Привет. Меня зовут Андрей. Я разработчик ПО (программного обеспечения) и помогаю различным организациям автоматизировать бизнес-процессы, в том числе бухгалтерский и кадровый учет.
Цель данной статьи – это показать мой опыт автоматизации кадрового и отчасти управленческого учета.
Ниже речь пойдет про программу учета\прогнозирования\планирования рабочего времени в часах либо сменах (далее Программа) для сети торговых точек(магазинов).
Эффективное планирование и контроль рабочего времени: способствует более продуктивному функционированию компании; необходимы чтобы не нарушать (либо свести к минимуму вероятность нарушения) трудовое законодательство; оптимизировать расходы на фонд оплаты труда при производстве и реализации товаров и\или оказании услуг.
Информация ниже в первую очередь будет полезна для бухгалтеров, кадровых специалистов, IT отделов организаций, относящихся к среднему и крупному бизнесу.
Итак, по доступным функциям программа логически разделена на 3 части:
ввод плановых данных;
ввод фактических данных;
статистика.
А. Ввод плановых данных.
Внесение плановых данных достаточно простое. Следует выбрать месяц и магазин затем должность, количество смен и количество сотрудников. Для удобства просмотра, отображаются все должности, по которым были ранее введены данные в рамках магазина и календарного месяца.
В качестве группы сотрудников будем брать магазин с его штатным персоналом без внутренних отделов. Планирование ведется по месяцам на каждый магазин отдельно.
Например, на должность кассира в магазине согласно штатному расписанию положено 5 сотрудников и 55 смен, то есть 5 сотрудников должны отработать 55 смен (или 132 часа) в январе 2024 года.
Предполагается, что количество смен или часов у сотрудников в рамках одной должности будет одинаковое в рамках планируемого месяца.
Б. Ввод фактических данных (заполнение табеля рабочего времени).
Для того чтобы формирование данных для аналитики(план-факт) было полноценным – предусмотрен ввод фактических(табельных) данных в табличном виде. Также как и в плановых данных доступен выбор магазина и календарного месяца.
Заполнение табеля магазина доступно от лица, ответственного за свой магазин. Заполняется табель на дату по конкретному сотруднику в должности, например Барышев Серафим Павлович в должности «Директор» работал 5 декабря 2023 года 8 часов (код Я —- явка).
Ввод данных в табель производится либо в часах, либо в сменах. Бывают разные должности (линейный персонал, административный персонал). Для должностей административного персонала в табель вносятся данные в сменах. А для линейного персонала в табель вносятся данные в часах.
Если в одном или нескольких магазинах практикуется совмещение должностей, то в табель возможно добавить одного и того же сотрудника, но с разными должностями.
Среди других полезных функций:
возможность задать премию сотруднику (Колонка «Премия») по каждой должности отдельно с указанием комментария;
скачивать табель (фактические данные) в файл MS Excel;
запрет на заполнение табеля прошлых дней для пользователя, ответственного за свой магазин.
В. Аналитика(план-факт).
Так как планируемые данные привязаны к должности, а фактические данные в табеле привязаны к ФИО и должности сотрудника, то с учетом этой особенности в аналитике отображается информация на выбранный месяц в рамках каждого магазина отдельно по каждой должности:
план смен на месяц;
план смен в руб. на месяц;
план смен текущее;
факт смен текущее;
факт смен текущее руб.;
отклонение смен (разница между факт и план);
отклонение в руб.;
Каждый показатель в рублях — считается как количество смен *(умножить на) стоимость одной смены в рублях.
Для роли «ответственное лицо от магазина» видна только аналитика своего магазина.
Имеется возможность посмотреть аналитику на:
прошлые месяцы;
текущий месяц для оперативного контроля за отклонением от плана в большую(перерасход) или меньшую(экономия) сторону. Причем показатели для текущего месяца рассчитываются с учетом даты на момент просмотра;
следующий месяц с целью планирования.
Чем больше сотрудников в организации (от 100 и более), тем заметнее будет положительный эффект от использования программы. Он достигается за счет коллективной работы в общей базе, разграничению прав доступа на уровне пользователей-сотрудников, исключения дубляжа часов\смен и других полезных особенностей.
Не смотря на возможно кажущуюся простоту программы, она полезна для:
прогноза и планирования рабочего времени сотрудников в компании с целью оптимизации;
минимизации вероятности превышения нормы персонала компании в разрезе рабочего времени и фонда оплаты труда;
ведения общей табельной базы для сокращения времени проверки\корректировки вводимых табельных данных;
управление доступом заполнения(редактирования) табеля к каждому магазину отдельно;
автоматического формирования табеля в формате MS Excel для интеграции с другими ИС либо использования в документообороте компании.
Комментарии, предложения, уточнения пишите в Telegram: https://t.me/dox07
Начать дискуссию