О порядке оформления путевых листов. Разъясняет Коллегия налоговых консультантов

Вопрос

Организация оказывает автоуслуги по перевозке груза на грузовых автомобилях от склада до грузополучателя. Водитель может делать несколько рейсов в течение дня, связанных с доставкой груза. Кроме того, доставка груза осуществляется круглосуточно. В целях экономии времени водители могут, не заезжая на следующий день на базу, уехать в новый рейс для доставки груза.

Ответ

Путевой лист оформляется либо на один день (смену), если в течение дня водитель совершает один или несколько рейсов, либо на один рейс, если длительность рейса превышает продолжительность одного дня (смены).

Из постановки вопроса следует, что водитель может делать серию рейсов, не возвращаясь на базу.

По нашему мнению, если водитель совершает несколько рейсов в течение своего рабочего дня (смены), то путевой лист следует оформлять на рабочий день, смену водителя. Таким образом, один путевой лист будет оформлен на несколько рейсов, совершенных в течения дня, смены.

В том случае если по завершении рабочего дня (смены) водитель принимает новый заказ на перевозку груза, которую осуществляет в свой следующий рабочий день (смену), следует оформить новый путевой лист.

Оформление единого путевого листа на несколько рабочих дней, смен, рейсов, превышающих эти рабочие дни (смены) не предусмотрено.

Контролирующие органы настаивают на оформлении путевых листов в целях подтверждения экономической обоснованности расходов в виде ГСМ.

Анализ арбитражной практики свидетельствует о том, что налоговые органы предъявляют претензии в части необоснованного включения в состав расходов ГСМ на основании путевых листов, заполненных с нарушением порядка их оформления.

Соответственно, в случае оформления единого путевого листа на месяц, в который будет включено несколько рабочих дней (смен), рейсов, превышающих рабочие дни (смены), мы не можем исключить вероятности возникновения претензий в части исключения из состава расходов стоимости израсходованного ГСМ, в связи с отсутствием каки-либо обязательных реквизитов в путевом листе.

Кроме того, на наш взгляд, в случае возникновения аварийной ситуации отсутствие сведений о прохождении медицинского осмотра, о техническом состоянии перед каждым выходом на линию транспортного средства может усугубить последствия для Организации.

Обоснование

В соответствии с пунктом 1 статьи 6 Устава автомобильного транспорта[1] путевой лист подлежит оформлению собственником (владельцем) транспортного средства на каждое транспортное средство, осуществляющее движение по дорогам при перевозке пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях. В случае, если транспортное средство предоставлено во временное владение и пользование за плату по договору аренды транспортного средства с экипажем, путевой лист оформляется арендодателем.

Таким образом, организации, осуществляющие перевозку грузов, на собственном или арендованном транспорте обязаны оформлять путевые листы.

В силу пункта 3 статьи 6 Устава автомобильного транспорта путевой лист содержит следующие сведения:

1. о сроке действия путевого листа;

2. о лице, оформившем путевой лист;

3. о транспортном средстве;

4. о водителе (водителях) транспортного средства;

5. о виде перевозки;

6. о виде сообщения.

Состав сведений, указанных в части 3 настоящей статьи, порядок оформления или формирования путевого листа устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта (пункт 5 статьи 6 Устава автомобильного транспорта).

Приказом Минтранса РФ от 28.09.2022 № 390 утвержден Порядок оформления или формирования путевого листа (далее — Порядок).

Согласно пункту 1 Порядка путевой лист должен содержать следующие сведения о:

1. сроке действия путевого листа;

2. лице, оформившем путевой лист;

3. транспортном средстве;

4. водителе (водителях) транспортного средства;

5. виде перевозки;

6. виде сообщения.

Пунктом 3 Порядка установлено, что сведения о сроке действия путевого листа должны включать дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один календарный день — даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.

В силу пункта 10 Порядка путевой лист должен быть оформлен или сформирован собственником (владельцем) транспортного средства на каждое транспортное средство, осуществляющее движение по дорогам при перевозке пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях.

На основании пункта 11 Порядка путевой лист должен быть оформлен или сформирован до выпуска транспортного средства на линию.

Допускается:

• оформление или формирование одного путевого листа на один рейс, если длительность рейса превышает продолжительность рабочего дня (смены) водителя (водителей);

• оформление нескольких путевых листов на бумажных носителях на одно транспортное средство раздельно на каждого водителя, в том числе на каждого последующего водителя после выпуска транспортного средства на линию;

• оформление или формирование одного путевого листа на несколько рейсов, если в течение рабочего дня (смены) водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов;

• внесение изменений в сведения о водителе (водителях) транспортного средства, а также о марках, моделях прицепов (полуприцепов) и их регистрационных номерах, в случае формирования электронного путевого листа.

Из приведенного порядка следует, что путевой лист оформляется либо на один день (смену), если в течение дня водитель совершает один или несколько рейсов, либо на один рейс, если длительность рейса превышает продолжительность одного дня (смены).

Таким образом, путевой лист может быть оформлен на месяц только в том случае если длительность рейса составляет месяц. В иных случаях оформление путевого листа на месяц действующим законодательством не предусмотрено.

Из постановки вопроса следует, что водитель может делать серию рейсов, не возвращаясь на базу.

По нашему мнению, если водитель совершает несколько рейсов в течение своего рабочего дня (смены), то путевой лист следует оформлять на рабочий день, смену водителя. Таким образом, один путевой лист будет оформлен на несколько рейсов, совершенных в течения дня, смены.

В том случае если по завершении рабочего дня (смены) водитель принимает новый заказ на перевозку груза, которую осуществляет в свой следующий рабочий день (смену), следует оформить новый путевой лист.

Оформление единого путевого листа на несколько рабочих дней, смен, рейсов, превышающих эти рабочие дни (смены) не предусмотрено.

Обращаем Ваше внимание, что обязательному заполнению в путевом листе подлежат результаты предрейсового осмотра и предсменного контроля за техническим состоянием ТС, показания одометра.

Так, на основании пункта 5 Порядка сведения о транспортном средстве должны включать:

3) дату (число, месяц, год), время (часы, минуты) и результат проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации);

4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска транспортного средства на линию и его возвращения;

5) показания одометра (полные километры пробега):

• при выпуске транспортного средства на линию;

• при возвращении транспортного средства с линии по завершении последнего рейса или при выполнении последнего заказа легкового такси физическими лицами;

• при приеме-сдаче транспортного средства последующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя (в случае оформления нескольких путевых листов на бумажных носителях на одно транспортное средство).

Соответственно, если между рейсами, совершаемыми в разные дни, водитель не планирует возвращаться на базу и проходит предрейсовый осмотр, то кроме нарушения сроков оформления путевого листа, будет иметь место также нарушение порядка заполнения реквизитов, касающихся предрейсового осмотра самого водителя, технического осмотра ТС.

Поэтому, на наш взгляд, будет оптимальным оформление путевого листа в порядке, предусмотренном действующим законодательством. В противном случае будут не соблюдены не только требования о сроке действия путевого листа, но и требования о прохождении медицинского осмотра водителем, а также требования о техническом осмотре транспортного средства и заполнении иных обязательных реквизитов.

Отметим, что корректное заполнение путевых листов необходимо владельцам ТС, осуществляющим перевозки грузов, для различных целей, в частности:

• в целях подтверждения обоснованности включения в состав расходов стоимости израсходованного ГСМ;

• как документ, подтверждающий правомерность управления транспортных средством для ГИБДД;

• как документ, подтверждающий прохождение медицинского осмотра водителем и технического осмотра транспортного средства (Письмо Минтранса РФ от 02.02.2021 № Д3-194-ПГ).

В силу пункта 1 статьи 252 НК РФ налогоплательщик вправе уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов в случае, если эти расходы соответствуют следующим критериям:

• документально подтверждены;

• экономически обоснованы;

• направлены на получение дохода;

• отсутствуют в перечне статьи 270 НК РФ.

Нормами действующего законодательства не определены перечень и формы документов, которые являются документальным подтверждением и экономическим обоснованием расходов на ГСМ.

Контролирующие органы настаивают на оформлении путевых листов в целях подтверждения экономической обоснованности расходов в виде ГСМ (Письмо Минфина РФ от 21.06.2023 № 03-03-06/1/57550).

Анализ арбитражной практики свидетельствует о том, что налоговые органы предъявляют претензии в части необоснованного включения в состав расходов ГСМ на основании путевых листов, заполненных с нарушением порядка их оформления (Постановления Арбитражного суда Московского округа от 21.08.2018 № Ф05-12699/2018; ФАС Поволжского округа от 17.12.2013 № А55-31301/2012; Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015; Постановление ФАС Поволжского округа от 21.05.2013 № А55-23291/2012; Девятого арбитражного апелляционного суда от 24.12.2014 № 09АП-53865/2014; Второго арбитражного апелляционного суда от 29.03.2017 № 02АП-719/2017; Арбитражного суда Поволжского округа от 24.04.2015 № Ф06-23360/2015).

Соответственно, в случае оформления единого путевого листа на месяц, в который будет включено несколько рабочих дней (смен), рейсов, превышающих рабочие дни (смены), мы не можем исключить вероятности возникновения претензий в части исключения из состава расходов стоимости израсходованного ГСМ, в связи с отсутствием каки-либо обязательных реквизитов в путевом листе.

Из вопроса следует, что данные о ГСМ, пробег определяются Организацией по данным слежения. Данные сведения могут стать дополнительным аргументом в пользу Организации в целях обоснования правомерности включения в состав расходов затрат на ГСМ, однако, полностью исключить налоговый риск мы не можем.

Как было отмечено нами выше, путевой лист также оформляется в целях соблюдения требований безопасности дорожного движения.

В силу пунктов 2 и 3 статьи 12.31.1 КоАП РФ осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом с нарушением требований о проведении предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров водителей транспортных средств влечет наложение административного штрафа на граждан в размере трех тысяч рублей; на должностных лиц — пяти тысяч рублей; на юридических лиц — тридцати тысяч рублей.

Осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом с нарушением требований о проведении предрейсового контроля технического состояния транспортных средств влечет наложение административного штрафа на граждан в размере трех тысяч рублей; на должностных лиц — пяти тысяч рублей; на юридических лиц — тридцати тысяч рублей.

На основании статьи 11.32 КоАП РФ нарушение установленного порядка проведения обязательного медицинского освидетельствования водителей транспортных средств (кандидатов в водители транспортных средств) либо обязательных предварительных, периодических, предрейсовых или послерейсовых медицинских осмотров влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от одной тысячи до полутора тысяч рублей; на должностных лиц — от двух тысяч до трех тысяч рублей; на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

Кроме того, на наш взгляд, в случае возникновения аварийной ситуации отсутствие сведений о прохождении медицинского осмотра, о техническом состоянии перед каждым выходом на линию транспортного средства может усугубить последствия для Организации.

Коллегия Налоговых Консультантов, 15 мая 2024 года

Тг-канал https://t.me/knk_audit

[1] Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта, утв. Федеральным законом от 08.11.2007 № 259-ФЗ.