Отслеживать просроченную дебиторскую задолженность
Дебиторская задолженность – это сумма долгов перед бизнесом со стороны других организаций или физических лиц. Она делится на два вида: нормальная и просроченная. Нормальная задолженность – это когда срок оплаты еще не наступил. Такое бывает, если по договору средства можно внести до определённой даты. Просроченная задолженность подразумевает пропуск срока оплаты.
Для бизнеса иметь задолженность в пределах 10-25% от оборота компании – нормальное явление. Однако когда дебиторская задолженность увеличивается, возрастает и вероятность возникновения кассового разрыва – отсутствия средств на погашение платежей.
Если кассовый разрыв возникает, важно не допускать того, чтобы он стал постоянным. Иначе компания рискует влезть в долги и ухудшить своё финансовое положение.
Для того, чтобы разобраться с дебиторской задолженностью, важно в первую очередь постараться её не допустить. Выстраивание эффективной работы внутри компании может в этом помочь.
Планирование возврата платежей внутри компании
Еженедельное планирование погашения дебиторской задолженности позволит выстроить равномерный календарь выплат. Это поможет снизить вероятность возникновения кассового разрыва в долгосрочной перспективе. Для планирования не требуется установка каких-либо специализированных программ – достаточно CRM, Excel или 1С. В них вносятся как свои сроки выплат, так и заказчика. В случае несвоевременной оплаты заказчиком, ему можно будет напомнить о задолженности.
Для отслеживания дебиторской задолженности в платёжном календаре 1С есть функционал для планирования и контроля суммы остатков денежных средств в кассе и на расчётных счетах. Увидеть отчёты о задолженностях можно во вкладке:
«Руководителю» → «Планирование» → «Платёжный календарь».
Иногда клиенты задерживают оплату потому что меняют приоритеты и направляют средства на другие нужды. В этом случае менеджерам по продажам необходимо продвинуть услуги вашей компании повторно, чтобы клиент понял, что работа с вами выгодна для развития бизнеса.
Деликатно общайтесь с клиентами
Важно понимать, что возникновение задолженности во многом зависит не от нежелания заказчика платить, а от ряда других более важных факторов. Например, сезонный бизнес сам долго ждет выплат от своих клиентов и, соответственно, может задерживать их вам. Поэтому стоит относиться к таким ситуациям с пониманием и эмпатией – такое может произойти с каждым.
Помните, что долги можно вернуть, а испорченные отношения с клиентами восстановить очень сложно.
Для поддержания отношений с клиентами, которые задерживают выплаты дебиторской задолженности, ведите коммуникацию следующим образом:
Позвоните клиенту и спокойно задайте вопрос – почему не поступила оплата и когда он сможет погасить долг. Если клиент общается дружелюбно, объясняет причину задержки и называет дату оплаты, то просто в нужный день напомните ему о сроке ещё раз. Однако если клиент реагирует на подобное напоминание эмоционально или даже агрессивно, дайте ему возможность высказаться, постарайтесь его успокоить и решить проблему вместе. Можно попросить клиента написать гарантийное письмо в случае длительной задержки оплаты, которое подтверждает взятое клиентом обязательство по договору об оплате конкретной продукции, оказанных услуг или выполненных работ.
Если гарантийное письмо не помогло и клиент продолжает систематически задерживать оплату, стоит отправить письмо-предупреждение с информацией о сумме платежа, номера счета и срока оплаты. Обычно этот шаг показывает серьёзность ваших намерений и лишний раз мотивирует клиента погасить задолженность.
В случае если второй шаг не решает проблему, необходимо привлечь юриста и подготовить документы для дальнейших разбирательств. Что касается работы с компаниями, которые систематически задерживают выплаты, то лучше передать их руководителю отдела продаж, чтобы не отвлекать сотрудников от основных задач.
Итог
Бизнесу часто приходится предоставлять дебиторскую задолженность заказчикам, потому что подобные отсрочки помогают выдержать конкуренцию, заполучить крупного клиента и закрепиться в нише при выходе на новый рынок.
Однако важно помнить, что работа с дебиторской задолженностью – это преимущественно взаимодействие с людьми, направленное не только на получение выплаты, но и на сохранение хороших отношений с клиентами.
Мы составили таблицу для компаний, которые часто работают с дебиторской задолженностью. Сохраняйте себе и возвращайтесь к ней в процессе взаимодействия с клиентами.
Начать дискуссию