Руководителю, который задумался о компьютерах, программах и прочих прелестях информационного века' (часть I, деликатная)
Какая главная проблема существует с той самой пресловутой автоматизацией? Пожалуй, это элементарная расплывчатость приоритетов. В том смысле, что на самом деле программа нужна далеко не тем, кто больше всех кричит о ее необходимости, а как раз наоборот, тем, кто яростнее всего сопротивляется любой попытке заставить их вводить свои данные в какую бы то ни было информационную систему.
Для начала, стоит описать три основных финансовых показателя, на основании которых руководитель может принимать решение: все ли хорошо в его организации, нужно ли куда-то вмешаться и куда именно.
Показатель первый и самый важный: деньги. Вернее сказать динамика движения денег и план будущих поступлений и перечислений. Что это дает? Во-первых, руководитель может заранее видеть, что будет происходить с деньгами в будущем, на все ли их хватит, какой риск того, что нечем будет заплатить по срочному договору, или, например, зарплату, налоги... С другой стороны, немаловажно, не будет ли слишком много свободных денег, которые еще не освоены соответствующим планом?
Показатель второй, наблюдение за которым позволяет не только довольно потирать руки от удовольствия за ритмичную работу фирмы, но и дает возможность предупреждать проблемы с непредвиденными издержками . это, конечно же материальные ценности. Важно видеть не только то, сколько их есть на фирме и на какую сумму, но и то, сколько материальных запасов необходимо для обеспечения бесперебойной работы фирмы, где ожидается дефицит, а где затоваривание и как подчиненные планируют бороться с этим.
Показатель третий тоже денежный . это структура дебиторской и кредиторской задолженности. Особенно полезно знать просроченную задолженность и задолженность, по которой подходит срок в ближайшее время. Кроме того, даже простое соотношение задолженности к стоимости запасов и количеству денег на счетах позволяет оценить насколько хорошо идут дела, а динамика этих соотношений вообще бесподобна для выяснения . укрепляется финансовая дисциплина в организации или ослабляется.
Итак, три показателя и в принципе, все три вполне может давать бухгалтер (если руководитель будет достаточно настойчив и требователен, чтобы бухгалтерия не спала между сдачей отчетности в налоговую от месяца к месяцу). Зачем же здесь информационная система и компьютеры?
Все очень просто. Дело в аналитике. Глядя на обобщенные цифры можно понять: ?ага, что то не так'. Но для того, чтобы понять что именно, нужно посмотреть из чего эти цифры сложились. Да еще неплохо бы выделить основные составляющие (наиболее значимые показатели) и всякую мелочевку, от оптимизации которой не хватит денег даже на карандаш, который был исписан при анализе этих цифр. А порой, неплохо бы еще просмотреть историю отношений с каким-либо клиентом, а то и по какому-то конкретному контракту. То есть, если информационной системы нет, или она изначальна не ориентирована на такие возможности, то для принятия решений нужно будет многократно давать поручение за поручением главному бухгалтеру (или кому-то еще, кто занимается подготовкой отчета для директора), каждый раз определяясь с вопросом, что же нужно теперь и успокаивая сотрудников, которые думают (а то и говорят): ?Как он достал, сам не знает чего хочет, то одно, то другое, сказал бы сразу, чего ему дать, а то не угадаешь, то ему нужна расшифровка, то не нужна, то он верит цифрам, то не верит...'
Таким образом, главное что нужно понять перед тем, как начинать создавать систему (или готовить требования к покупной) . определиться со структурой информации, которую вы будете ?мониторить' ежедневно и как конкретно вы будете определять, все ли идет хорошо, и если нет, то что не так и что нужно узнать, чтобы наиболее эффективно навести порядок.
Комментарии
7