информацию и обеспечивающего одновременный доступ к ней необходимого числа сотрудников предприятия, наделенных соответствующими правами и полномочиями. Бухгалтерии такой программный продукт может быть полезен для учета расчетов с поставщиками и клиентами, а также для всей текущей работы на предприятии. В ней можно вести реестр заказов клиентов или поставщиков, реестр оплаченных или неоплаченных фактур, устанавливать правила расчетов с конкретными контрагентами (скидки, способы поставок, способы оплат и т. п.). Однако эта информация больше предназначена для других служб, таких как снабжение, сбыт и логистика. Чтобы вести полноценную бухгалтерию в системе, ее необходимо интегрировать с автоматизированными системами бухгалтерского учета.
Интеграция происходит на уровне потоков данных, то есть определяются правила, по которым информация из ERP-системы будет передаваться в бухгалтерскую и обратно. Что касается организации обмена данными между программами, то он в значительной степени определяется конкретными наборами финансовых и учетных функций, выполняемых в каждой из систем. На практике это означает, что вся информация, введенная в одной программе, будет идентична и доступна для другой в пределах компетенций каждой из систем. То есть, например, ввод данных о новом клиенте менеджером отдела продаж в системе ERP не влечет за собой ввода той же самой информации бухгалтером в свою систему. Информация при правильной настройке взаимодействия между программами попадает в бухгалтерскую систему автоматически. И наоборот, ввод бухгалтером информации об оплате клиентом заказа автоматически передается в отдел сбыта и на склад как инициализация процесса подготовки к отгрузке. Далее, при отгрузке, данные поступают опять в бухгалтерскую систему для формирования проводок, связанных с расходом материалов и учетом остатков. То же самое происходит и при возврате продукции. На склад возвращается товар, информация о нем передается в бухгалтерскую программу в разрезе учета запасов и в отдел сбыта, где формируется авуар, который выставляется к оплате в бухгалтерию.
Оперативная работа
В бумажном варианте, да еще и при том, что везде нужно вводить свою информацию, это может занять очень много времени. То же происходит и со всеми другими документами (имеющими отношение к финансово-учетной категории), которые формируются сотрудниками соответствующих департаментов и служб предприятия в целом. Бухгалтеру остается только подтверждать сформированные документы и выполнять с ними определенный набор действий, не имеющий отношения к остальным процессам. Тут следует отметить, что помимо поступающей в автоматическом режиме информации непосредственно в бухгалтерскую систему в саму бухгалтерию представители других структур приносят стопки бумажных документов. Именно с этими документами бухгалтеру приходится сверять информацию, полученную на компьютере. Но в любом случае сверка документов и их подтверждение для обработки в бухгалтерской системе требует гораздо меньше времени, нежели ввод тех же документов в свою систему, а в некоторых случаях еще и ручное формирование проводок. Интеграция функционалов систем исключает неоправданное дублирование действий по вводу информации сотрудниками разных подразделений.
Стоит отметить и тот факт, что помимо непосредственной передачи информации о произведенных трансакциях из ERP-системы в бухгалтерскую в большинство ERP-систем поступают данные, полностью отражающие произведенную хозяйственную операцию, а именно, количество, цена, стоимость, бухгалтерская проводка. Например, на предприятии, производящем чайники с крышками, от клиента принят заказ на 1000 чайников. При этом на производство всех чайников требуется 10 дней, а на производство всех крышек – пять. В идеальном варианте при запуске производства технологи должны запустить производство крышек на шестой день после начала производства чайников, чтобы успеть к окончанию производства и не загружать зря мощности, а следовательно, не тратить лишние деньги. Но, положим, технологи не знакомы с концепцией планирования ресурсов и запустили производство крышек одновременно с производством чайников. То есть через пять дней все крышки готовы, а чайников нет. Система ERP переведет крышки в незавершенное производство и сформирует соответствующие проводки, которые передадутся в бухгалтерскую систему автоматом. На десятый день крышки из незавершенки будут списаны и вместе с чайниками будут отгружены клиенту, что так же отразится в бухгалтерской системе в виде денег и проводок.
Помимо удобств, описанных выше, ERP-система обладает массой других качеств, облегчающих бухгалтеру жизнь. Это относится и к расчету себестоимости продукции, и к списанию брака, и к учету накладных расходов и даже в некоторых случаях к расчету с персоналом. Вся эта информация поступает в бухгалтерию в автоматическом режиме, но только при условии грамотной интеграции бухгалтерской и управленческой систем. Однако стоит отметить, что внедрение ERP-системы на предприятиях требует тщательного анализа и, как следствие, корректировки всех без исключения процессов от снабжения и логистики до представления отчетов контролирующим государственным органам. Этот процесс занимает до двух лет. Правда, бухгалтер сразу сможет ощутить прелести оперативной работы.
На заметку
Есть некоторый набор функций и организационных принципов, которые можно считать базовыми для всех систем ERP. Они включают в себя: – информацию об изделиях – описание материалов, комплектующих, сборочных единиц и т. п., необходимую для планирования и управления операциями; – функции планирования – формирование основного производственного плана, планирование деятельности производства и снабжения; – функции управления операциями – управление запасами, закупками и оперативное управления производством; – функции обслуживания клиентов – обработка заказов и управление продажами; – функции управления финансами и учет.
Финансовые и учетные функции включают в себя такие аспекты, как ведение бухгалтерии кредиторов и дебиторов, Главной книги, расчетов с персоналом и некоторые другие.
Начать дискуссию