Дважды применен вычет по налогу на доходы физических лиц при выплате зарплаты за один месяц - ошибка или нет

В 2023 году изменился порядок налогообложения НДФЛ, что отразилось в программе 1С:Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0. Для корректной работы программы необходимо установить актуальные обновления.

По действующему законодательству заработная плата должна выплачиваться не реже двух раз в месяц, например 16 числа текущего месяца – за первую половину месяца, 1 числа следующего месяца – за вторую половину. Это должно быть отражено в учетной политике организации:

Меню Зарплата и кадры – Настройки зарплаты – Порядок учета зарплаты – Настройки учета зарплаты

Перед выплатой аванса необходимо сформировать документ «Начисление заработной платы» с типом «Аванс». В нем обязательно корректно отразить дату выплаты аванса.

В конце месяца, перед расчетом заработной платы необходимо проверить корректность и полноту проведения документов по выплате заработной платы и авансов в текущем месяце, документов кадрового учета – прием, увольнение сотрудников, начисление отпусков и больничных и т.д., в том числе «административных» отпусков без сохранения заработной платы.

Иными словами, в базе данных организации должно быть отражено верное количество отработанных сотрудниками рабочих дней (часов).

Начисление заработной платы отражается одноименным документом с типом «Окончательный расчет».

Предположим, на 1 января 2023 года у компании нет долгов по зарплате перед сотрудниками (зарплата за декабрь выплачена в декабре).

Рассмотрим два варианта удержания НДФЛ, в зависимости от даты выплаты заработной платы сотруднику.

Вариант 1. Окончательный расчет по заработной плате – в следующем месяце

В нашем примере заработная плата за вторую половину января выплачивается 1 февраля.

При выплате аванса в январе уже был применен вычет по НДФЛ (за ребенка по коду 126,127,128), т.к. это была первая выплата дохода сотруднику в расчетном месяце.

При выплате заработной платы за январь, 01.02.2023 программа снова применила вычет по НДФЛ, т.к. расчетный месяц – февраль – исходя из даты выплаты заработной платы.

Поэтому так важно проверить правильность отражения этой даты в документе начисления. По умолчанию программа подставит дату выплаты из учетной политики.

В справке 2-НДФЛ заработная плата за январь в таком случае будет отражена по двум строкам – январь и февраль. Вычет будет применен дважды.

Вариант 2. Окончательный расчет по заработной плате – в последний день месяца

В нашем примере заработная плата за вторую половину января выплачивается 31 января.

При выплате аванса в январе уже был применен вычет по НДФЛ (за ребенка по коду 126,127,128), т.к. это была первая выплата дохода сотруднику в расчетном месяце.

При выплате заработной платы за январь, 31.01.2023 программа применила вычет по НДФЛ в однократном размере, т.к. и аванс, и зарплата выплачены в одном месяце – в январе.

Нужно вручную поправить дату выплаты зарплаты в документе начисления. При сохранении данных программа пересчитает НДФЛ.

Этот вариант подходит только в случае, если заработная плата действительно выплачена в январе. Если руководитель подпишет подготовленные бухгалтером документы на следующий день – 1 февраля, то расчет уже не будет корректным.

В документы нужно будет внести правки в соответствии с вариантом 1, рассмотренным выше.