Компании, которые планируют или уже ведут учет по МСФО, приходят к пониманию того, что оперативную и достоверную отчетность можно получить, только внедряя в компании современные информационные технологии. Для этого нужно определить необходимую степень детализации отчетности компании и в зависимости от этого выбрать способ автоматизации составления отчетности по МСФО и соответствующий программный продукт. А знание возможных рисков при автоматизации позволит снизить их в дальнейшем.
Андрей Петров, руководитель проектов компании GMCS (Москва)
Журнал " МСФО:практика применения" 1 (январь) 2006
Требования к программному продукту и выбор системы
Важнейшим фактором при выборе информационной системы является ее функциональность. Под функциональностью понимается способность автоматизированной системы выполнять набор функций, которые определены в ее технических характеристиках и удовлетворяют потребностям пользователей. Все учетные системы предъявляют повышенные требования к функциональности, поскольку бухгалтерский учет довольно сложный процесс и оперирует большим количеством данных. Если пользователю необходимо получить отчетность по МСФО, то требования к функциональности учетной системы повышаются.
Системы автоматизации финансового учета, представленные на отечественном рынке, условно можно разделить на три группы: многофункциональные ERP-системы зарубежных поставщиков, системы для средних предприятий зарубежных поставщиков и отечественные программные решения для средних и малых предприятий.
Многофункциональные ERP-системы зарубежных поставщиков (SAP, Oracle, Microsoft, SSA GLOBAL (Baan) и другие), ориентированные на крупные компании, и системы для средних предприятий иностранных производителей (Platinum, SunSystems, Scala, Exact Globe, Navision и другие), как правило, имеют хорошо развитый блок функциональности для автоматизации учета по МСФО и предоставляют широкие возможности пользователям. Основная масса клиентов, использующих системы для малых и средних предприятий отечественных поставщиков («1С», «Парус», «Инфин», «Инфо-бухгалтер» и другие), - это российские компании, в задачи которых входит обязательное ведение учета по национальным стандартам и налогового учета.
Блок функциональности по автоматизации учета по МСФО развит слабо и обычно не входит в стандартную комплектацию систем. В свете планируемого перехода большинства российских компаний на обязательное ведение учета по МСФО ситуация постепенно меняется к лучшему, разработчики учитывают потребности клиентов в новых версиях своих продуктов.
Лучший показатель того, что система пригодна для целей автоматизации учета по МСФО в условиях России, — успешные проекты, реализованные именно в нашей стране. Процесс выбора программного обеспечения лучше всего организовать как отдельный мини-проект. Нужно оценить, насколько формализованы бизнес-задачи, стоящие перед компанией, и составить перечень требований к будущей системе автоматизации, которые позволят достичь поставленных целей.
Требования к программному обеспечению формируются в основном под влиянием двух групп факторов: используемый способ ведения учета по МСФО и особенности бизнеса и структуры компании. Особенности бизнеса и структуры компании предъявляют общие требования к системе независимо от того, по каким стандартам в ней ведется учет. Поэтому далее подробно будут рассмотрены только способы ведения учета по МСФО в информационной системе и требования к программному продукту, позволяющие данные способы реализовать.
Способы ведения учета по МСФО
Можно выделить три способа ведения учета по МСФО в информационной системе: параллельный учет, трансляция данных, трансформация данных.
При параллельном учете отражение всех хозяйственных операций осуществляется одновременно в двух базах данных: по российским стандартам и по МСФО. Такой способ обычно является самым дорогостоящим и применяется российскими компаниями крайне редко.
Трансляция данных — организация учета по МСФО осуществляется в отдельной базе данных. Учет хозяйственных операций выполняется в одной базе данных по национальным стандартам (база-источник), затем каждая операция переносится (транслируется) в базу по МСФО (база-приемник). Различают следующие типы трансляции в зависимости от валют, используемых в базе по национальным стандартам и МСФО:
- «один к одному». Этот тип трансляции предназначен для передачи информации между базами данных при условии идентичности используемых валют (если национальная валюта и операционная совпадают);
- исторический, когда трансляция операций производится по курсу на дату совершения операции;
- средневзвешенный, когда применяется средняя величина курса за период;
- текущий — трансляция производится по курсу на дату ее осуществления;
- оригинальный (исторический). Этот тип трансляции позволяет перекладывать суммы хозяйственных операций по курсу, который был указан непосредственно в самой операции (например, в счете на оплату);
- задаваемый пользователем. Позволяет пользователю вручную назначить курс трансляции по счетам.
Трансформация — формирование отчетности по МСФО на основании данных учета по национальным стандартам с использованием пересчета показателей отчетности. Данный метод является неточным и имеет большую погрешность данных. Он не предъявляет каких-либо специфических требований к программному обеспечению (в большинстве компаний трансформация осуществляется вручную с помощью MS Excel).
Елена Кузнецова, руководитель группы МСФО ООО «Северные Ветры Дистрибьюшн» (группа компаний «Пивоварни Ивана Таранова»)
Трансформация значительно дешевле, поскольку не требует внедрения специальной системы учета и производится обычно один раз в год (на отчетную дату). Но у нее есть ряд существенных недостатков:- бухгалтерскую отчетность на момент начала трансформации необходимо иметь намного раньше, чем того требует российский учет, что прибавляет работы бухгалтерии;
- отсутствует возможность получения информации за промежуточный период;
- применяется большое количество различных допущений и оценочных суждений, что значительно снижает точность данных.
Если компания заинтересована в быстром получении информации, а также хочет получать данные в промежуточные периоды, то метод трансформации ей вряд ли подойдет. Лучше выбрать метод параллельного учета, при котором учет по стандартам МСФО ведется независимо от учета по российским стандартам. Но у этого метода также есть ряд недостатков:
- высокая стоимость, которая вызвана необходимостью внедрения учета по стандартам МСФО с созданием плана счетов, описанием типовых проводок и т. д.;
- большое количество сотрудников, ведущих первичный учет, поскольку в компании фактически будет работать две бухгалтерии.
Филипп Коньшин, директор управления поддержки пользователей ДИТ ООО «ХК «Росгосстрах»
Любой параллельный учет влечет за собой дополнительные затраты. Не все компании могут позволить себе резко увеличить расходы на ведение учета и его автоматизацию. Использование параллельного учета, с моей точки зрения, имеет смысл только в момент перехода с РСБУ на МСФО.Требования к программному обеспечению
Мультивалютность - это способность программы отражать каждую операцию в трех типах валют: валюте операции (валюте, в которой осуществлялась данная хозяйственная операция); национальной (первичной) валюте (в которой компания ведет учет в стране местонахождения компании, например для России — это рубли) и операционной (вторичной) валюте (по которой осуществляется учет хозяйственных операций внутри компании). При занесении операций в систему и их отражении по счетам бухгалтерского учета производится автоматический пересчет в национальную и операционную валюты согласно введенным ранее курсам пересчета.
Учет неденежных активов по историческому курсу. Для мультивалютного программного обеспечения важно иметь механизмы ведения учета по историческому курсу в операционной валюте для различных объектов учета (основные средства, нематериальные активы, склад, РБП, капитальные вложения и другие). Это позволяет вести учет по курсу на дату валюты покупки, без погрешностей в учете.
Переоценка текущих активов (пассивов). Данная возможность необходима при переоценке в операционной валюте текущих активов (пассивов) (поставщики, клиенты, денежные средства и т. д.) по курсу на дату формирования отчетности. К основным требованиям к системе по переоценке можно отнести:
- возможность выбора режима переоценки: по каждой открытой операции (по которой разрешено редактирование проводки; после процедуры закрытия операции внести изменения или исправление в данную проводку нельзя, а можно сделать только корректирующую проводку), по бухгалтерским субсчетам и финансовым аналитикам, по контрагентам;
- возможность автоматического повторения проводок по переоценке в следующем периоде.
Расшифровка трансляционных прибылей и убытков. Эта опция очень полезна в случае применения трансляции данных. В процессе трансляции суммы операций учета компании пересчитываются согласно принятому типу трансляции. В результате образуется погрешность пересчета (трансляционные прибыли или убытки), то есть расхождения в учете, которые необходимо отделять от обычных прибылей и убытков в результате деятельности компании. Расшифровкой трансляционных прибылей и убытков всегда интересуются аудиторы при проверке отчетности по МСФО.
Генератор финансовой отчетности позволяет настраивать различные формы отчетности по желанию пользователя системы.
Мультиязычный интерфейс дает возможность работать с программой и использовать интерфейс одновременно на нескольких языках. Это может быть особенно полезно, если компания имеет в составе дочерние подразделения или управляющую организацию за рубежом либо если в компании работают иностранные специалисты. У этой фунции также есть отрицательная сторона - все названия элементов системы (счетов, журналов, аналитики) необходимо вводить на двух (или нескольких языках), что увеличивает трудозатраты в момент настройки системы.
Подготовительные мероприятия перед началом работ по автоматизации учета по МСФО
Подготовительные мероприятия по автоматизации учета по МСФО начинаются с построения методологии, которая включает:
- анализ отличий МСФО от национальных стандартов с учетом специфики деятельности компании. Эта процедура нужна для оценки фронта работ в конкретной компании, занимающейся тем или иным бизнесом в условиях определенной экономической среды. Как правило, поставщики программных решений имеют наработки для разных отраслей производства, которые необходимо проверить на соответствие национальным и международным стандартам;
- разработку порядка учета хозяйственных операций по МСФО. Для этого нужно выделить операции под параллельный учет, трансляцию или трансформацию. Данная процедура подразумевает формирование регламента переноса данных из российского учета в МСФО, разработку структуры первичных документов, назначение ответственных за ввод и контроль операций, проверку результатов операций;
- разработку плана счетов по МСФО. План счетов настраивается в зависимости от индивидуальных особенностей компании и предполагаемых пользователей финансовой отчетности, необходимой степени прозрачности;
- разработку финансовой аналитики с учетом организационного деления компании и контрагентов, с которыми компания работает.
Как правило, переход на МСФО требует изменения существующих бизнес-процессов, а следовательно, установленной в компании системы документооборота, поскольку увеличивается аналитическая нагрузка на первичные документы, появляются дополнительные звенья в цепочке движения-утверждения документов.
Необходимо сформировать в компании определенную учетную дисциплину: определить сроки подготовки первичных документов в бумажном и электронном виде, четко распределить обязанности и установить субординацию в части отражения хозяйственных операций в системе. Чтобы снизить трудозатраты финансового отдела, необходимо делегировать часть полномочий в другие службы и наладить своевременный доступ всех заинтересованных пользователей к первичным данным в системе. Это позволит избежать двойного документооборота.
Возможные риски при автоматизации отчетности
Основные риски при автоматизации МСФО лежат в области человеческих ресурсов. Большая нагрузка падает на бухгалтерию, и успех проекта зависит от способности ее сотрудников оперативно перестроить свою работу с учетом новых требований. Помимо того что сотрудники бухгалтерии получают дополнительную работу (на практике часто дополнительный учетный персонал нанимается, только когда система учета по МСФО уже настроена и работает), они могут не обладать достаточным количеством знаний для участия в процессе автоматизации по МСФО.
Для минимизации этого риска необходимо:
- провести тренинги - методологические и функциональные по работе в системе (объяснить цели и задачи перехода предприятия на МСФО и его автоматизации, обучить учету по МСФО, а также разъяснить технические моменты — как выполнить в программе ту или иную операцию);
- разработать (изменить) должностные регламенты и инструкции пользователя для работы в системе;
- нанять дополнительных сотрудников с опытом работы (если в компании нет собственных специалистов, способных участвовать в проекте автоматизации по МСФО, то их обучение значительно отсрочит осуществление данного проекта);
- при наличии территориально распределенной структуры организовать внутренний портал (внутрикорпоративный сетевой ресурс, доступный всем пользователям системы), где любой сотрудник бухгалтерии и финансового департамента сможет ознакомиться с актуальной информацией, связанной с ведением учета по МСФО.
Другой существенный риск - искажение учетной информации. Причинами искажений могут быть следующие:
- неправильная настройка и/или эксплуатация системы. Часто возникают проблемы с расчетом нереализованных курсовых прибылей (убытков). Риски минимизируются с помощью четких инструкций пользователя, где будут описаны правильные настройки системы и порядок выполнения операции;
- ошибки в работе системы. Современные учетные системы - технологически сложный продукт, и ошибки в них частое явление. Зачастую об ошибках становится известно в момент формирования отчетности, когда производится выверка и все операции уже обработаны в системе. Застраховаться на 100% от этого риска невозможно. Для его минимизации необходимо внимательно отнестись к заключению договора на техническое сопровождение с поставщиком программного продукта, где будут четко прописаны сроки (вплоть до количества часов) для исправления критических ошибок;
- отсутствие необходимой функциональности в системе. Если система не может поддерживать какие-либо учетные алгоритмы, то приходится делать дополнительные расчеты за рамками системы, которые, как правило, непрозрачны и сильно подвержены влиянию человеческого фактора.
Ограничения автоматизации учета по МСФО
При выборе системы учета следует понимать, что автоматизировать все процедуры и расчеты, связанные подготовкой отчетности по МСФО, нецелесообразно, а иногда невозможно. Например, расчет уровня обесценения неденежных активов производится за рамками системы, а в системе уже отражается результат этих расчетов, то есть корректируется стоимость активов согласно новому уровню.
Для обеспечения современного уровня подготовки отчетности в каждой компании должна быть установлена собственная модификация программного обеспечения в зависимости от способа ведения учета, специфики бизнеса и юридического статуса компании и других факторов. В каждом случае должен быть найден разумный баланс между желаниями и требованиями к программному обеспечению, с одной стороны, и возможностями компании, с другой стороны.
Автоматизация учета по МСФО в компании «Бизнес Медиа Коммуникации»
Интервью с финансовым директором ООО «Бизнес Медиа Коммуникации» Виленом Новосартовым
Вилен, с чем связано решение вашей компании перейти на МСФО?
ООО «БМК» является молодой, активно развивающейся компанией с большим количеством инвестиционных проектов. Для развития бизнеса компании необходимы западные инвестиции и кредитование зарубежными банками, что гораздо выгоднее, чем привлечение отечественных финансовых ресурсов. А требованием зарубежных инвесторов является предоставление достоверной и прозрачной информации о компании, которую обеспечивает отчетность по МСФО. Другой причиной перехода на МСФО является то, что ООО «БМК» входит в холдинг «Проф-Медиа», управляющая компания которого составляет отчетность по МСФО. Для целей консолидации отчетность всех дочерних компаний холдинга также составляется в соответствии с МСФО.
По каким критериям вы выбирали систему для автоматизации МСФО?
| Справка ООО «Бизнес Медиа Коммуникации» (ООО «БМК») существует на рынке более двух лет. Основными видами деятельности компании являются подготовка и распространение периодических бизнес-изданий, а также проведение конференций. В компании работают более ста человек. Средняя выручка за девять месяцев 2005 года составила 77 млн руб. |
При переходе на новую систему учета прежде всего учитывалась возможность упрощения консолидации финансовой отчетности с существующей ERP-системой управляющей компании, в которой внедрена MS Axapta, noскольку консолидировать отчетность удобнее в одной системе. Мы также выбрали для внедрения MS Axapta.
Для автоматизации составления отчетности по МСФО есть два пути. Первый -можно внедрить полноценную ERP-систему и вести в ней учет по российским стандартам и по МСФО. Второй - можно вести учет по российским стандартам в отечественной системе, которая интегрируется с ERP-системой. Мы выбрали первый путь: внедрили MS Axapta для ведения учета по российским стандартам и по МСФО и с 1 января 2006 года отказались от ведения российского учета в программе «1С».
Павел Митрофанов, технический директор ООО «БМК»
Интеграция ERP-системы с отечественной учетной программой - процесс довольно сложный, поскольку российская система требует серьезной доработки, чтобы иметь возможность переноса данных из одной системы в другую. К тому же все процессы переноса данных автоматизировать невозможно. Из-за несовпадения учетных аналитик часть информации приходится переносить вручную, что повышает риск возникновения ошибки. Организация такого «перелива» данных оправдана для компаний с развитой филиальной сетью в удаленных регионах, потому что полноценное внедрение ERP-системы в таких компаниях затруднено из-за высокой стоимости дополнительного количества лицензий, а также расходов на оплату услуг IT-специалистов по поддержанию системы в рабочем состоянии для каждого филиала. Если же компания не имеет филиалов и располагает определенной суммой денежнах средств, то целесообразнее внедрить полноценную ERP-систему и полностью отказаться от ведения учета в отечественной программе.Расскажите, пожалуйста, подробнее о процессе внедрения автоматизации.
Проект начался в июне 2005 года и завершился в январе этого года. Автоматизация осуществлялась с привлечением консультантов из компании «Маг Консалтинг». Была создана проектная команда, в которую входили руководители проекта с нашей стороны, из управляющей компании и со стороны консультанта, а также создана рабочая группа, куда вошли финансисты и специалисты отдела IT нашей компании. Еженедельно проводились совещания проектной команды, где подводились итоги проделанной работы и составлялся план на следующую неделю.
Каким способом осуществляется составление отчетности по МСФО в учетной системе?
Составление отчетности по МСФО осуществляется путем трансляции данных. Управляющей компанией была разработана учетная политика с учетом особенностей деятельности нашей компании. На ее основе были разработаны подробные правила трансляции, которые описывали, с какого счета в российском учете на какой счет и с какой аналитикой переносятся данные в учет по МСФО.
В общей части учета, одинаковой для всех дочерних компаний, правила трансляции составлялись специалистами управляющей компании, а в части учета, которая значительно отличается от других предприятий группы, - специалистами ООО «БМК», после чего они утверждались управляющей компанией. К таким участкам относятся учет доходов и расходов компании, ее финансовых результатов, а также расчет себестоимости.
Правил трансляции насчитывается несколько сотен. Их разработка заняла около двух месяцев. В результате в системе бухгалтерия работает по российским стандартам, а после трансляции данных финансовая отчетность по МСФО получается полностью автоматически.
Мнение 1Т-специалиста Павел Митрофанов
Трансляция информации из российского учета в МСФО дает возможность не только полностью автоматизировать составление отчености по МСФО, но и находить ошибки в российском учете, если, например, при отражении хозяйственной операции в проводке введена неправильная аналитика или выбран неправильный субсчет. Это возможно потому, что правила трансляции прописаны очень четко и процесс трансляции полностью автоматизирован, что исключает влияние «человеческого фактора».Есть ли сейчас операции по составлению отчетности по МСФО, которые осуществляются вручную?
Нет, финансовая отчетность по МСФО составляется полностью автоматически. Но осуществлять контрольные операции, то есть выверять транслированные данные, приходится вручную. Ошибки, которые совершают бухгалтеры в учете по российским стандартам, при трансляции сильно искажают отчетность по МСФО. В результате финансовому менеджеру были вменены дополнительные обязанности по выверке данных в МСФО. Так как операций за отчетный период довольно много (более 30 тысяч в месяц), то это трудоемкий процесс.
В российских правилах учета и составления отчетности, а также в оценке активов и обязательств существуют отличия от МСФО. Кроме того, отчетный период по бухгалтерскому учету может не совпадать с управленческим (обычно управленческий учет требует более оперативных данных). Как удалось решить эти проблемы в одной учетной системе?
Эту возможность нам дала Axapta и ее настройка. В российский план счетов добавлены дополнительные счета - «зеркальное отражение» плана счетов по МСФО (v-счета). Все хозяйственные операции, отражаясь на счетах российского учета, одновременно отражаются на v-счетах по правилам МСФО. Это дает возможность получать оперативную информацию о деятельности компании на любую дату и в необходимой оценке по правилам МСФО, даже если период в российской отчетности еще не закрыт или правила учета не совпадают. Периодически (приблизительно один раз в неделю) данные переносятся с v-счетов в план счетов по МСФО, и осуществляется перерасчет. После этого происходит выверка данных российского учета и МСФО.
Мнение 1Т-специалиста Павел Митрофанов
MS Axapta, как и другие западные учетные системы, позволяет вести учет по одному объекту учета (водной карточке) несколькими методами и по нескольким суммам. Эта возможность системы используется как для целей МСФО, например для учета активов по историческому и по текущему курсу, так и для совмещения в одной программе двух отличных учетных систем.МСФО предполагает применение бухгалтером экспертного суждения. Если составление отчетности происходит автоматически, то применение экспертного суждения невозможно. Что Вы думаете по этому поводу?
Наша учетная политика накладывает некоторые ограничения на применение принципов МСФО. В частности, на экспертное суждение, которым приходится пренебрегать. В остальном мы постарались приблизиться к МСФО.
Какие были основные трудности при автоматизации МСФО?
Трудностей именно с автоматизацией МСФО не было. Сложности были связанны с переходом на новую систему учета. С одной стороны, в течение какого-то периода бухгалтерам пришлось вводить данные в двух учетных системах («1С» и Axapta). С другой стороны, потребовался значительный перенос данных из старой системы в новую: входящие остатки, справочники, дополнительную аналитику. Трудоемкой была выверка перенесенных данных.
Когда и за какой период будет составляться первая отчетность по МСФО ООО «БМК»?
Первая отчетность по МСФО будет составляться в апреле этого года за первый квартал. Необходимые сопоставимые данные за предыдущие периоды будут получены из российской отчетности путем трансформации.
Беседовала Екатерина Рубцова
Начать дискуссию