Ирина Кокшарова
Управленческий учет

Топ-11 способов сократить издержки компании

Сегодня поговорим о способах сокращения издержек компании, как очевидных, так и не очень. И сокращать издержки (или расходы) можно и нужно не только в кризис, а следует ввести это в постоянную практику компании.
Топ-11 способов сократить издержки компании
Если не контролировать расходы системно, то велика вероятность их раздувания, появления ненужных издержек, даже без умысла со стороны ответственных сотрудников. Используйте данный перечень как чек-лист или инструкцию к действию.

Способ 1. Внедрите бюджетирование в компании

Сотрудники должны ежемесячно составлять и сдавать планы по своим расходам с их обоснованием. Иногда защита таких планов проходит на специальных комиссиях или бюджетных комитетах. Необходимость обоснования снижает возможность появления явно не нужных расходов.

Способ 2. Соберите предложения по сокращению расходов от отделов

Обязательно поясните для чего, и укажите, что сокращения не должны привести к ухудшению показателей деятельности отделов. Можно ввести премию за экономию, если сотрудники нашли неочевидный способ. Рекомендуется делать периодически, а не регулярно.

Способ 3. Внедрите систему регулярных улучшений в компании

Выпустите приказ или положение, в котором прописано, что улучшение, предложенное сотрудником и внедренное в процессы компании, которое привело к росту показателей эффективности или к сокращению затрат, будет премироваться. Должна быть описана четкая система, как такие улучшения будут оцениваться, и как будет рассчитываться премия. Сотрудники часто не хотят проявлять инициативу, так как не видят в этом мотивации. Стимулирование улучшений в компании со стороны руководства приведет к появлению предложений от самих сотрудников.

Способ 4. Системно изучайте новости законодательства по мерам поддержки, снижению налоговой нагрузки, льготам и так далее

Ищите законные способы оптимизации налогов. Многие компании не занимаются этим на постоянной основе, упуская возможности. Внесите эту задачу в обязанности, должностную инструкцию вашего бухгалтера, просите ежемесячный отчет.

Способ 5. Проверяйте действующие рыночные ставки по кредитам

Если вам нужны кредиты, или у вас уже они есть, ищите возможность получения льготных кредитов. Если по вашим кредитам ставки выше рыночных, просите банки о снижении. Напишите официальное письмо, велика вероятность, что банк согласится. Если у вас длинный кредит, а есть возможность платить раньше, обратитесь в банк за изменением графика гашения на более короткий срок. Так вы сэкономите на процентах.

Способ 6. Работайте с удаленными сотрудниками

2020 год научил нас работать удаленно, управлять удаленными командами. На удаленных сотрудников не нужно тратить расходы на офис, коммуналку и организацию рабочего места.

Способ 7. Контролируйте и анализируйте цены поставщиков

Нужно также делать это системно. Ваши менеджеры по закупкам могут работать с поставщиками по привычке, и потому, что так удобно. Но целенаправленный поиск поставщиков с более низкими ценами может принести существенную экономию.

Способ 8. Работа со сторонними подрядчиками вместо сотрудников — аутсорсинг

Это могут быть СММ-менеджеры, специалисты по настройке рекламы, финансовые менеджеры и так далее. Все они в основном имеют статус ИП или самозанятого, таким образом вы сэкономите на отчислениях с ФОТ.

Способ 9. Автоматизируйте бизнес-процессы

Опытные и трудолюбивые сотрудники — это половина успеха компании. Однако нет необходимости удерживать большое количество профессиональных и хорошо оплачиваемых специалистов в одном направлении деятельности. В малом бизнесе достаточно одного или двух стратегов или менеджеров. Вся работа по идеальному планированию, текучести кадров и анализу может быть поручена специальным программам. Таким образом, вы можете не только сократить расходы на заработную плату своих сотрудников, но и сделать бизнес-процессы более упорядоченными и действенными.

Способ 10. Ищите специалистов-универсалов

Сейчас появилось много узких специалистов — сторис-мейкеры, бренд-менеджеры, перформанс-маркетологи, Аffiliate-менеджеры и так далее. Но есть и такие специалисты, которые могут совмещать несколько специализаций. Вполне возможно, вы можете найти SMM-менеджера, который может совмещать в себе функции копирайтера и дизайнера. Возможно совмещение функций бухгалтера и финансового менеджера при небольших оборотах компании.

Способ 11. Откажитесь от убыточных проектов

Для того чтобы вы могли оценить прибыльность или убыточность направлений или проектов, нужно вести раздельный учет доходов и расходов по ним. Это возможно только при ведении грамотного учета в компании. Можно углубиться дальше, и анализировать прибыльность или убыточность по каждой позиции номенклатуры, клиентам, сделкам. Таким образом вы сможете работать только с теми товарами или клиентами, вести деятельность направлений, которые приносят прибыль.

Как видите, все рассмотренные способы снижения расходов в основном носят системный характер, и отражают культуру компании — рационально использовать ее ресурсы, вести постоянный учет и контроль результатов деятельности компании.

Комментарии

24
  • Татьяна
    Главный бухгалтер

    С интересом прочитала статью. Вроде все правильно, но как-то… трудоемко, неинтересно

    Способ 1, не нравится.  Сотрудники должны ежемесячно составлять и сдавать планы по своим расходам с их обоснованием

    Способ 2и 3 , ввести премию за экономию, масло масленое??

    Способ 4, оптимизация налогов, все, что бухгалтер может – он уже оптимизировал, поэтому рекомендация:  «Внесите эту задачу в обязанности, бухгалтера, просите ежемесячный отчет», настораживает.

    Способ 5 (снижение % по кредиту): «Напишите официальное письмо, велика вероятность, что банк согласится»- умилило.

    Способ 6, нравится, но только для управленческого персонала.

    Способ 7, нравится, контролировать закупки необходимо.

    Способ 8 повсеместно аутсорсинг, опасно.

    Способ 9, автоматизация, ха! Какая уж тут экономия

    Способ 10, сомнительно, представляет собой «два в одном», будет работать один сотрудник за одну зарплату, но за двоих

    Способ 11, трудно воплощаемый, рады любому клиенту, только бы пришел

    • Алейда

      Мы каждый месяц составляем план расходов на следующий месяц. По расходам, за которые отвечает наш отдел типа консалтинга по 1С, оплаты Гаранта и т.п. и каждый отдел так

  • Елена Балаклицкая
    главный редактор

    Тоже пройду по списку)

    1. Способ в отношении всех сотрудников работаь не будет. Ну вот сидит менеджер по продажам. Какие расходы он должен описать и как их защитить? На скрепки и бумагу? Скорее это должно относится к руководителям отделом.
    2. 2 и 3 надо объединять, причем в принципе разработать систему премирования от показателей. Мне понравился прочитанный когда-то кейс про автосервис - сотрудников попросили собирать определенные данные с клиентов, заносить в анкеты, цель была по-моему в выяснении когда клиенты возвращаются, когда гнет, чем довольны и не довольны. Сотрудники не делали этого - не было ни желания, ни времени, ни мотивации. Потом руководители сделали все проще. Они дали премии за клиентов, которые становились постояннными или по крайней мере возвраались потом в сервис периодически за услугами. Это повзолило не только улучшить само качество сервиса (надо было сделать так, чтобы клиент захотел вернутся), но и заполнять анкеыт сотрудники стали уже охотно, ведь иначе отследить - второй раз клиент пришел или первый и какие услуги его интересовали было нельзя (вернее иначе не дали бы премии).
    3. 4 - какой отчет должен дать бух? Разложить все имеющиеся изменения и льготы и предложить что-то применяить и защитить перед директором, который все равно половины из объяснений не поймет? Да, и не забудьте подключить буху Консультант+ или другую базу. чтобы отслеживать оперативно те самые изменения, отпускайте на вебинары по оптимизации и т.д. Тут скорее надо самому руководителю держать руку на пульсе. И уже обращаться к буху с вопросом - вот появлись льготные кредиты, нам они доступны? Да, нет, почему?
    4. Тут скорее речь о рефинансировании или применении льготного кредитования. По действующим кредитам банк поменяет ставку пожалуй только под дулом пистолета.
    5. Спорнй пункт. Допустим компания занимается строительством, ув оисе у нее сидит 30 сотрудников. 10 из них можно перевести на удаленку. Согласны ли будут с этим сотрудники, удбно ли будет им работать из дома, что нужно для этого (например, отдать офисный комп и принтер, а если принтером пользовались все те 10 сотрудников разом, а тперь он достанется кому-то одному)? Сможет ли компания отказаться от аренды части помещения или у нее будут просто пустые кабинеты (допустим сэкономим на электричестве и воде, но это не точно)? И т.д. плюс 100% потребуется какая-то автоматизация и оплата раходов на связь.
    6. Согласна, но тоже нужен рациональный подход - только цена часто не определяющий фактор. Логистика, сроки поставки, отсрочка и т.д. тоже роль играют.
    7. Почти 1 в 1 пункт 6. Привлекать на постянку таких аутсорсеров и подрядчиков - рсики, в т.ч. налоговые. Работать с непостоянными исполнителями - это задействование административного ресурса - поиск, контроль, получение документов и т.д.
    8. Автоматизация хорошо. когда руководитель и парвда хочет ее провести, наладить процессы, обучить сотрдников, а не махнуть рукой на середине. Нужны четкие регламенты и отлаженная система.
    9. Универсалы хороши, когда обязанностей немного. Если просто навалить всю работу на одного человека - будет просто куча недоделанных дел и один сильно замученный сотрудник)
    10. Отказ от убыточных направлений - тут я соглашусь. Но тогда нужен хороший управленческий анализ, постоянный контроль и главное выясненяие причин - откуда убытки взялись и можно ли это исправить. Аналитика нужна не за вчера и сегодня, а желательно за несколько лет. Кто будет все это делать?
    • Ирина Кокшарова
      Финансовый директор

      Благодарю за подробный разбор. Описывала все способы, которые применяла или применяю на практике. И где-то они работают, где-то нет. Каждый пункт можно развернуть в отдельную статью и обоснование)

  • MaxC
    Способ в отношении всех сотрудников работаь не будет. Ну вот сидит менеджер по продажам. Какие расходы он должен описать и как их защитить? На скрепки и бумагу? Скорее это должно относится к руководителям отделом.

    Как он торгует, если не ездит/летает к клиентам и не кормит их вкусными ужинами во внерабочее время?

      • MaxC

        Классическая европейская школа продаж отвергает в принципе "сидение в офисе". По крайней мере, время от времени, даже если речь идет о долгосрочных поставках, требуется ездить/летать к клиенту, торговать лицом, дарить подарки (сувенирку, алк) и водить покушать. Потому что, если это не сделаешь ты, то это сделают другие. И следующего долгосрочного контракта может не случиться.

        • Zyklon B

          это "прямые продажи", а есть российское изобретение - "менеджер по продажам", девочки и мальчики в офисах продаж Связного, например )

          • MaxC

            Всегда смеюсь над этим.)) В Связном они "менеджеры" и не меньше. А в Европе чел, продающий производственные линии со сроком поставки 12 месяцев ставит себе в подпись - "технический продавец".....

            • Zyklon B

              так и есть - сам в HILTI трудился "фаустбератором" -техконсультантом

              • MaxC

                У Вас там программка хорошая. Которая рассчитывает необходимое количество и типоразмеры анкеров для крепления чего-нибудь на чистом полу цеха без фундаментов и подливки. Я проникся, как хилтосы консультируют при заказе.

                • Zyklon B
                  У Вас

                  у них )

                  да ничего особого - предельная нагрузка на вырыв, на срез - банальный сопромат

                  • MaxC

                    "Разница в отношении")) Я им плиту опорную и статические нагрузки, они мне полный расчет сколько отверстий в плите сверлить и какого диаметра, чтобы их химия все это держала.

                    А могли бы от обратного заходить (не могли) - ты сам посчитай, какие тебе нужны, мы отгрузим. В конце концов, завод плюнул бы и сделал заливные анкера из старой-доброй ржавой арматурины нереального диаметра (на всякий случай), долбил бы под них шурфы, потом бы еще плиту подливал и ждал бы, пока подливка осядет.

                    • Zyklon B

                      интересно, ушли они из России - или пожадничали? давно их фургончиков не вижу

                      • MaxC

                        Не знаю. У моих контриков хилти обычно в объеме поставки, т.е. оттуда приезжает вместе с оборудованием под монтаж...

                        Так, пару раз было, что тут надо было заказывать.

                        • Zyklon B

                          нашёл:

                          22 мар. 2022 г. — компания сделала два заявления: для России о том, что остается, а для остального мира о том, что уходит из РФ.

                          ...люди нетрадиционной ориентации, кстати - австрийцы )

                            • Zyklon B

                              кстати, Мартин Хилти, основатель (компания семейная) - убеждённый социал-националист и член НСДАП, после ВВ2 долго отмазывался от фактов сотрудничества и собственных высказываний.