Эволюция согласования платежей: от бумаги и Excel до умных сервисов

В этом материале вместе с сооснователем сервиса управленческого учёта «Финансист» Никитой Сухачевым мы расскажем, как проходила эволюция согласования платежей от бумаги до специализированных систем.

Бумажная эра

До изобретения компьютеров согласование платежей можно назвать «бумажным кошмаром». Обязательным атрибутом стола собственника бизнеса была кипа бумаг со счетами от поставщиков. На документах ставилась виза того, кто инициировал оплату, и дата, до которой нужно оплатить поставку.

Управленец заранее должен был знать, сколько денег у компании, чтобы понять, какие счета согласовать сейчас, а какие отложить. Когда появлялся новый документ, кипу приходилось пересматривать заново и искать для него подходящее место — либо по дате, либо по сумме. Чтобы уточнить детали, приходилось звонить или идти к инициатору лично. Поэтому процесс согласования платежей для собственника бизнеса был крайне трудным.

Реестр счетов и Excel

Проблему с общим списком платежей решили в 2000-х годах, когда появились таблицы Excel с расширенным функционалом. Для связи между отделами стали использовать корпоративную почту, а позже мессенджеры. Согласование платежей перевели в электронный вид, а у собственника бизнеса появился реестр, который мог вести, например, бухгалтер.

Реестр представлял таблицу с указанием контрагентов, статей оплаты и информацией, сколько денег есть у компании. Документ, как правило, делился на две части «Счета к оплате» и «Все счета». В таблице могло быть по 500 строк и более. Собственнику оставалось только найти нужную строку и переставить её из раздела «Все счета» в секцию «Счета к оплате».

Excel позволил автоматически считать суммы, отображать большую часть информации на одной странице, разбивать счёт на части, а также проводить подсчёты с помощью встроенного калькулятора.

Однако были и недостатки. В таблице легко сделать ошибку, например, добавить лишний ноль к сумме. Реестр трудно администрировать, поскольку это большой объём данных. Электронная почта для согласования оказалась неидеальным вариантом — документы легко терялись. Контрагент не мог самостоятельно узнать, оплачен ли его счёт.

Когда мессенджеры стали популярными, процесс согласования перешел в них. Но по сути — это та же корпоративная почта, только ближе и доступнее.

Эпоха 1С и «Битрикс24»

Недостатки Excel удалось решить при появлении системы 1С. Она оказалась самым успешным сервисом в этом секторе в России. Благодаря функционалу, который постоянно обновляется и дополняется, с платежами стало работать проще. Вероятность ошибки приблизилась к нулю.

Учёт документов стал быстрее, поскольку все данные стали загружаться автоматически. Однако было и ограничение — высокий порог входа, который требует знаний для работы в системе.

На смену корпоративной почте и мессенджерам пришёл «Битрикс24», который получил наибольшую популярность среди подобных систем. Этот сервис в режиме одного окна включает менеджер задач для сотрудников, корпоративную социальную сеть, чаты, облачное хранилище и облачный документооборот. Однако платформа не позволяет планировать бюджетирование, а контрагентам по-прежнему недоступен статус счёта.

Время специализированных систем

Функционал 1С и «Битрикс24» хоть и широкий, но не решает проблему согласования платежей на уровне бизнес-процессов. Поэтому появились специализированные системы, например, сервис управленческого учёта «Финансист». С помощью таких систем можно захватывать счета, визировать и классифицировать документы, формировать реестр, составлять платежный календарь, проводить оплату и контролировать поставки.

Принципиальным отличием от всех предыдущих способов согласования является возможность для контрагента получить уведомление об изменении статуса его платежа. Поставщик теперь точно знает, когда и в каком объёме его услугу или товар оплатят. Это повышает доверие и скорость работы между компаниями.

У собственника, который согласовывает счёт, появляется больше данных для принятия решений. Он имеет доступ к полной истории платежей. За счёт автоматизации работы с платёжным календарём управленец может распределять финансовую нагрузку на компанию и контролировать лимиты.

Главной чертой таких сервисов является то, что они умеют точно и быстро отвечать на вопросы:

• какие основания для оплаты?

• какой в компании бюджет для платежа?

• какие взаиморасчёты с поставщиком?

• какой остаток на счёте будет после согласования платежа?

• кто должен согласовывать платеж, чтобы перейти к следующему шагу?

• когда планируется оплатить заявку?

• какой сейчас статус у платежа?

Специализированные системы позволяют вовлечь в процесс согласования платежей минимальное количество сотрудников, координировать их работу и распределять финансовую нагрузку. Это открывает возможность для долгосрочного планирования работы компании и комфортного сотрудничества с контрагентами.

Тем не менее в России остаются компании, которые используют гибридные схемы согласования платежей, например, бумагу и Excel. Причина — в размере и направлении бизнеса. Когда нет необходимости в умных и сложных системах, можно не переплачивать за функционал. Но в этом случае велик риск того, что компания будет развиваться медленнее, а заработанные деньги будут расходоваться неэффективно.

Подписывайтесь на Telegram-каналы «Финансиста», чтобы узнать больше о финансовом менеджменте и автоматизации.