Как говорилось в статье «Первое правило волшебника», кассир отвечает за банковские выписки и разносит их по контрагентам. При этом нарушается принцип своевременности учета документов. Что уже вошло в норму, и никем не контролируется.
«Что за дьявольщина, — подумали ИТ-Ангелы, — Какое-то нереальное устройство мироздания на этой фирме. Нужно проверить весь бизнес-процесс кассира от начала и до конца».
Сказали — сделали. После проверки остатков в кассе и банке выяснилось, что сумма расхода, зависшая в кассе и увеличивающаяся день ото дня уже превысила цифру восемь цифр. Как такое возможно?
Законно возник вопрос: почему кассир вместо того, чтобы разобраться с гигантским остатком по кассе, ежедневно разносит безналичные платежи по контрагентам. При этом ничего не понимая в процессе Продаж? Зачем вручную разносить, если этот процесс уже давно автоматизирован в 1С? К тому же, работу кассира дублирует бэк-офис в роли финансового контролера с опозданием на пару-тройку суток. Логики нет.
Начинаем раскручивать события. Волшебник Воландир в былые времена, в порыве юной страсти, чтобы угодить тогда еще юной Ведьме-Главбуху, создал виртуальную копию кассового счета с валютой «Ррррр».
С того времени существует на заколдованной фирме две кассы: одна реальная с валютой рубли, а вторая — виртуальная с валютой — «Рррр». Эти кассы на ОДНОМ компьютере и в ОДНОЙ программе.
Бизнес-процесс работы кассира строятся таким образом:
Процесс №1 в реальной кассе: водитель из города N, который привез товар контрагентам, получает оплату наличными деньгами. Контрагентов, как понимаете, может быть несколько. Машину порожняком никто не отправит. Собрав таким образом выручку, чтобы не везти ее с собой, он идет в Банк города N и сдает там на счет фирмы (отправляет переводом).
После этой псевдо инкассационной операции водитель звонит кассиру на фирму и перечисляет ей на ухо сколько у кого взял, и сколько сдал в Банк. Далее спокойно возвращается.
Кассир, тем временем, вручную готовит приходники поступления наличной выручки от каждого контрагента. Сразу же готовит один расходник в Банк на общую сумму. Каждый день она должна сверять 50-й счет выписки по банку на предмет бьет или не бьет сумма по кассе и по банку. С учетом того, что водитель не один и контрагентов, работающих по такой схеме много (таки магически оптово-производственная компания), ошибки неизбежны.
Но... когда подошел конец рабочего дня, кассир выключила компьютер и объявила, что сегодня выгружать выписку банка она просто не хочет. На вопрос, как свериться с банком, буднично ответила, что ничего страшного, ведь есть бэк-офис в роли финансового контролера. Ну и что, что с опозданием на пару-тройку дней!
Процесс №2 в виртуальной кассе: сотрудники фирмы (на минуточку, оптово-производственной) часто берут наличные средства под отчет для самых разных целей: купить, заплатить, оплатить, подмазать и пр... Как понимаете, все эти операции возможны только при наличии реальных денег в кармане. Значит кассир выдает реальные наличные деньги. Но по реальному 50-му кассовому счету их не списывает.
Она списывает их с виртуального кассового счета с валютой «Рррр». Соответственно, когда сотрудники отчитываются или возвращают оставшиеся средства в кассу, они приходуются на тот же виртуальный кассовый счет «Рррр».
Оба счета живут каждый своей собственной жизнью и не пересекаются. Происходит накапливание неучтенных расходов, которые нигде не отражаются. Вот отсюда и огромная сумма зависших расходов, о которой Совет Руководителей даже не подразумевает. Как и о реальных расходах «заколдованной» фирмы.
Нужно срочно принимать меры и разгребать фантастические расходы. ИТ-Ангелы принимают решение встретиться и сразиться с Ведьмой-Главбухом. Задают ей прямой вопрос: зачем и почему? Где здесь логика, и вообще где бизнес-процесс?
На что получают ответ-заклинание, который должен был сразить ИТ-Ангелов наповал и без боя:
«Потому что на этой заклятой фирме все делается не так, как правильно, а так, как нам удобно!».
Вот уж поистине, здесь страсти кипят, а разумом и не пахло. ИТ-Ангелы не привыкли отступать. Особенно, когда страсть и гордыня затмевают разум того, кто должен нести ответственность. И будет ее нести, хоть и убедил себя в обратном. ИТ-Ангелы созывают Совет Руководителей и ненавязчиво поднимают серьезные вопросы: проблему морального выбора, тему предпочтения меньшего из зол и выхода из трудной ситуации.
ИТ-Ангелы пользуются такими заклинаниями, которые не входят в арсенал старых Волшебников. Мы понимаем, что при внедрении в компанию для ИТ-аудита необходимо понять, на что направить усилия: на поднятие лояльности сотрудников или вовлеченности персонала в процесс, а заодно - улучшить эффективность бизнес-процессов
ИТ-Ангелы применяют опробованные действия и инструменты для выхода бизнеса из негативных ситуаций.
Продолжение следует...
Подписывайтесь на наш Telegram-канал и раньше остальных узнаете о событиях, происходящих с "Искателями Истины": ИТ-Ангел - Помощник бухгалтера
Комментарии
3Это помойка из 90 и 2000. Думала уже что такого уже нет.
Есть к сожалению. И старый коллектив очень заинтересован в том, чтобы порядок не наводился. Идет прямой саботаж указаний руководства. Думаю, что без увольнений не обойтись.
💯℅ и самое поганое, что истинные зачинщики сидят в тени и их трудно вычислить и что-то предъявить, а горлопанят и прямо саботируют не самые умные, которые типо за проавду. Тут если руководство сломается, считай вся работа в корзину