1С:Покупка, 1С:Внедрение, 1С:Сопровождение

1С:Покупка, 1С:Внедрение, 1С:Сопровождение

Краткое руководство пользователя.

Прошли те благословенные времена, когда каждый прогрессивно мыслящий хозяин или главный бухгалтер считал своим долгом заказать индивидуальный проект автоматизации своей фирмы. Через полгода-год он получал с горем пополам работающий продукт, отражающий представление программиста о том, как фирма работала бы, если бы он был ее директором. Еще через некоторое время система использовалась для печати накладных и приходных ордеров, а весь учет велся традиционным образом.

Существовали, впрочем, и тогда относительно грамотно написанные программы, которые продавались сотнями и тысячами экземпляров и даже были целые фирмы, которые эти программы писали и поддерживали. Но эти продукты имели очень ограниченные возможности настройки, а потому могли относительно успешно автоматизировать только жестко регламентированный бухгалтерский учет и то только белый, что тогда было не в моде. Аналитический учет, не говоря о прочем документообороте, велся с использованием более универсального программного комплекса под названием Microsoft Office.

Наконец начали появляться программы, поддерживающие в качестве средства настройки собственный универсальный язык, но тут появилась новая проблема - процесс настройки и сопровождения системы потребовал квалификации и специфических знаний, которыми не обладали не только бухгалтеры и особо продвинутые менеджеры, но и большинство внутрифирменных эникейщиков, поэтому встал вопрос о создании широкой и, главное, квалифицированной сети специалистов. К этому моменту наиболее широкой дилерской сетью располагала фирма 1С. Поэтому закономерно, что именно ее программные продукты сейчас стали фактическим стандартом для небольших и средних фирм во всех направлениях внутрифирменного учета.

Однако наличие квалифицированных специалистов по поддержке 1С еще не гарантирует успешную работу автоматизированного комплекса. В оставшейся части статьи я попытаюсь предложить схему действий фирмы-заказчика, позволяющую получить максимальный эффект от внедрения системы 1С.

Покупка системы, выбор продавца

Поскольку статья посвящена продуктам фирмы 1С, я буду предполагать, что Вы выбрали одну из ее программ. Впрочем, я еще не сталкивался со случаями, когда небольшой или средней фирме эти программы в принципе не подходили бы.

Подходящий Вам продукт из линейки 1С Вам подскажет любой дилер. Кстати, дилеров (франчайзи в терминологии 1С) только в Москве работает больше сотни плюс несчетное количество автономных экспертов (здесь и далее эксперт скорее должность, чем уровень квалификации). Выбор фирмы/эксперта существенен, если Вы изначально предполагаете необходимость сложной настройки системы под Ваши нужды.

Программы продаются либо в коробочном варианте - Вы приезжаете на фирму и забираете коробку с программой, либо с установкой - эксперт устанавливает систему и проводит начальный ликбез. По цене эти варианты могут несколько отличаться, однако я рекомендовал бы не экономить на приезде эксперта. Дело не в сложности самой установки - она совершенно элементарна, а в том, что грамотный эксперт может уже при первой встрече немного настроить программу, рассказать некоторые тонкости работы системы в привязке именно к Вашей фирме, определить план внедрения и т.д.

Внедрение

Изначально программы 1С сконфигурированы таким образом, что основная масса фирм может их эффективно использовать в готовом виде. Если Ваша фирма относится к этой абстрактной 'основной массе', то схема внедрения на наш взгляд может быть следующей:

- Сами или с помощью эксперта, установите систему.

- Поиграйтесь с ней некоторое время, используя прилагаемую демонстрационную версию. В этот момент иногда даже бывает полезно почитать документацию.

- Если система не вызывает явного отторжения (вот этого она не делает, вот это она делает не так), то начинайте вводить реальные данные - в дальнейшем они не пропадут. Если у вас уже была какая-то автоматизированная система, то обычно наиболее обЪемные справочники проще перенести в 1С программным путем.

- Через некоторое время у Вас должно сложиться понимание того, что эта система делает неправильно или неудобно. К сожалению, многие фирмы принимают недостатки системы как неизбежное зло и пытаются подстроить свой учет под возможности системы. Характерные черты такой подстройки - появляются тетрадки, где записывается дополнительная информация, отчеты передаются в Excel, исправляются и только потом печатаются. Грамотный эксперт за один - два визита может значительно повысить эффективность использования системы. Даже если в системе все вроде бы Вас устраивает, профилактический визит эксперта может быть полезен, ибо не все ошибки видны невооруженным (знаниями и опытом) взглядом. На данном этапе квалификация специалиста имеет принципиальное значение. Если эксперт, начинавший с Вами работать, вызывает у Вас сомнения, то лучше его поменять именно сейчас.

Теперь рассмотрим случай, когда учет в фирме имеет серьезные особенности, делающие типовую конфигурацию в готовом виде малопригодной. Это производственные фирмы, некоторые магазины, рестораны и кафе и некоторые другие. Существует два способа решения этой проблемы: оригинальная доработка типовой конфигурации или покупка типового решения.

Серьезная доработка конфигурации стоит недешево и требует от нескольких недель до нескольких месяцев работы, однако, часто это оптимальный вариант. Фактически, по срокам и стоимости это компромисс между оригинальной разработкой на 'серьезном' языке и готовым решением.

Фирмы франчайзи предлагают сейчас большое количество конфигураций, которые они позиционируют как готовые решения для фирм определенного типа. Обычно фирмы стремятся большую часть удачно внедренных решений представить в виде типовых. Стоят они от нескольких десятков наших условных единиц, которые в штатах по наивности считают основной валютой. Во многих случаях это значительно дешевле, чем оригинальная разработка, да и сроки внедрения ощутимо снижаются. В отличие от типовой конфигурации, уровень разработки которой подтвержден авторитетом 1С, решения фирм франчайзи сильно различаются по качеству, а мой собственный опыт показывает, что, к сожалению, средний их уровень весьма невысок (вероятно, мне не везло). Поэтому лучше предоставить выбор типового решения эксперту, как грамотной и, в данном случае, относительно незаинтересованной инстанции.

Остальные этапы внедрения совпадают с предыдущим случаем.

Сопровождение

Минимальный срок жизни системы автоматизации - несколько лет. За это время может измениться профиль работы фирмы, у нее могут родиться и вырасти филиалы со своими особенностями учета, в конце концов, в системе накопится много лишней информации. Поэтому совершенно нормально, что через некоторое время даже удачный проект требует модернизации. Симптомы, кстати, те же, что и у недоработанного проекта: параллельный бумажный учет, выдача отчетов в Excel или принципиальная невозможность получить какие-то цифры и т.п. Как правило, такие проблемы возникают постепенно и, к тому моменту как они начинают серьезно мешать работе, пользователи с ними настолько свыкаются, что не воспринимают их как проблемы. Поэтому сотрудники нашей фирмы стараются не забывать своих старых клиентов, сообщают им о выходе новых версий программы, прочих нововведениях, а, заодно, выясняют, как работает установленная программа. Даже если Ваш эксперт этого не делает, периодически устраивайте ревизию работы системы и старайтесь не накапливать проблемы.

Вот, собственно, мы и подошли к концу нашего руководства. Перечитав написанное выше, я понял, что большинство рекомендаций в нем где-то на уровне 'мойте руки перед едой'. Но разве мы всегда моем перед едой руки?

Вадим Николаев.
Руководитель отдела программирования.