Автоматизация: от "А зачем" до "Я знаю"

"...Больше всего удивляются возможности сделать то,
что, как им говорили, сделать нельзя..."

Автоматизация учета на предприятии на платформе "1С" относится к явлениям популярным, но не популяризированным. Как происходит внедрение решения по автоматизации? Насколько быстро это происходит и как скоро окупается? Реальная сложность вопросов и кажущаяся их элементарность, масса слухов, противоположных мнений и дискуссий рождают устойчивые заблуждения. Вас давно автоматизировали. Просто вы об этом не знаете. Компьютер на работе, вывод документа на принтер, использование шаблонов, программ Excel или Word - это автоматизация в начальном варианте. Если угодно и позволяют условия, на этом этапе можно остановиться. Какие условия? Конкуренция. Необходимость наращивать темп и повышать точность работы. Сюда же относится необходимость связать множество отделов в одно информационное пространство, желание руководства, инвесторов и аналитического отдела видеть точную картину происходящих на предприятии процессов.

Синий текст: о процессе внедрения - из первых рук от программиста, который неоднократно бывал "на поле боя", в недрах предприятия, переживающего автоматизацию. Он готов отвечать на вопросы.

Программист 1АБ в ответе:
Именно он ложится грудью на разверстую... мда... поэзия в этом, определенно, есть, только не о ней речь.

Заблуждение-1. "...Крибле, крабле, бумс!..."

Автоматизация - это некая программа, купив и установив которую, вы обретаете счастье.

Действительно, большинство клиентов, звоня в отдел продаж, говорят, что хотят купить программу для автоматизации определенной сферы деятельности.

Сама по себе коробка с программой ничего не создает. Даже если вы готовы самостоятельно установить программу, доработать типовое решение до полного совпадения с вашими желаниями, разобраться с функциями программы, обучить своих сотрудников методом "научного тыка" работать с ней, вам нужно будет сделать ряд шагов:

Понять, какие именно процессы вы хотите автоматизировать, понять, подойдет ли вам готовое решение или его нужно будет дописывать, выбрать из сотен предлагаемых решений по автоматизации одно подходящее вам. Выбрать и при необходимости докупить необходимое для автоматизации оборудование. Проводить техническое обслуживание и доработку программного обеспечения в соответствии с изменениями внешних и внутренних условий работы вашего предприятия. Все это вы должны будете делать сами, если не найдете достойного специалиста.

Покупкой коробки ничего не решается: двигатель - это еще не автомобиль.

Выход:

Во-первых, выбирать программу, способ и объем автоматизации так, чтобы это было экономически целесообразно для предприятия. Сделать это лучше при помощи специалистов. Большой опыт автоматизации предприятий различного уровня и сфер деятельности, самостоятельная экспертная оценка программ по нескольким критериям, в том числе по функциональности и соотношению цены/качества позволяют нам давать квалифицированные рекомендации по выбору программного продукта, соответствующего вашим требованиям.

Во-вторых, отнестись к автоматизации как к процессу, осуществление которого без специалистов практически невозможно. Покупая автоматизацию, вы покупаете не только программу, а комплекс услуг, без которых программа не оживет и не начнет работать на вас.

Программист 1АБ в ответе:

- Легче всего работать с предприятием, на котором предварительно проведено экономическое обследование и на его основе выработаны рекомендации по автоматизации. На основе рекомендаций создается техническое задание, которое уточняется в общении с клиентом.

- Как ты работаешь с заказчиками?

- Я предлагаю несколько вариантов работы. Чаще всего выбирают самый удобный: внедрение происходит небольшими этапами. Это продуктивней потому, что можно на каждом этапе провести проверку работоспособности, показать возможности нового элемента, может быть, внести какие-то уточнения. В таком варианте я три дня работаю в своем офисе, а на четвертый - устанавливаю, проверяю, показываю готовый компонент в офисе клиента. Таких "кругов" может быть до десяти.

Заблуждение-2. "...а зачем нам кузнец? Не-е, кузнец нам не нужен..."

Жили, живем, и будем жить без вашей автоматизации.

На данный момент совсем без автоматизации могут обойтись разве что бабушки, торгующие семечками. Все остальные - делают это, в соответствии с необходимостью вести конкурентную борьбу, желанием повысить прибыль предприятия и просто из здравого смысла, подсказывающего, что жить и развиваться надо по законам настоящего времени.

Выход:

Избавиться от идей и убеждений, не приносящих предприятию прибыли, или даже наоборот, препятствующих получению прибыли...

Программист 1АБ в ответе:

- Что происходит в самом начале?

- Знакомство. Чаще всего многие не очень верят ни в автоматизацию, ни в ее возможности. Интереснее всего и продуктивнее делать то, что будет наиболее полезно заказчику, поэтому я стараюсь это выяснить еще на этапе знакомства. Самое главное, чтобы клиент улыбался.

- Зачем...?

- Люди, с которыми есть хороший контакт, с интересом вникают в работу, чаще высказывают пожелания, с ними легче уточнить техническое задание, и тогда я делаю именно то, что им нужно, не тратя время на пустое. Так мне больше нравится. Поэтому я готов потратить 10 минут на "налаживание отношений". Иногда я спрашиваю разрешения у руководства на общение с конечными пользователями - от них еще точнее можно узнать, что им требуется. Таким образом, мы вносим поправки в техническое задание, я смотрю, что можно переделать, а что нужно добавлять.

Заблуждение-3. "...А есть такой же, но без крыльев?..."

Купить надо там, где дешевле: 1С-Франчайзи много, а коробки одинаковые везде!

Самый часто задаваемый вопрос, который слышат сотрудники отдела продаж: "Сколько стоит?" Главную ценность для идущего на автоматизацию клиента составляет не программа, а те люди, которые будут производить работу, обслуживание, обновление, обучение. Вложить условную тысячу в собственное дело выгоднее, чем вложить восемь условных сотен в чужой карман. Кроме того, что качественная автоматизация позволяет повысить прибыль, она еще и серьезно поднимает рыночную стоимость предприятия. Главное не просто "воткнуть" программу, а сделать так, чтобы работа с ней приносила вам прибыль, экономию времени и средств.

Выход:

В первую очередь исходить из расчета эффективности вложений в автоматизацию, прибыльности этого шага, а уже потом оценить объемы вложений. Как говорят каскадеры: "Вам должно быть не только больно, но и выгодно".

Заблуждение-4. "Летим туда, там много вкусного!"

После автоматизации на предприятии появляется "волшебная кнопка". Приходишь, нажимаешь и ждешь, пока остынет. К обеду в окошечке получаешь заработанные деньги.

Программа автоматизации - это всего лишь инструмент, станок. Он может быть лучше или хуже, он может быть универсальным или специальным. Он может быть качественным и отлаженным, а может быть "левым" и делающим совсем не то, что вам нужно. От вашего выбора инструмента, от того, насколько он подойдет именно вашему предприятию, насколько грамотно вы используете его возможности, зависит, поставите ли вы его в пыльный угол или будете зарабатывать на нем. Без этого инструмента эффективная работа невозможна.

Выход:

Говоря просто, "волшебной кнопки" не будет, гайки крутить все равно придется, но это будет происходить значительно быстрее, сил будет отнимать меньше, а удовольствия приносить больше.

Программист 1АБ в ответе:

- Чему в твоей работе чаще всего удивляются клиенты?

- Больше всего удивляются возможности сделать то, что, как им говорили, сделать нельзя. Часто наши клиенты уже общались с франчайзи и их убедили, что переделка программы невозможна или слишком трудна, или это очень дорого. Когда я говорю, сколько приблизительно времени у меня займет решение этой задачи, и сколько это будет стоить - они чаще всего очень удивляются и с радостью идут на это. Почему этого не делают другие франчайзи? Они просто говорят - вот стандарт, по нему и надо работать. Не знаю, может быть, им это просто неинтересно?

Заблуждение-5. "И еще они называли тебя желтым земляным червяком!..."

Хуже, чем "1С", ничего нет.

Эмоциональное утверждение, исходящее от некоторых программистов, но никак не от пользователей. Сомневающиеся могут посмотреть статистику продаж и распространенности программ и платформы "1С:Предприятие". Ошибки в "1С" есть, но их процентное соотношение не больше, чем у конкурирующих программ, а исправляются эти ошибки значительно быстрее и легче.

Еще один вариант придирки - это то, что "программы 1С медленнее, чем некоторые из аналогов, написанных на других языках". Спросите у выдвигающих такие утверждения, на сколько секунд дольше, в конечном итоге, будет выполняться действие?

Выход:

Руководителю, программист которого против "1С", нужно решить, что для него важнее: количество удовольствия, получаемого программистом от работы, или эффективность и доходность работы предприятия?

Программист 1АБ в ответе:

- При расчете сложных операций у программ 1С может возникать отставание во времени по сравнению с более дорогими аналогами на несколько минут. В практической работе это или незаметно, или поддается оптимизации.

- Что самое сложное в процессе внедрения?

- Общение с пользователями. Чаще всего они уже имеют какой-то опыт работы с какой-то программой, привыкают к ней. Необходимость учиться делать что-то по-другому встречается неохотно, даже если теперь на операцию, требовавшую 10 минут их времени, нужно потратить только две...
А самое интересное - сделать то, что потом будет использоваться на все 100% и идеально подойдет под все требования и условия.

Заблуждение-6.
"Аппарат для бритья! Проблемы с формой головы только при первом бритье!!!"

Существует универсальное решение по автоматизации.

Универсальной является только база - платформа "1С:Предприятие". То, что на этой платформе будет построено, зависит от планов "архитектора". Сама же платформа отвечает всем необходимым требованиям: надежна, масштабируема, универсальна, распространена.

Различных типовых решений на платформе 1С - сотни, если не тысячи. Выбор решения и его доработка, если потребуется - одна из первых задач, которые нужно решить (см. Заблуждение-1).

Выход:

Не пытаться сделать "проще", а стараться делать надежно и выгодно, получить консультацию у пользующихся авторитетом специалистов и следовать их рекомендациям по выбору объема и способа автоматизации.

Программист 1АБ в ответе:

- Что чаще всего приходится делать?

- Достаточно часто приходится переделывать уже сделанное до нас. Потому что система или не работает, или не соответствует требованиям, или работает не так, как хотелось бы.

- Как часто к вам обращаются после завершения внедрения?

- В среднем - раз в два месяца. Наверное, за это время появляется желание автоматизировать еще какой-то процесс...
Обновления? ...автоматизацию можно провести несколькими путями. Можно сделать так, что система будет необновляема, или может обновляться даже не очень сведущим человеком. В основном меняется бухгалтерия. Поэтому иногда могут быть разделены блоки бухгалтерии и других учетов - тогда можно менять только один блок, не трогая остальные.

Заблуждение-7.
"Все, нажитое непосильным трудом: куртка замшевая, портсигар золотой..."

Автоматизированное предприятие становится прозрачным для всех, что нарушает его экономическую безопасность.

Прозрачность или закрытость, количество и содержание информации, которая предоставляется работникам, клиентам, инвесторам, налоговым органам, руководителю - может быть различной и устанавливается настройками. Никто не собирается вас раздевать на глазах у всех.

Спросите у специалистов 1АБ о возможностях предоставления информации в определенных, ограниченных вами рамках.

Владимир Масалов,
Маркетинговое агентство «Шесть Nаполеонов»

Огромная благодарность за помощь в подготовке статьи

Ткачуку Сергею, программисту отдела внедрения "1-й Архитектор Бизнеса"
Отькало Илье, руководителю отдела Внедрения "1-й Архитектор Бизнеса"
Гара Светлане, начальнику отдела продаж "1-й Архитектор Бизнеса"

Примеры внедрений на предприятиях различных отраслей:

Автоматизация представительства компании FISCHER в Москве.

Автоматизация бухгалтерии мясокомбината "Кнакерс" (ОМиКИ).

Автоматизация транспортной компании "ФПК Трансагентство".

Оптовая, розничная и комиссионная торговля. "Мфитнес".