Подготовка годовой бухгалтерской отчетности в программах системы «1С:Предприятие7.7»

Материал предоставлен: Компания «Сервистренд»

В соответствии с пунктом 2 Указаний об объеме форм бухгалтерской отчетности, утвержденных приказом Минфина РФ от 13 января 2000г № 4н , бухгалтерская отчетность включает:

• • Бухгалтерский баланс - форма №1;
• • Отчет о прибылях и убытках - форма №2.

В состав годовой бухгалтерской отчетности дополнительно включаются:

• • Отчет об изменении капитала - форма №3;
• • Отчет о движении денежных средств - форма №4;
• • Приложение к бухгалтерскому балансу - форма №5;
• • пояснительная записка;
• • аудиторское заключение, подтверждающее достоверность бухгалтерской отчетности организации, если, в соответствии с федеральными законами, организация подлежит обязательному аудиту.

Некоммерческим организациям рекомендуется включать в состав годовой отчетности Отчет о целевом использовании полученных средств (форма №6).

Общие рекомендации по составлению изложены в Указаниях о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности, утвержденных приказом Минфина РФ от 13 января 2000г №4н.

Организациям предоставлена альтернатива: либо применять образцы форм, либо разрабатывать формы самостоятельно на основе образцов.

Применительно к Бухгалтерскому балансу, в самостоятельно разработанной форме должны быть сохранены коды итоговых строк и коды строк итоговых разделов и групп статей образца формы.

Годовая бухгалтерская отчетность должна быть сформирована не позднее 90 дней по окончании отчетного года (если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации), но может быть представлена не ранее 60 дней по окончании года.

Перед составлением годовой отчетности имеет смысл проверить правильность ведения бухгалтерского учета. Для этих целей в типовых конфигурациях «1С:Предприятия 7.7», основанных на компоненте «Бухгалтерский учет» («1С:Бухгалтерия 7.7», "1С:Производство+Услуги+Бухгалтерия 7.7", «1С:Предприятие 7.7 Комплексная конфигурация»), предусмотрен отчет «Анализ состояния бухгалтерского учета».

Рисунок 1. «Отчёт «Технологический анализ бухгалтерского учёта» в «1С:Предприятии 7.7»

Отчет предназначен для:

- анализа плана счетов в части состава счетов (субсчетов) и структуры аналитического учета с целью выявления возможных ошибок формирования отчетности;

- выявления технических бухгалтерских ошибок.

Выполняется он автоматически и выдает сведения о наличии ошибок и комментарии. Практика показывает, что отчет заметно облегчает сведение баланса, поиск и исправление ошибок.

Наиболее часто ошибки встречаются по разделу «Результаты анализа бухгалтерских итогов». В основном, это отрицательные остатки по счетам 50, 51, 60, непересчитанные валютные суммы, расхождения в аналитике счетов. Для счета, по которому обнаружены ошибки, можно вызвать отчет по проводкам, ведомость, карточку и анализ счета.

Основная форма промежуточной и годовой отчетности – Бухгалтерский баланс (форма №1).

В первой графе баланса приводится наименование разделов и статей баланса, во второй - код строки, в третьей и четвертой показываются данные на начало года (или данные вступительного баланса в случае реорганизации) и данные на конец отчетного периода (месяц, квартал, год).

Рисунок 2. «Отчёт «Бухгалтерский баланс» в «1С:Предприятии 7.7»

Для организации, действующей более одного отчетного года, данные по графе 3 должны соответствовать данным графы 4 бухгалтерского баланса годового отчета за предыдущий год с учетом произведенной реорганизации, а также изменений в оценке показателей бухгалтерской отчетности, связанных с применением «Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации» и Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика предприятия" (ПБУ 1/98).

В программах системы «1С:Предприятие» предусмотрена автоматическая форма баланса. Как и все остальные формы годовой отчетности, она находится в меню «Отчеты» - «Регламентированные».

Рисунок 3. «Регламентированные отчеты в «1С:Предприятии 7.7»

Форма №1 предназначена для ввода, хранения и печати отчета «Бухгалтерский баланс». Окно формы состоит из двух частей. Верхняя часть окна используется для управления формированием баланса. В нижней части расположен бланк отчета - таблица, в которую вводится необходимая информация, и которая выводится на печать.

Таблица содержит ячейки желтого и зеленого цвета.

Ячейки, окрашенные желтым цветом, предназначены для ввода и редактирования данных вручную. Ячейки, выделенные зеленым цветом, вычисляются на основе данных в ячейках желтого цвета и не редактируются вручную. Это, как правило, суммирующие строки или столбцы бланка.

При первом открытии отчета «Бухгалтерский баланс» сведения об организации извлекаются из информационной базы и автоматически заполняют титульный лист баланса. Те сведения, которые не хранятся в информационной базе, нужно ввести самостоятельно в соответствующие желтые ячейки. Если в конфигурации предусмотрена возможность ведения учета по нескольким фирмам, то при открытии отчета в реквизит "Фирма" автоматически подставляется та фирма, которая была выбрана при последнем закрытии баланса, и в отчет заносятся сведения о ней.

В верхней части окна находятся кнопки управления составлением отчета.

"Сохранить" - при ее нажатии запоминается содержимое ячеек формы отчета. Для того чтобы сохранить текущую форму отчета, необходимо нажать на кнопку "Сохранить". Форма сохраняется для текущих значений реквизитов "За период" ("Сдача отчета:<...> за <...>" , "Сдача отчета за"). Для конкретных значений реквизитов, перечисленных выше, можно сохранить только один вариант отчета. Для того чтобы восстановить ранее сохраненную форму, необходимо нажать на кнопку "Восстановить". При ее нажатии из выпадающего меню можно выбрать для восстановления один из сохраненных отчетов. В выпадающем меню содержатся сохраненные отчеты для текущего значения реквизита "Фирма" и с разными значениями реквизита "За период" ("Сдача отчета:<...> за <...>", "Сдача отчета за").

" Очистить" - все ячейки формы, заполненные ранее, будут очищены.

"Текст" - формирование отчета в виде текстового файла.

"Заполнить" - заполнение бланка отчета на основании данных бухгалтерского учета. При этом все ячейки бланка предварительно очищаются.

"Раскрыть (F5)" - Эта кнопка становится доступной после нажатия кнопки "Заполнить". Если форма позволяет раскрыть алгоритм формирования значения для выбранной ячейки, то при нажатии этой кнопки откроется окно с его описанием. Это очень удобно, когда нужно выяснить, как сформирована та или иная строка баланса.

"Разделять задолженность" - если установлен этот флажок, при автоматическом заполнение баланса дебиторская и кредиторская задолженность будет разделяться на долгосрочную и краткосрочную. Если флажок снят, вся задолженность будет считаться краткосрочной. Для более полного отражения информации рекомендуется разделять задолженность.

Несмотря на то, что Указаниями о порядке составления и представления бухгалтереской отчетности, установлено представление сумм в тысячах или миллионах рублей, в некоторых случаях может потребоваться иной формат представления сумм. Для управления форматом служат реквизиты «Ед. изм» и «Точность».

"Един. изм." - задает способ представления сумм, используемых в форме. Возможны варианты вывода: в рублях, в тысячах рублей или в миллионах рублей.

Обратите внимание, что, независимо от установленной единицы измерения, вводить суммы следует в рублях с копейками. Показ введенных сумм будет выполняться в зависимости от представления, выбранного в реквизитах "Един. изм." и «Точность».

При необходимости, форму, заполненную автоматически, можно редактировать вручную.

В составе промежуточной и годовой бухгалтерской отчетности представляется «Отчет о прибылях и убытках» (форма №2).

Перед составлением отчета по форме №2 необходимо начислить все оборотные налоги и "закрыть" счета 90 "Продажи" и 91 "Прочие доходы и расходы".

Данные по статьям отчета показываются за отчетный период текущего года (графа 3) и аналогичный период прошлого года (графа 4). Если данные за аналогичный период прошлого года несопоставимы с данными за отчетный период, то они подлежат корректировке исходя из изменений учетной политики, законодательных и иных нормативных актов. Исправительные записи в бухгалтерском учете при этом не осуществляются.

Рисунок 4. «Отчёт о прибылях и убытках» в «1С:Предприятии 7.7»

Аналитика по счету 91 заполняется из справочника «Прочие доходы и расходы».

Форма отчета в 1С заполняется так же, как баланс. Однако в форме №2 есть дополнительные возможности.

Если количество строк в «Отчете о прибылях и убытках», какой-либо его части или частях не оговорено заранее, то при составлении отчета могут потребоваться дополнительные группы строк в бланке. Для таких случаев в программе реализована возможность включения в этот отчет неограниченного количества дополнительных групп строк.

Управление такими многострочными частями выполняется при помощи управляющих элементов, объединенных в группу "Дополнительные группы строк"

Реквизит "Дополнительные группы строк" показывает номер группы строк из всех входящих в отчет. При открытии отчета этот реквизит имеет значение "1 из 1".

Управление реквизитом "Дополнительные группы строк" осуществляется кнопками:

"<" и ">" - кнопки пролистывания групп строк;

"Добавить" - добавить в отчет дополнительную группу строк;

"Удалить" - удалить текущую группу строк.

На форме отчета не видны все группы строк. Чтобы их просмотреть, необходимо пользоваться кнопками "<" и ">".

Если в отчете присутствуют несколько частей, где количество строк не оговорено заранее и в каждой из них введены дополнительные группы строк, то кнопки "<" и ">" пролистывают те группы строк, на которых находится в данный момент курсор. При заполнении бланка отчета на основании данных бухгалтерского учета с помощью кнопки "Заполнить", программа автоматически создает необходимое количество строк. (При этом будет видна только первая) группа строк. Для просмотра всех строк необходимо их пролистывать с помощью кнопок "<" и ">".

Если у групп строк (основной и дополнительных) есть итоговая строка, то она содержит значение, рассчитанное исходя из всех групп строк, а не только текущей (видимой).

Следует иметь в виду, что добавленные и незаполненные дополнительные группы строк автоматически не удаляются и остаются в отчете. Лишние группы строк необходимо удалять, чтобы они не выводились на печать.

Таким же образом, автоматически заполняются формы №3 - №5. Отчет «Целевое использование полученный средств» (форма №6) заполняется только бюджетными организациями в случае получения бюджетного финансирования, поэтому ввиду редкости использования и простоты составления автоматическое заполнение формы не предусмотрено.

Формы отчетности ежеквартально изменяются в соответствии с текущими нормативными документами, они не входят в саму конфигурацию, а являются внешними отчетами. Новые комплекты отчетов можно загрузить с диска Информационно-технологического сопровождения.

Обращаем внимание, вступил в действие Приказ Минфина РФ от 4 декабря 2002 г. N 122н "О внесении изменений в приказ Министерства финансов Российской Федерации от 13 января 2000 г. N 4н "О формах бухгалтерской отчетности организаций".