Автор: Екатерина Яхонтова, финансовый директор для малого бизнеса.
Не помню ни одной компании, у которой было бы всё хорошо с управленческим учётом. Предприниматели — как новички, так и «бывалые» — совершают одни и те же ошибки. Не придают значения важности управленческого учёта — есть же бухгалтерский! Вот только не понимают, почему бухгалтер показывает прибыль, а по ощущениям — убытки.
На эти же «грабли» встали и мои клиенты. В конце апреля ко мне обратилась компания по продаже мебели за помощью по настройке учёта.
Ситуация
Николай пришёл в компанию в качестве управляющего, где собственником компании был Тимур. Основная задача перед Николаем стояла увеличить продажи, вывести бизнес на 10 млн рублей чистой прибыли за год.
Первое, что заметил Николай, что собственник вытаскивает для себя деньги, как захочет и когда захочет. Оплачиваются с расчётного счёта и расходы по бизнесу, и расходы на рестораны, покупки в магазинах. В компании часто не хватает денег на закупку товара для продажи по уже оплаченным заказам.
Взяли кредит, скоро же в компании увеличится объём продаж — и всё будет хорошо.
Но это «хорошо» никак не наступает. Объём продаж не получается увеличить, т. к. клиенты уходят к конкурентам, не дождавшись товара, и просят вернуть переплаченные деньги.
Ух… страшно. К сожалению, с такой ситуацией сталкивается каждый предприниматель.
Что же делать, чтобы не допускать таких ошибок? Начать вести финансовый учёт бизнеса.
Что такое управленческий учёт?
Управленческий учёт — это «скелет» бизнеса, без него не будут двигаться ручки и ножки. А если серьёзно — это ряд отчётов, на основании которых можно увидеть прибыльность компании, в чём заморожены деньги и как всем этим управлять.
Как вести финансовый учёт
1. Разделите свои деньги и деньги бизнеса
Назначьте себе заработную плату и не выводите из бизнеса ни копейкой больше. Заведите отдельную банковскую карту для личных расходов и переводите на неё свою заработную плату один или два раза в месяц. Даже если с этой карты вы оплатите расходы компании, их легко отследить.
2. Начните вносить все доходы и расходы в Excel/Google-таблицу
Первый месяц просто записывайте доходы и расходы в таблицу, в дальнейшем начинайте конкретизировать категории расходов, группировать их и анализировать.
Например, учёт денег можно автоматизировать в сервисе «Финансист», где выписка банка будет подгружаться автоматически, а расходы — разноситься по вашим статьям и правилам.
3. Записывайте все операции сразу, не откладывайте на выходные, свободное время
Нельзя вести финансовый учёт от случая к случаю, нужна регулярность. Все расходы нужно обязательно записывать, даже незначительные, ведь за месяц их сумма может оказаться приличной.
4. Отдельно учитывайте предоплату
Предоплата — ещё не выручка, это только долг покупателю до момента подписания акта выполненных работ или передачи товара. Клиент в любой момент может попросить вернуть деньги, а вы их уже потратили. Вот и кассовый разрыв.
5. Разбейте расходы на определённые категории, чтобы не было неопределенных трат и поступлений
Причём категории не должны быть слишком мелкими, узкими. Например, «кофе для сотрудников» лучше включить в более общую категорию «расходы на содержание офиса». Так вы сможете анализировать изменения в расходах, их резкие скачки. При этом единых правил классификации и группировки расходов нет, в каждом бизнесе они свои.
6. Заведите платёжный календарь
Любому бизнесу нужно постоянно оплачивать поставщикам товар, подрядчикам — услуги, рекламные расходы, аренду и многое другое. Внесите в платёжный календарь все будущие платежи с указанием даты переплаты. В один день может совпасть несколько крупных платежей, а платёжный календарь способен заранее это показать.
7. Назначьте ответственного за ведение финансовых отчётов
Финансовые отчёты нужны регулярно и всегда в актуальном виде. Чтобы точно всё успевать, назначьте ответственного за заполнение отчётов. Предоставляйте ему первичную информацию (выписки банка, расходы за наличный расчёт, плановые платежи).
8. Подводите итоги и анализируйте каждый период
Динамика и анализ помогают руководителю правильно принимать решения, корректировать планы и деятельность сотрудников. Анализ отчётности поможет увидеть слабые и сильные стороны компании.
9. Записывайте всех, кто должен вам деньги
Чтобы ваши клиенты платили вам вовремя, а вы про них не забывали — ведите учёт дебиторской задолженности с указанием сроков оплат. Звоните клиентам с напоминанием об оплате за несколько дней до даты платежа и в случае просрочки оплаты.
Что мы сделали с Николаем, чтобы навести порядок:
Назначили зарплату собственнику (конечно, не без участия Тимура).
Разработали справочник статей расходов и доходов.
Внедрили отчёт о движении денег и платежный календарь.
У нас появился ответственный человек за ведение финансовых отчётов.
Ведём учёт продаж, видим дебиторку и рентабельность каждого заказа.
Разработали ключевые показатели для достижения 10 млн рублей чистой прибыли.
Конечно, подводим итоги работы — это позволяет нам видеть пробелы и продолжать наводить порядок.
Если вам важно, чтобы прибыль росла, а в работе с партнёрами и клиентами не было сбоев — значит, вам нужен управленческий учёт.
Управлять можно всем, что можно посчитать!
Есть мысли и дополнения по теме? Делитесь в комментариях.
Комментарии
4"собственник вытаскивает для себя деньги, как захочет и когда захочет"
если собственник так поступает, то управленческий учет ему не поможет)))
В этом и искусство работы финдира, чтобы убедить собственника так не делать )
Все гениальное просто! Когда я вытаскиваю своих клиентов из финансовых ям, проделываю точно такую же работу. Спасибо за статью! Все разложили по полочкам. )))
Пожалуйста! А какими системами пользовались, если не секрет?