Что делать финансовому директору на новом месте работы? Чек-листы погружения и внедрения

Автор: Ирина Кокшарова, бизнес-практик, эксперт управленческого учёта и системы KPI, основатель проекта «Правила финансов» и финансовый директор.

Блок 1. Изучение компании и диагностика

Первый большой этап состоит из 5 шагов. Финдиректор должен разобраться:

• какая ситуация в компании сейчас;

• что «болит» и что нужно улучшить;

• чего в компании хотят достичь.

Для такой диагностики нужно около двух недель, для большой компании — до четырёх недель.

Шаг 1. Изучить информацию о компании

На новом месте финдиректор должен сразу максимально разобраться, чем занимается компания, кто её клиенты и какую продукцию она производит.

Стоит изучить сайт компании, посмотреть соцсети, поискать дополнительную информацию в интернете. После этого финдиректору нужно полностью обойти компанию, а также съездить на производство, если оно есть. Это поможет изучить, как формируется добавленная стоимость компании, и понять, какие подразделения и сотрудники в этом участвуют.

Шаг 2. Провести интервью с руководством

В первые недели менеджеру нужно узнать, в каком положении компания, какие цели, перспективы развития и текущие «боли». Отдельно выяснить, какие задачи стоят перед финансовым директором.

В первые недели нужно провести одну или несколько встреч с генеральным директором и собственниками. На каждое обсуждение необходимо закладывать 1-2 часа. На этих встречах финдиректор должен разобраться, чего нужно достичь, — например, улучшить финансовые показатели компании, решить вопросы с кассовыми разрывами или уменьшить кредитную нагрузку.

Шаг 3. Получить доступ ко всей внутренней информации

Необходимо запросить:

• доступ ко всем учётным системам и порталам — 1С, CRM-системам;

• оргструктуру предприятия и штатное расписание;

• все документы, связанные с финансовым и управленческим учётом, — финансовую и бюджетную структуры, сами бюджеты и управленческие отчёты;

• доступ к сервисам, в которых ведётся управленческий учёт;

• бухгалтерскую и налоговую учётные политики;

• данные по кредитному портфелю;

• должностные инструкции всех подчинённых.

На основе данных менеджер анализирует финансовое состояние компании, проверяет отчёты и их информативность, оценивает уровни автоматизации и планирования. На этом этапе необходимо убедиться, что вся финансовая деятельность описана и регламентирована.

Шаг 4. Провести интервью с сотрудниками

Трудозатратный, но обязательный этап, который многие финансовые директора пропускают.

У сотрудников нужно узнать:

• какие обязанности они выполняют и за что отвечают;

• как проходит рабочий день;

• какие данные и программы используют;

• с какими проблемами сталкиваются;

• что предлагают улучшить внутри процессов;

• как взаимодействуют с сотрудниками из разных отделов;

• как получают фактические данные из бухгалтерии;

• как оценивают результат.

Живое общение лучше инструкций помогает понять, как построена работа финансово-экономического блока, где происходят дублирование или разрывы операций. При успешном интервью финансовый директор может сделать выводы об эффективности и вовлечённости сотрудников в работу.

Для лучшего эффекта менеджеру стоит проводить интервью на рабочем месте сотрудника, а не вызывать его в переговорную комнату, чтобы он не ощущал лишнего дискомфорта.

Шаг 5. Встретиться с другими топ-менеджерами

Финансовый директор должен пообщаться с руководителями, находящимися с ним на одном уровне или на уровень ниже: коммерческий и исполнительный директор, руководитель отдела продаж, директор по производству и глава IT-службы. Все они участвуют в планировании деятельности компании и будут заказчиками для финдиректора.

На этом этапе нужно обсудить:

• как менеджеры участвуют в процессе планирования;

• какие данные получают от отдела финансового директора;

• какие проблемы возникают при взаимодействии;

• что хотелось бы улучшить в бизнес-процессах.

Результат первого блока

По итогам диагностики финдиректору стоит свести вместе все данные и подготовить план действий. Заключение можно подготовить по следующему шаблону.

Разделы диагностики взяты для примера — финдиректор может сократить или увеличить количество пунктов с учётом специфики своей работы.

Определившись с тем, что происходит в компании и что можно улучшить, менеджер должен вновь встретиться с руководством. Необходимо обсудить, какие идеи и предложения пойдут в работу.

Блок 2. Внедрение изменений

После изучения компании и диагностики финдиректору пора внедрять свои идеи. На этом этапе менеджер может составить план-график с ответственными и сроками исполнения.

Подписывайтесь на Telegram-каналы «Финансиста», чтобы узнать больше о финансовом менеджменте и автоматизации.