Вопрос
Организация перешла на электронный кадровый документооборот.
Вправе ли Организация вести следующие документы по воинскому учету в электронной форме — карточки граждан, подлежащих воинскому учету, уведомления и направления для явки в военкомат?
Будет ли достаточно электронной подписи сотрудника при прохождении проверки со стороны военкомата?
Могут ли возникнуть у Организации какие-либо риски, связанные с оформлением электронных документов по воинскому учету?
Ответ
Уведомления и направления, предоставляемые в военный комиссариат, подписываются усиленной квалифицированной подписью, что прямо предусмотрено законодательством.
Допускается ведение карточек воинского учета в электронном виде. При этом возможность использования электронной подписи для подписания карточек в электронном виде Инструкция не предусматривает. При этом отсутствует прямой запрет на использование электронной подписи.
Поскольку карточки воинского учета могут вестись в электронном виде, соответственно, по нашему мнению, применение электронных подписей работодателя и работника в таких карточках допустимо.
Ответственность за нарушения при ведении карточек не предусмотрена. В связи с этим, считаем, что претензии к Организации в связи с использованием электронных подписей маловероятны.
Обоснование
Порядок оформления и заполнения документов воинского учета установлен Приказом Министра обороны РФ от 22.11.2021 № 700 «Об утверждении Инструкции об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета» (далее по тексту — Инструкция).
Пункт 32 Приказ Министра обороны РФ от 22.11.2021 № 700 «Об утверждении Инструкции об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета».
В отношении уведомлений военных комиссариатов и (или) органов местного самоуправления о приеме и увольнении граждан (иных изменений сведений), подлежащих воинскому учету, отметим, что согласно пункту 32(1) Инструкции сведения, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью работника, осуществляющего воинский учет в организации, представляются в военный комиссариат в том числе с использованием портала государственных и муниципальных услуг (функций) при применении сертифицированных Федеральной службой безопасности Российской Федерации средств криптографической защиты информации.
Указанные положения распространяются также на направление в военный комиссариат для постановки на воинский учет (абзац 6 пункта 1 статьи 4 Закона № 53-ФЗ[1], пункт 32(1) Инструкция).
Таким образом, Инструкция прямо устанавливает, что уведомления и направления, предоставляемые в военный комиссариат, подписываются усиленной квалифицированной подписью.
В соответствии с пунктом 31 Инструкции воинский учет призывников и военнообязанных в организациях осуществляется по карточкам гражданина, подлежащего воинскому учету в организации (далее - карточка).
Согласно пункту 32 Инструкции карточки формируются и ведутся в электронном и бумажном видах. Внесение каких-либо изменений в базу данных электронных карт, а также распечатка их допускается только работником, осуществляющим ведение воинского учета в организации.
Пунктом 33 Инструкции установлено, что карточка заполняется чернилами (шариковой ручкой) черного, фиолетового или синего цвета четким, разборчивым почерком без помарок и неустановленных сокращений или заполняется в электронном виде и распечатывается с применением оргтехники.
Таким образом, допускается ведение карточек воинского учета в электронном виде. При этом возможность использования электронной подписи для подписания карточек в электронном виде Инструкция не предусматривает. При этом также отсутствует прямой запрет на использование электронной подписи.
Официальные разъяснения по вопросу правомерности использования электронной подписи при оформлении карточек воинского учета, отсутствует.
Некоторыми специалистами делается вывод о том, что использование электронных подписей на карточках военного учета возможно, так как это допускает ТК РФ (статьи 22.1, 22.2, 22.3, 68 ТК РФ).
На наш взгляд, такой подход спорен, так как ведение воинского учета не регулируется трудовым законодательством.
На наш взгляд, поскольку прямой запрет на использование электронной подписи не установлен, то следует руководствоваться общими нормами, регулирующими применение электронных подписей.
Виды электронных подписей определены статьей 5 Закона № 63-ФЗ[2].
Пунктом 1 статьи 5 Закона № 63-ФЗ предусмотрены следующие виды электронных подписей:
простая электронная подпись;
усиленная электронная подпись.
Различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее - неквалифицированная электронная подпись) и усиленная квалифицированная электронная подпись (далее — квалифицированная электронная подпись).
Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью определены статье 6 Закона № 63-ФЗ.
В соответствии с пунктом 1 статьи 6 Закона № 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Согласно пункту 2 статьи 6 Закона № 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, нормативными актами Центрального банка Российской Федерации (далее — нормативные правовые акты) или соглашением между участниками электронного взаимодействия, в том числе правилами платежных систем (далее — соглашения между участниками электронного взаимодействия). Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи[3]. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям статьи 9[4] Закона № 63-ФЗ.
Если в соответствии с федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или обычаем делового оборота документ должен быть заверен печатью, электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью. Федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью (пункт 3 статьи 6 Закона № 63-ФЗ).
Из приведенных положений следует, что электронные документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (далее по тексту — КЭП), признаются равнозначными документами на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью и заверенными печатью (в случае, когда предусмотрено наличие печати).
Между тем, электронные документы, подписанные усиленной неквалифицированной электронной подписью, признаются равнозначными документами на бумажном носителе, подписанными собственноручной подписью и заверенными печатью (в случае, когда предусмотрено наличие печати), только в том случае, если это прямо предусмотрено федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.
Поскольку в рассматриваемом случае законодательством не предусмотрено подписание электронной подписью карточки военного учета, то, следовательно, использоваться для подписания может только КЭП.
Поскольку КЭП подписывается только электронный документ.
Как было указано выше, согласно Инструкции карточки воинского учета могут вестись в электронном виде, соответственно, по нашему мнению, применение электронных подписей работодателя и работника в таких карточках допустимо.
Также обращаем Ваше внимание, что ответственность за нарушения при ведении карточек не предусмотрена. В связи с этим, считаем, что претензии к Организации в связи с использованием электронных подписей маловероятны.
Коллегия Налоговых Консультантов, 26 апреля 2024 год
Тг-канал https://t.me/knk_audit
[1] Федеральный закон от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе».
[2] Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
[3] Как правило осуществляется с использованием сертификата ключа проверки электронной подписи. В частности, на основании пункта 3 статьи 12 Закона № 63-ФЗ при проверке электронной подписи средства электронной подписи должны:
1) показывать самостоятельно или с использованием программных, программно-аппаратных и технических средств, необходимых для отображения информации, подписанной с использованием указанных средств, содержание электронного документа, подписанного электронной подписью, включая визуализацию данной электронной подписи, содержащую информацию о том, что такой документ подписан электронной подписью, а также о номере, владельце и периоде действия сертификата ключа проверки электронной подписи;
2) показывать информацию о внесении изменений в подписанный электронной подписью электронный документ;
3) указывать на лицо, с использованием ключа электронной подписи которого подписаны электронные документы.
[4] В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Закона № 63-ФЗ электронный документ считается подписанным простой электронной подписью при выполнении в том числе одного из следующих условий:
1) простая электронная подпись содержится в самом электронном документе;
2) ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.
Согласно пункту 2 статьи 9 Закона № 63-ФЗ нормативные правовые акты и (или) соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать, в частности:
правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;
обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.
К отношениям, связанным с использованием простой электронной подписи, в том числе с созданием и использованием ключа простой электронной подписи, не применяются правила, установленные статьями 10 - 18 настоящего Федерального закона (пункт 3 статьи 9 Закона № 63-ФЗ).
Начать дискуссию