Пульт управления: места хранения и ловушки

А начала я с того, что стала сортировать списки, используя без системы и «учитываясь» модными системами планирования, тратила тьму сил.

В итоге оставаясь с таким же бардаком распиханных по всем щелям спискам, напоминалкам, ссылкам и файлам. Компьютер, телефон и полка с папками распечаток засорялись все также. Моя система не складывалась в «работающий механизм». Хвосты были постоянно в «слепой зоне». Весь этот Бардак жил какой-то своей жизнью, и я, даже очень стараясь, никак не могла этой сущностью управлять. Чужие системы на мне не работали!

Тогда я сделала для себя очень простой и очень укрупненный анализ. Он и стал моим фреймворком.

• 1-Что я собираю, что является основой для достижения (стройки) целей (материалы)?

А- это списки (матрицы) целей, задач, идей, дел

В- это информация (архивы и библиотеки): файлы, ссылки, статьи, архивы курсов, картинки и схемы, фото и т.д.

• 2- Мои пространства, в которых это все происходит?

A- Пространство РАБОТА (если работаете дома, то условно это пространство, где вы зарабатываете деньги)

B- Пространство ЛИЧНОЕ (ВНЕ РАБОТЫ). В личное пространство я включаю :

— ДОМ

— СЕМЬЯ

— ЛИЧНОЕ (Я)

• 3-Места Хранения списков и информации.

Их на самом деле не много. Но само понимание и взгляд «со стороны» именно на места хранения, вопрос «Как они туда вообще попадают и почему?». Это помогло постепенно выстроить систему планирования.

Все началось с того, что пошла путем «Слабого звена» в системе. Быстро пробежав по этим трем направлениям, я выбрала первое мое «слабое звено». Запись задач, напоминалок на записках и стикерах. И как все понимают, эти листики я конечно же сразу не всегда разбирала. Они копились во всех «щелях», с великим назначением-не потерять!

Элементарный анализ и внимательное «наблюдение» за собой показало, как же ОНИ там появляются. Да легко! Я разговариваю по телефону и обязательно приходит информация которую надо быстро споймать и записать. Оптимальный вариант ручка+листик.

Если я например, занята какой-то важной операцией и в процессе формирую задачи, которые вот именно в эту минуту делать не буду. Переключаться из 1С в электронный ежедневник неудобно. Быстро словить легче на листик.

Сделав элементарный обзор моих пространств, добавив места сбора и хранения списков и информации понятное сразу: мест таких Ловушек-много!

Умные книжки пишут «меняй привычку» записи на стикерах. Я пошла другим путем- стала оптимизировать сам алгоритм попадания списков и информации через «Ловушки» (именно так я и стала их называть.).

В основе моего метода сортировки на ЛОВУШКИ лежат два известных метода: GTD и ZTD. И не работали они у меня по очень простой причине- мест у меня несколько.А во-вторых Ловушки и Хранилища у меня выли в одной куче. Не было четкой границы между отсортированными (Хранилища) и не отсортированными (Ловушки).

GTD (Getting Things Done)

Это система продуктивности, придуманная бизнес‑тренером Дэвидом Алленом. Её основные принципы заключаются в следующем:

1. Записывайте все дела и идеи в одном месте, так называемом Inbox («Входящих»).
2. Периодически сортируйте содержимое Inbox, присваивая делам приоритеты и сроки. Размещайте заметки по папкам в соответствии с их содержимым — «Работа», «Дом», «Покупки» и так далее.
3. Проводите ревизии — выбрасывайте ненужные заметки, вычёркивайте выполненные дела, перемещайте утратившие актуальность материалы в архив.
4. Когда всё распланировано, приступайте к исполнению. Задачи, которые можно сделать за пару минут, решайте сразу же. Другие же можно делегировать или поместить в календарь.

ZTD

Лео Бабаута, автор блога о продуктивности Zenhabits, считает, что система GTD Дэвида Аллена очень сложна и требует слишком много усилий. Он предлагает свою систему в стиле дзен — Zen to Done. Чтобы ей следовать, нужно выработать 10 простых привычек.

1. Собирайте всю информацию в Inbox.
2. Обрабатывайте все записи, не откладывая их в долгий ящик.
3. Планируйте основные цели на каждый день и самые крупные задачи — на неделю.
4. Каждый раз фокусируйтесь только на одном деле, не распыляя внимание.
5. Создавайте простые короткие списки дел.
6. Организовывайте заметки по категориям в зависимости от их содержимого, как в оригинальном GTD.
7. Регулярно просматривайте ваши записи и избавляйтесь от лишнего.
8. Упрощайте. Сократите список своих задач и целей, пишите коротко и понятно.
9. Чтобы настроиться на работу, поддерживайте определённый режим дня постоянно.
10. Занимайтесь тем, что вам действительно интересно.

Я доработала эти методы с учетом моей реальности. Будем честны, записывать входящие списки, дела, идеи, информацию в одном месте — в наши дни нереально и уже бестолково. Формат информации разный, одно место этого просто технически не способно сделать.

Начинать выстраивать свою систему планирования надо вот с этого: сформировать простой Пульт управления списками и информацией. Когда выпишите конкретно места хранения, половину мест просто сами уйдут из оборота,как уже не нужные. А когда повнимательнее понаблюдаете за собой в теме "Мои Ловушки списков и информации«...точно удивитесь сколько всего делаете «на автомате», и сделаете верные шаги при построении своей оптимальной системы планирования.

Как эту цель «Почистить Ловушки» я включаю в свой планировщик? Легко!

В плане «Большая восьмерка» в блоке Хвосты стоит:

задача: Почистить Ловушку (Z) на компьютер, диск D, Работа.

задача: Почистить Ловушку (М) компьютер, эл. почта, Работа

задача: Почистить Ловушку (L) компьютер, Эверноте, Личное

задача: Почистить Ловушку (U), дом, коробка с бумагами, Личное

#ДеХвостинг