Как защитить бюджет внедрения 1С: инструкция + экспресс-оценка

Ключевые компоненты обоснования

Понять потребности компании

Прежде чем выносить проект на обсуждение, необходимо выяснить актуальное состояние бизнес-процессов. Проведите исследование: поговорите с руководителями отделов, на которых повлияет внедрение, узнайте и задокументируйте их болевые точки и нюансы работы. Это поможет понять, на чём сделать акцент в аргументации. А заодно продемонстрирует заинтересованным сторонам, что вы провели серьёзную подготовку и опираетесь на факты.

Правильно сформулировать цель внедрения

Правильная цель автоматизации всегда является внешней. Цели типа «разработать набор печатных форм» или «автоматизировать приёмку и отгрузку товаров на складе» замыкаются сами на себе и не приводят к реальным изменениям. Чтобы не попасть в эту ловушку, можно воспользоваться известной методикой планирования SMART, согласно которой цель должна быть конкретной (specific), измеримой (measurable), достижимой (achievable), уместной (relevant) и ограниченной по времени (time bound).

Например: в течение года снизить себестоимость продукции на 5%. Или сделать обмен информацией между цехами в 10 раз быстрее с теми же затратами.

Определить стоимость внедрения

Вы рассказали о проблемах, с которыми сталкивается ваш бизнес, и способах их решения в 1С. Скорее всего руководители уже заинтересованы в проекте и теперь хотят знать, во сколько он обойдётся компании.

Цены на коробочные продукты и лицензии легко найти на официальном сайте 1С. А для оценки самого внедрения можно ориентироваться на примерную вилку, одинаковую для большинства подрядчиков.

Если вы хотите реализовать в программе уникальные бизнес-процессы, её понадобится адаптировать. Стоимость доработок индивидуальна и зависит от их сложности и объёма. Понять, есть ли необходимость в адаптации, заказчику поможет исполнитель: он уточнит имеющиеся в компании бизнес-процессы, соотнесёт их с типовым функционалом, выявит очевидные функциональные разрывы и даст предварительную оценку в формате КП.

КП от исполнителя удобно использовать при составлении собственного обоснования. Именно поэтому согласовывать бюджет желательно уже после общения с подрядчиками. При этом следует помнить, что исчерпывающую информацию по бюджету удастся получить лишь после обследования и моделирования.

Определить потенциальную рентабельность внедрения

• Экономия на ФОТ. Автоматизация помогает экономить на оплате труда сотрудникам за счёт сокращения объёма трудозатрат. Численность штата может оставаться фиксированной, но у бизнеса высвобождаются ресурсы для роста (количества сделок, товарооборота и пр.). Чтобы понять масштабы экономии, сложите годовые оклады и налоги сотрудников, от найма которых позволит отказаться программа, стоимость аренды и содержания рабочих мест. Сопоставив получившуюся сумму с бюджетом внедрения, можно вычислить приблизительный срок окупаемости проекта.

• Экономический эффект за счёт оптимизации процессов. Внедрение 1С, особенно если это комплексный продукт вроде «1С:ERP», существенно влияет на бизнес-процессы: сокращает время планирования производства, продаж, закупок, повышает прозрачность складских операций, ускоряет обработку заявок на оплату, позволяет быстро готовить управленческую отчётность для принятия важных решений и многое другое. К сожалению, предсказать реальный эффект на старте довольно сложно: для этого нужно учесть десятки факторов, которые становятся видны лишь в ходе работы. За ориентир можно взять цифры, приведённые в кейсах схожих компаний. Или средние значения, которые даёт сама фирма «1С», опираясь на данные 326 проектов.

• Косвенные выгоды. Не всегда КПД внедрения можно выразить в цифрах. Есть и менее материальные, но при этом влияющие на состояние компании процессы. Например, трудно подсчитать сколько времени и денег вы тратите впустую из-за потерь документов и просрочек в согласовании. Тем не менее издержки могут быть велики, и 1С поможет от них избавиться.

• Соответствие требованиям законодательства. Иногда автоматизация становится обязательным условием бесперебойной деятельности предприятия. Прямой экономии здесь нет, но внедрение необходимо. Например, нужно перейти на последнюю редакцию «1С:Зарплаты и управления персоналом», чтобы корректно сдавать регламентированную отчётность. Или внедрить «1С:ERP» для раздельного учёта в ГОЗ.

Подключить к защите бюджета исполнителя

Больше узнать о возможностях автоматизации применительно к вашему предприятию поможет специалист от компании-исполнителя. Его же можно привлечь к общению с руководством – это исключит эффект «испорченного телефона». Поскольку исполнитель прошёл уже не одно внедрение, он подробно и понятно расскажет о выгодах и рисках, объяснит, какие особенности бизнеса требуют дорогостоящей настройки или доработки программы.

Руководителям, которые давно привыкли к своему производственному процессу, может казаться, что он устроено довольно просто. Скажем, производство хлебобулочных изделий: просто замесили тесто, отправили на формовку, потом – в печь. Однако этих изделий могут быть сотни видов, каждый из которых нарезается, выпекается и упаковывается по-своему. Все эти товарные позиции и производственные операции нужно отразить в программе. При обсуждении с руководством мы сможем подсветить неочевидные сложности, обозначить решения и как своего рода фильм визуализировать и проиграть все этапы внедрения. Благодаря этому у заинтересованных лиц сложится в голове цельная картинка. А подкрепят эффект цифры, статистика и примеры аналогичных кейсов из нашего опыта, о которых мы тоже расскажем.

Кристина Шаврина, заместитель директора по развитию