Бухгалтер и отпуск или «Все держится только на мне»

Не бывает удобного времени бухгалтеру отдохнуть. Проверено годами. Почему то именно во время твоего отдыха оказывается, что появился срочный контракт, надо выставить 100500 актов, клиенты массово потеряли счета, а налоговая «кровь из носу» просит прислать пояснения к декларации.

Сотрудники ощущают бухгалтерский отпуск каким-то шестым чувством — начинается хождение за справками, авансовыми отчетами, просьбами «пояснить за зарплату». И это в то время, когда ты пытаешься отчаянно привести в порядок текучку и максимально решить все задачи ДО выхода на вполне заслуженный отдых.

В этом году я впервые услышала самое честное описание отпуска от своего шефа: «Конечно бери 2 недели, но работать все равно придется».

Т.е. ты конечно загорай и купайся, но ноут держи поближе к телу, вдруг мне надо будет счет оплатить или накладную срочно выписать.

Пока за двухнедельный отпуск пришлось:

• Выписать несколько счетов и актов.
• Разрулить разные вопросы по договорам (клиенты звонили на телефон, писали в почту, начиная письма словами СРОЧНО!!!! и Надо сегодня!).
• Оплатить несколько счетов поставщикам.
• Отправить корректировку по УСН и ответ на запрос пояснений налоговой.
• Съездить на полдня в офис, разобрать текучку и передать документы шефу.

Еще пару раз с утра подскакивала от звонка в 8.00 от босса, который считает, что отпуск — не повод долго спать.

И это я еще за годы работы все таки выработала несколько полезных защитных механизмов. И вам советую того же ;) Собрала для вас кое-что из личного опыта и советов психологов.

1.Можно не отвечать на звонки. Да, можно. Да, даже если вы сейчас ничем не заняты (в том и смысл — ничего не делать в отпуске, по крайней мере по работе). Я ставлю беззвучный режим и даже научилась при этом не мучиться чувством вины.

2.Почту тоже не проверяйте. Идеально — настроить автоответ «Я нахожусь в отпуске с такого по такое то число. Я обязательно свяжусь с вами позже». Я вот забыла об этом простом правиле, но все равно намекала, что в отпуске и если вопрос ждет — решим его позднее.

3.Начните отдыхать заранее. Еще до наступления заветной даты постарайтесь подготовить себя и окружающих. Себе добавьте релакса в повседневные дела. Делайте короткие перерывы — разомнитесь, послушайте музыку, шум моря, пение птиц (обычно композиции длятся всего 3-4 минуты, вполне можно выделить их из 8-часового дня). Повесьте фото места, в которое вы собираетесь поехать, у рабочего стола. Коллегам и сотрудникам сообщите, что все вопросы они могут решить только до вышего отбытия в альтернативную реальность.

4.Оставьте инструкции. Наверняка вы знаете, какие вопросы чаще всего возникают при вашем отсутствии. Например, в какой папке искать шаблоны писем или как посмотреть остаток на счете. Напишите простую и понятную любому инструкцию (можно с картинками). Проверено — работает!

5.Используйте уже автоматизацию! Самое простое — отложенные платежи в банке — создайте платежки по аренде, мобильной связи, интернету, даже на подотчет или зарплату, налоги и взносы. Укажите дату (обычно не позднее 10 дней после даты самой платежки, но ведь и ее можно установить) и платеж уйдет в назначенный срок без вашего участия. Настройте пересылку корпоративной почты или сообщений на коллегу или начальника, чтобы не отвлекаться на передачу внезапно свалившейся заявки.

6.Делегируйте. Многие бухгалтеры страдают комплексом отличников, трудоголизмом и немножко паранойей — кажется, что ты уйдешь и все рухнет. Но вдруг оказывается, что Таня и сама найдет папку с договорами, а Семен Семеныч способен оплатить стройматериалы в онлайн-банке. Если захочется узнать не произошел ли апокалипсис и почему коллеги не звонят с утра до вечера — плесните себе в бокал чего-нибудь прохладительно и запишитесь в SPA. Напомните себе, что вы работаете в команде и другим надо доверять. Вдруг они вас приятно удивят?

7.Расставляйте приритеты. Если вы любите всякие планы и списки (как я), напишите те задачи, которые требуют (действительно требуют, см. пункт 6) вашего внимания. Например, сообщение о выездной налоговой проверке через 3 дня вероятно серьезныей повод как минимум переговорить с руководителем и коллегами по цеху о том, как все организовать. Как максимум — придется пересмотреть график отпуска. Сообщите директору кому и какие задачи вы передали на время отсутствия. Текучка или ждет вас или разбирается кем-то еще.

Если вы главбух в одном лице, то, скорее всего, совсем отрешиться от задач не получится. Тогда сделайте так, чтобы зайти в банк или оформить счет вы смогли даже с домашнего ноутбука или телефона. Но НИКОГДА не говорите, что такая возможность у вас есть! Да простит меня мой начальник, но я всегда в таких вопросах делаю «лицо кирпичом» и говорю: «Постараюсь как-то решить вопрос», а потом минуты за две рисую нужные документы и еще полчаса просто занимаюсь своими делами и только потом их отправляю.

И еще примечание: если вы возвращаетесь из поездки в воскресенье, а в понедельник нужно на работу — организм вам скажет «караул». Нужно по крайней мере несколько дней, чтобы перестроиться, успокоится и установить настрой на рабочий лад.

P.S. У меня впереди еще 4 счастливых дня. А как у вас?)