Рано или поздно практически перед любой компаний встает вопрос, как управлять дебиторской задолженностью. И мы поговорим именно о дебиторской задолженности покупателей.
Такой необходимости нет, пожалуй, только у компаний, занимающихся розничной торговлей. В них нет разрыва между продажей и поступлением денег – эти два процесса совпадают по времени.
В любых других чаще всего продажи можно заключить на три стадии: заключение сделки, продажа/ реализация товаров или услуг, и получение оплаты. Оплата может быть в несколько этапов – частичная предоплата, оплата по графику, постоплата.
В случае наличия постоплаты или оплаты по графику сразу возникает необходимость в управлении этим процессом. Если не вести учет и контроль дебиторской задолженности и пустить ситуацию на самотек, неизбежно станут возникать просрочки платежей, накопление сумм дебиторской задолженности и даже могут возникнуть кассовые разрывы.
Решение проблемы с дебиторской задолженностью достаточно простое – надо установить четкие и понятные правила, регламенты работы с дебиторской задолженностью и контроль за их соблюдением. И в данной статье мы рассмотрим пошаговый чек-лист, как это сделать. Инструкция на столько простая, что просто бери и делай. И получай неминуемый результат – дебиторка точно пойдет на спад.
Вот чек-лист работы с дебиторской задолженностью:
- Формирование реестра дебиторской задолженности
- Классификация задолженности по срокам, классификация просроченной и проблемной ДЗ
- Установление ответственности за сбор и работу с ДЗ
- Разработка порядка и регламента работы ДЗ для каждой группы ответственных
- Установление критериев для отнесения ДЗ к безнадежной, установление правил и порядка для списания безнадежной ДЗ
- Разработка шаблонов звонков, писем, претензий для отправки клиентам
- Разработка показателей KPI для сбора ДЗ.
Давайте рассмотрим пункты по порядку:
1. Формирование реестра ДЗ.
Очевидный пункт, но как ни странно, далеко не во всех компаниях эта работа проводится. Реестр – это некоторая таблица, в которой выведена вся информация по дебиторской задолженности.
Необходимые данные и группировки в строках:
- По менеджерам
- По клиентам (с телефонами и емейл)
- По договорам
Необходимые данные в столбцах:
- Плановый срок погашения
- Сумма задолженности
Пример реестра ДЗ:
Такой реестр желательно выводить автоматически из учетной системы, например из 1С с установленной периодичностью, например, раз в месяц или неделю.
1. Классификация ДЗ.
1. Будущая ДЗ – срок оплаты по ней наступит в будущих периодах по условиям договоров.
2. Текущая ДЗ – срок оплаты по ней наступит в текущем периоде.
3. Просроченная ДЗ - срок оплаты по договору был в прошлых периодах, оплата не поступила или поступила не полностью
4. Проблемная ДЗ - дебиторская задолженность, по которой аргументированно проблемно взыскание дебиторской задолженности
5. Безнадежная ДЗ - дебиторская задолженность, по которой истек установленный срок давности или принято решение о признании ее безнадежной ранее этого срока ввиду невозможности востребовать
Просроченную ДЗ тоже лучше классифицировать и установить для каждой категории свое рекомендуемое действие:
Классификация проблемной ДЗ:
Определение типа дебиторской задолженности производится ответственными лицами.
3. Установление ответственности за сбор и работу с ДЗ
Каждая строка дебиторской задолженности должна принадлежать какому- то ответственному сотруднику, тогда она точно не потеряется.
За текущую дебиторку – ответственные менеджеры отдела продаж, каждый по своей группе, за общую сумму дебиторки – РОП или коммерческий директор.
За проблемную к взысканию – специалист юридического отдела, за ДЗ к списанию – бухгалтер.
4. Разработка порядка и регламента работы ДЗ для каждой группы ответственных
Для каждого из ответственных должен быть определен четкий порядок, что нужно делать и в какие сроки. Рассмотрим для примера порядок действий по сбору текущей дебиторской задолженности. Он может выглядеть примерно так:
1. Установление критериев для отнесения ДЗ к безнадежной, установление правил и порядка для списания безнадежной ДЗ
Для того, чтобы дебиторская задолженность была признана безнадежной, необходимы также четко описанные критерии и порядок. Ведь списанная дебиторка – это прямые убытки компании, и такие ситуации должны быть исключительными в компании.
Пример порядка списания безнадежной дебиторской задолженности:
6. Разработка шаблонов звонков, писем, претензий для отправки клиентам
При сборе оплаты с клиентов менеджер не должен думать, что сказать, какое письмо написать. Все скрипты звонков и шаблоны писем желательно также разработать и по возможности автоматизировать. Тогда работа по сбору денег будет поставлена на поток ,который просто нужно будет контролировать.
7. Разработка показателей KPI для сбора ДЗ.
Ну и как вишенка на торте завершает регламент сбора дебиторки установление системы мотивации (KPI), направленных на снижение или недопущение дебиторской задолженности.
У ответственных сотрудников – менеджеров по продажам, РОПа должен быть показатель в переменной части зарплаты или установленный процент на сбор установленной суммы поступлений денежных средств от клиентов.
Заключение:
Все самые эффективные вещи выглядят достаточно скучно, здесь нет «волшебных» инструментов. Но есть четкий порядок, не оставляющий шанса ответственным сотрудникам компании оставить дебиторскую задолженность от клиентов без внимания.
Все данные шаги должны быть описаны в регламенте и обязательны для исполнения всеми сотрудниками, задействованными в процессе.
Такой порядок гарантированно приведет к существенному и быстрому снижению сумм дебиторской задолженности, и также сделает этот процесс полностью управляемым.
Начать дискуссию