У вашего предприятия есть филиал или удаленный склад ?

Сегодня многие предприятия сталкиваются с необходимостью создания территориально удаленных подразделений. Это может быть склад на окраине, филиал в другом городе или представительство в столице. Каждому такому подразделению для ведения учета нужна своя база данных, причем желателен полный или частичный обмен данными с центральной базой. Как показывает практика, подобная простейшая ситуация зачастую разрешается предприятиями не просто "неудачно", а совершенно недопустимо. Мы не будем рассматривать в данной статье наглядные примеры неудачных внедрений, наоборот, последовательно рассмотрим наиболее простой и эффективный способ. Итак, ситуация: В центре города находится офис предприятия, учет ведется в типовой 1С Торговле. Род деятельности для нас значения не имеет, ну, например, мебель. Предприятие имеет территориально удаленный склад на окраине. Задача:

•  На складе необходима база данных для количественного учета материалов и комплектующих. Данные о поступлении ТМЦ поступают и загружаются автоматически из офисной БД (Базы данных).

•  Справочник "Номенклатура" в складской и офисной базах должен быть одинаковым.

•  Первичные документы (поступление ТМЦ и т.д.) вводятся в офисной базе данных. Необходима их последующая переброска в складскую БД (Базу данных). В складской БД на основании прихода вводятся документы комплектации, и расходные накладные. После их создание они переносятся в офисную БД.

Таким образом, в офисе и на складе имеется реальная картина по движению ТМЦ. Сразу возникает вопрос. Как переносить данные из базы в базу? Понятно, что не у каждого предприятия в штате имеется свой программист. Но здесь он Вам не нужен. Обе эти конфигурации одинаковы. Поэтому перенос данных можно осуществлять стандартными отчетами фирмы 1С, поставляемыми вместе с программой или с диском ИТС (Информационно-технического сопровождения). Вот небольшое рекомендуемое описание такой системы:

Основные положения:

• База данных Склад представляет собой точную копию БД Офис, территориально расположенную на удаленном складе и обменивающуюся с БД Офис документами поступления и расхода ТМЦ, а также соответствующими справочниками.
• Обмен данными производится с помощью стандартных обработок "Универсальная выгрузка данных" и "Универсальная загрузка данных" (Найти их можно в разделе Сервис / Дополнительные возможности).

Алгоритм работы:

1. В БД Офис вносятся (вручную или автоматически) документы поступления ТМЦ (материалы). В процессе ввода документов вводятся новые номенклатурные позиции.
2. По окончании рабочего дня (или по необходимости) введенные документы выгружаются в файл с помощью стандартной обработки "Универсальная выгрузка данных" через меню Сервис / Дополнительные возможности. Делается это просто. Запускается обработка, в ней выбирается период выгрузки, и галочками отмечаются документы, которые необходимо выгружать. Затем отчет автоматически формирует файл. Это удобно тем, что есть возможность выбора пользователем не только видов документов для выгрузки, но и отдельных документов каждого вида. Вся процедура занимает 1-2 минуты.
3. Файл с данными высылается на удаленный склад. По поступлении данные загружаются в БД Склад с помощью стандартной обработки "Универсальная загрузка данных" (Меню Сервис / Дополнительные возможности). Загрузка производится полностью автоматически, в процессе загрузки создаются новые номенклатурные позиции (по необходимости) с сохранением "дерева справочника" (иерархии).
4. В случае необходимости в БД Склад делается специальный документ "Комплектация". Задача документа – списать с учета комплектующие, входящие в состав реализуемого комплекта оборудования и оформить поступление данного вида оборудования на склад. Задать состав комплекта можно в Справочнике "Номенклатура" / Справочники / Комплектующие. Документы по комплектации находятся в меню Документы / Комплекты / Журнал документов по комплектации.
5. В момент отгрузки ТМЦ на удаленном складе (БД Склад) на основании документа "Комплектация" (или, если комплектации не было, то на основании) делается документ "Реализация". В качестве контрагента выбирается фирма-покупатель. Документы Реализация и комплектация выгружаются в файл по описанному выше алгоритму и затем пересылаются в БД Офис. Цены на оборудование можно не указывать, поскольку в БД Склад ведется только количественный учет.
6. В БД Офис документы Реализация и Комплектация, поступившие с удаленного склада загружаются стандартным образом. Затем документ Комплектация проводится (в данный момент списываются комплектующие, входящие в состав выбранного оборудования и ставится на учет само оборудование). В документ Реализация устанавливаются необходимые розничные цены, и документ также проводится.

Общие замечания:

• Организация работ на данном этапе предполагает наличие квалифицированного пользователя в обеих информационных базах.
• В случае таких специфических ситуаций как разукомплектация оборудования, возврат от покупателя и т.д. соответствующие документы должны передаваться из БД Офис в БД Склад для соответствия количественного учета в обеих конфигурациях. Обмен данными производится по описанному выше алгоритму.
• Переноситься могут любые документы, содержащиеся в базах.

Оба используемых отчета просты, причем загрузка данных вообще не требует каких либо действий от пользователя кроме выбора файла. Имеет смысл платить за написание специализированных систем переноса, которые при малейшем изменении конфигурации потребуют перенастройки программистом? В описанном алгоритме одно ключевое условие – базы должны быть одинаковы, поэтому если Вы вносите изменения в конфигуратор в офисной БД, то необходимо внести их и в складскую БД. В общем, и целом этот алгоритм достаточно прост и не требует навыков программирования.

Колясников Сергей Анатольевич
ООО ВК "Урал-Софт"
http://ural-soft.ru