Подписание документов факсимильной подписью. Упрощение документооборота или риски и головная боль?

Использование факсимильной подписи при подписании документов, несомненно, упрощает документооборот любой организации. Тем более что ГК РФ допускает использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи. Воспроизводить подпись с помощью средств механического или иного копирования либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК). Тем, кто забыл, напомним, что к налоговым отношениям гражданское законодательство не применяется (п. 3 ст. 2 ГК). Правда, если законодатель не сделает оговорку непосредственно в нормативном правовом акте.

Факсимиле — «белое пятно» на «карте» документооборота

Вопросы применения факсимильного способа подписания документов в настоящее время законодательно не урегулированы. Не определен и статус документа, подписанного факсимильной подписью. Встречаются обстоятельства, при которых установлен запрет на использование факсимильной подписи для подписания документов. Для исключения рисков при применении факсимиле компаниям и ИП следует различать ситуации, когда подписывать документы таким способом можно, а когда — лучше воздержаться.

Минтруд о подписи кадровых документов

Не так давно Минтруд России в письме от 15.03.2023 № 14-6/ООГ-1863 рассмотрел вопрос использования факсимильной подписи в кадровых документах. Ведомство отметило, что такой способ подписания кадровых документов, в том числе трудовых договоров, законодательством не предусмотрен.

Как работодатель, так и работник должны подписать трудовой договор лично (ст. 67 ТК).

ТК РФ допускает возможность применения работодателем и работником электронных подписей. При использовании электронного документооборота такие подписи должны быть оформлены в соответствии с законодательством (ст. 22.1 — 22.3 ТК).

При заключении трудового договора, договора о материальной ответственности и ряда других кадровых документов (ст. 22.3 ТК) посредством информационной системы работодателя работник может использовать:

• усиленную квалифицированную ЭП;

• усиленную неквалифицированную ЭП, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;

• усиленную неквалифицированную ЭП, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства. 

Вместе с тем, положения по электронному документообороту, приведенные в ст. 22.1 – 22.3 ТК, не применяются в отношении:

• трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников;

• акта о несчастном случае на производстве по установленной форме;

• приказа (распоряжения) об увольнении работника;

• документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.

Встречаются ситуации, когда руководитель компании или ИП своим приказом определяет перечень кадровых документов, при подписании которых можно использовать факсимиле. Таким руководителям напомним еще об одном документе — методических рекомендациях по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». В пояснениях к порядку документирования в этом документе даны определения понятиям «подпись» и «подписание документов»:

• подпись — это реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица;

• подписание документа — выражение ответственности за содержание документа посредством заверения его собственноручной подписью должностного или физического лица. 

В п. 4.22 методички сказано, что реквизит «подпись» включает в себя наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию). Так что издавая документ об использовании факсимиле, помните о рисках, которые несет такое распоряжение.

Подписание документов, используемых целях налогообложения

Счет-фактура — это документ, служащий основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав сумм НДС к вычету в порядке, предусмотренном главой 21 НК.

Счет-фактура:

• подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации;

• составленный в электронной форме, подписывается усиленной квалифицированной ЭП руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. 

Сейчас крайне редко, но бывает встречаются счета-фактуры, на которых проставлено факсимиле. Финансисты неоднократно указывали, что использование счетов-фактур, подписанных факсимильной подписью, НК РФ не предусмотрено (письма Минфина России от 10.04.2019 № 03-07-14/25364, от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951 и др.). Счета-фактуры, составленные с использованием факсимильной подписи, считаются составленными с нарушением установленного порядка в следствии чего не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм НДС к вычету.

Еще вначале десятых годов Президиум ВАС РФ констатировал, что НК (ст. 169) не предусмотрена возможность факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Не содержал подобной нормы и прежний Федеральный закон № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (действующий на тот момент), в силу которого документы бухгалтерского учета должны были иметь личные подписи соответствующих лиц. Отступление же от установленных правил приводит к невозможности использования налоговых вычетов по таким счетам-фактурам (постановление Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 № 4134/11 по делу № А33-20240/2009).

Данный тезис был озвучен и в постановлениях АС:

• Северо-Западного округа от 18.03.2021 № Ф07-891/2021 по делу № А26-2242/2020;

• АС Центрального округа от 07.07.2016 № Ф10-2143/2016 по делу № А62-2696/2015;

• в определении ВС РФ от 16.07.2021 № 307-ЭС21-10502 по делу № А26-2242/2020. 

В названных документах судьи пришли к выводу о том, что оспоренное решение налогового органа о неправомерном принятии налогоплательщиком вычета по счетам-фактурам с факсимильными подписями не нарушает его права и законные интересы.

Одним из условий принятия к вычету предъявленной продавцом суммы НДС является принятие на учет товаров (работ, услуг), имущественных прав. Приемка подтверждается первичными учетными документами.

Наличие факсимиле на первичных документах не позволяет экономическому субъекту:

• принять к вычету предъявленную ему сумму НДС;

• учесть при определении облагаемой базы по налогу на прибыль расходы, указанные в таком документе.

Ведь расходами в целях главы 25 НК признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком (п. 1 ст. 252 НК). Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Порядок оформления первичных учетных документов для целей бухучета регулируется Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Одним из обязательных реквизитов (п. 6 ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ) является подпись лица (лиц), с указанием фамилии и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этого лица (лиц) (письмо Минфина № 03-03-06/1/81951).

В другом письме от 10.06.2021 № 03-11-11/45946 Минфин указал, что платежные документы и документы, имеющие финансовые последствия, должны быть подписаны собственноручной подписью. На основании этого чиновники заключили, что расходы, указанные в актах выполненных работ, оформленных с использованием факсимильной подписи, не могут быть учтены при определении облагаемой базы по налогу, уплачиваемому при использовании УСН.

О том, что факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия, указывалось еще в середине нулевых годов действующим в то время МНС России (письмо от 01.04.2004 № 18-0-09/000042@). При этом руководство министерства уже тогда запретило территориальным ИФНС использовать факсимильные подписи должностных лиц в основной деятельности.

Подписание документов в договорных отношениях и при закупках

Как мы отметили в начале, ГК допускает при совершении сделок использовать факсимиле, в частности по соглашению сторон. Таким образом, если соглашением сторон, например, договором подряда допускается использование факсимиле при подписании акта выполненных работ, с точки зрения гражданского законодательства это является допустимым.

Использование факсимильной подписи руководителя на актах выполненных работ по договору подряда будет правомерным, если предусмотрено соглашением сторон. Соглашение об использовании факсимиле может быть включено в договор как одно из его условий или может представлять собой отдельный документ.

Минэкономразвития России, сославшись на ГК (п. 2 ст. 130), в письме от 02.09.2016 № Д28и-2252 констатировало следующее. Законодательством РФ о закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц и о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд не предусмотрен порядок использования при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи.

В случае же если между сторонами договора (контракта) заключено соответствующее соглашение, заказчик и участник закупки вправе использовать факсимильное воспроизведение подписи при заключении договоров в соответствии с федеральными законами от 18.07.2011 № 223-ФЗ и от 05.04.2013 № 44-ФЗ.

Чиновники при этом отметили, что порядок подготовки и проведения процедур закупок (включая способы закупок) и условия их применения согласно закону № 223-ФЗ устанавливаются заказчиками самостоятельно путем принятия положения о закупке. Если положением будет предусмотрена возможность при заключении договора использовать факсимильное воспроизведение подписи, такой метод при закупочных процедурах будет считаться правомерным.