Снижение дебиторской задолженности. Чек-лист с шаблонами

Автор: Ирина Кокшарова, бизнес-практик, эксперт управленческого учёта и системы KPI, основатель проекта «Правила финансов» и финансовый директор ГК «Каменный город».

Что такое дебиторская задолженность

Дебиторская задолженность — это деньги, которые бизнес должен получить от других компаний и физлиц. Проблема с дебиторкой актуальна практически для любого бизнеса и особенно для организаций, работающих с отсроченными платежами и на условиях постоплаты.

Проблем с дебиторской задолженностью нет только у компаний, занимающихся розничной торговлей. У них нет перерыва между продажей и поступлением денег — процессы совпадают по времени.

В любых других случаях продажи можно разделить на три стадии:

• заключение сделки;

• реализация товара или услуги;

• получение оплаты.

Какой может быть оплата

Оплата может происходить в несколько этапов: частичная предоплата, оплата по графику, постоплата. При наличии постоплаты или оплаты по графику процессом нужно внимательно управлять. Если не вести учёт и не контролировать дебиторскую задолженность, неизбежно появятся просрочки платежей, дебиторская задолженность будет накапливаться, а также появится риск кассовых разрывов.

Как разобраться с дебиторской задолженностью

Для решения проблемы необходимо установить чёткие правила и регламенты работы с дебиторской задолженностью. Чтобы дебиторка стала меньше, достаточно следовать чек-листу из 7 этапов.

• Формирование реестра дебиторской задолженности (ДЗ).

• Классификация задолженности по срокам, классификация просроченной и проблемной ДЗ.

• Установка ответственности за сбор и работу с ДЗ.

• Разработка порядка и регламента работы ДЗ для каждой группы ответственных.

• Создание критериев для отнесения ДЗ к безнадежной и подготовка правил и порядка для списания такой задолженности.

• Разработка шаблонов звонков, писем, претензий для отправки клиентам.

• Разработка показателей KPI для сбора ДЗ.

Рассмотрим каждый шаг отдельно.

1. Сформировать реестр ДЗ

Очевидный пункт, однако не все компании проводят эту работу. Бизнесу необходимо собрать всю информацию по дебиторской задолженности в единую таблицу.

Необходимые данные и группировки в строках:

• по менеджерам;

• по клиентам — с телефонами и адресами электронной почты;

• по договорам;

Необходимые данные в столбцах:

• плановый срок погашения;

• сумма задолженности.

2. Классифицировать дебиторскую задолженность

Дебиторку нужно разделить на 5 групп.

• Будущая ДЗ — срок оплаты по ней наступит в будущих периодах.

• Текущая ДЗ — срок оплаты наступает в текущем периоде.

• Просроченная ДЗ — срок оплаты вышел в прошлых периодах, однако деньги не поступили или пришли не полностью.

• Проблемная ДЗ — задолженность, по которой сложно взыскать деньги.

• Безнадёжная ДЗ — задолженность, по которой истёк установленный срок давности или которую признали безнадёжной из-за невозможности её потребовать.

Просроченную задолженность нужно классифицировать отдельно, установив для каждой категории своё действие.

3. Установить ответственных за сбор и работу с задолженностью

За каждую строку дебиторской задолженности должны отвечать конкретные сотрудники.

• За текущую дебиторку — ответственные менеджеры отдела продаж, каждый по своей группе.

• За общую сумму дебиторки — руководитель отдела продаж или коммерческий директор.

• За проблемную к взысканию — специалист юридического отдела.

• За задолженность к списанию — бухгалтер.

4. Разработать порядок и регламент работы с ДЗ для ответственных

Для каждого ответственного необходимо определить порядок, что нужно делать и в какие сроки. Например, порядок действий по сбору текущей дебиторской задолженности может выглядеть следующим образом.

5. Установить критерии для отнесения ДЗ к безнадёжной и установить порядок её списания

Чтобы дебиторка была признана безнадёжной, необходимо описать критерии для принятия такого решения. Это ответственная часть, поскольку списанная дебиторская задолженность — прямые убытки компании. Такие ситуации должны быть исключительными в компании.

Списание безнадёжной дебиторской задолженности может выглядеть так.

6. Разработать шаблоны звонков, писем, претензий для отправки клиентам

При сборе оплаты с клиентов менеджер не должен думать, что сказать или какое письмо написать. Все скрипты звонков и шаблоны писем желательно нужно разработать и по возможности автоматизировать. Тогда работу по сбору денег нужно будет только контролировать.

7. Разработать показатели KPI для сбора задолженности

Завершает регламент сбора дебиторки система мотивации (KPI). У ответственных сотрудников должен быть показатель в переменной части зарплаты или установленный процент от сбора дебиторской задолженности. Это можно указать так.

И это всё?

Все самые эффективные вещи выглядят достаточно скучно. Здесь нет волшебных инструментов, но есть регламенты и порядок, обязательные для всех ответственных сотрудников. Такой порядок гарантированно приведет к быстрому снижению сумм дебиторской задолженности и сделает процесс полностью управляемым.

Подписывайтесь на Telegram-каналы «Финансиста», чтобы узнать больше о финансовом менеджменте и автоматизации.