Почта – это ахиллесова пята большинства компаний во время процедуры выемки

Как бы это парадоксально ни звучало, но наибольшие сложности во время процедуры выемки бизнес создает себе сам. Просто потому что не относится к этому мероприятию контроля серьезно. В 8 из 10 случаев компании просто игнорируют возможность выемки.

Думаю, такое пренебрежение связано с отсутствием опыта. Компании, у которых однажды случилась выемка, начинают относиться к процедуре радикально иначе.

Совет: если началась ВНП, вы должны быть готовы к выемке, и неважно, будет она фактически или нет. Именно об этом мы говорим всем нашим клиентам.

Почему процедура так опасна для бизнеса? Именно выемка позволяет найти все самые «интересные» доказательства правонарушений. О каких вещах или документах речь, что представляет интерес для инспекторов?

электронная первичка;
печати контрагентов, которые почему-то оказались у проверяемой компании;
проекты первичных документов деловых партнеров;
файлы, связанные с обналичиванием;
ЭЦП;
документы по взаимозависимым компаниям;
ежедневники, компьютеры и смартфоны, которые содержат чувствительные сведения.

Пожалуйста, относитесь к вероятности проведения выемки очень серьезно.

Но было бы неправильно утверждать, что все компании игнорируют это мероприятие. Некоторые фирмы готовятся. Но даже в этом случае компании часто не проверяют email сотрудников. Бизнес просто не воспринимает электронную почту как зону особой опасности. Но именно в переписке, которая иногда скапливается за многие годы, содержатся все тайные тайны.

Наиболее частые ошибки при работе с почтой:

Корпоративный домен зарегистрирован на общедоступном сервере. В этом случае у контролеров не возникает сложностей с получением доступа к переписке.
Сотрудники оставляют открытыми почтовые программы во время процедуры выемки. Инспекторы получают возможность скачать весь архив писем.
Сотрудники не удаляют спорные письма или документы. Технические специалисты ФНС, которые приходят вместе с ревизорами на выемку, знают, что нужно искать. Они используют ключевые слова, например названия контрагентов или товаров, поэтому без труда находят нужные сведения не только в почте, но и на компьютерах работников.
ИТ-департамент не чистит кеш компьютеров работников. Даже при закрытой почте можно найти нужные сведения, все они находятся в переполненных служебных папках операционных систем.
Сотрудники устанавливают на свои рабочие компьютеры программы для хранения паролей. Получив доступ к такому ПО, можно открыть любое приложение.

Больше интересных публикаций в телеграм-канале.