Как провести чекап своего бизнеса? 7 ключевых точек контроля

Автор: Валентина Смирнова, финансовый директор «Глобус-Сталь», независимый финансовый советник, инвестор.

Как и диагностика здоровья человека, чекап предприятия может быть поверхностным или детальным. Рекомендуется проводить мониторинг не реже одного раза в квартал. Однако можно проверять «здоровье» бизнеса чуть ли не на еженедельной основе, если предприниматель запускает новое направление или экономическая ситуация в стране резко меняется.

Как правило, за этот процесс отвечает финансовая служба во главе с финансовым директором. Если бизнес небольшой, заниматься регулярной диагностикой может и сам собственник.

Для базовой проверки рекомендуется обратить внимание на семь равнозначных пунктов.

1. Грамотно выстроенный управленческий учёт

Начинать диагностику бизнеса стоит с построения управленческого учёта. Это основной инструментарий для проверки «здоровья» компании. Речь идёт о составлении минимум двух отчётов: о движении денежных средств (ОДДС) и о прибылях и убытках (ОПиУ). Без них даже опытный финансовый директор не сможет поставить бизнесу верный «диагноз».

Управленческий учёт позволяет узнать, сколько компания заработала в прошлом месяце, спрогнозировать доходы и расходы на предстоящий период, а также оценить возможные риски.

Благодаря учёту можно:

• принимать верные управленческие решения, опираясь на цифры;

• регулярно выводить дивиденды без угрозы для бизнеса;

• увеличивать прибыль даже в условиях нестабильной экономики;

• спокойно планировать и выстраивать стратегию;

• эффективно вкладывать деньги в новые проекты и направления.

2. Финансовые показатели в динамике

В первую очередь следует отслеживать выручку и чистую прибыль компании в целом в динамике. Если спрос на продукцию или услуги не привязан ко времени года, рекомендуется сравнивать показатели двух последовательных отчётных периода.

Если бизнес носит сезонный характер, например, продажа сноубордического снаряжения или прокат велосипедов, стоит сравнивать текущие показатели с аналогичным периодом в прошлом году. К примеру, выручку и прибыль за июль 2023 года корректно сравнивать с выручкой и прибылью за июль 2022 года с поправкой на инфляцию.

Если наблюдается снижение выручки на 10% и более — это негативный сигнал, необходимо разобраться с причиной «просадки» и принять меры. Возможно, пора запускать новый канал продаж или вкладывать больше средств в маркетинг.

Если снизилась чистая прибыль, не обойтись без финансового анализа. Вероятно, выросли закупочные цены на материалы, а в компании не успели пересмотреть свой прайс. Это один вариант. При другом сценарии чистая прибыль могла снизиться, если в отчётном месяце компания сделала ремонт офиса и понесла расходы, при этом в коммерческом плане у неё всё в порядке.

Также следует контролировать коэффициент текущей ликвидности и рентабельности деятельности по чистой прибыли. Эти показатели характеризуют платёжеспособность и эффективность бизнеса. Если коэффициенты растут — динамика положительная, если падают — нужно разбираться в причинах и при необходимости принимать меры.

3. Выявление убыточных направлений, проектов и клиентов

Грамотно выстроенный управленческий учёт позволяет проанализировать отдельные направления бизнеса, проекты и клиентов. Благодаря нему можно увидеть, сколько денег приносит или забирает каждый юнит по отдельности.

Для этого нужно рассчитать валовую прибыль и рентабельность для каждого проекта, а затем сравнить результаты. Чем выше процент, тем больше доходность. Рентабельность считается по формуле:

Например, валовая прибыль 30 тысяч рублей, а выручка — 80 тысяч рублей. Рентабельность в этом случае равна 37,5%.

Если по какой-то причине в компании не готовы закрывать низкорентабельные или даже убыточные направления, можно попробовать несколько вариантов.

1. Снизить себестоимость, например, найти альтернативного поставщика с более низкими ценами.

2. Отдать часть работ на аутсорс.

3. Пересмотреть прайс и переупаковать продукт.

Регулярный мониторинг рентабельности проектов помогает выявить убыточные направления и определить среди них лидеров. В высокорентабельные проекты можно смело инвестировать больше ресурсов, они принесут значительно больше дохода.

4. Контроль дебиторской задолженности и складских запасов

Если бизнес связан с реализацией товаров, необходимо проверить не «заморожены» ли какие-то средства в складских остатках. Это могут быть неликвидные позиции или продукция, которую закупили впрок на несколько месяцев вперёд.

Также деньги могут «зависнуть» в дебиторской задолженности. Такое происходит, когда компания продала товар с отсрочкой платежа или заплатила предоплату поставщику и ожидает поставку.

Чтобы не получить проблемную дебиторку, нужно заранее проверить контрагента на благонадёжность. Для этого есть платные сервисы, например, «Контур.Фокус» или «Спарк». Многие банки также предлагают подобные услуги в своём банк-клиенте при вводе ИНН контрагента.

5. Контроль долговой нагрузки и стоимости кредитных денег

Один из основных финансовых показателей для контроля долговой нагрузки — соотношение долга к EBITDA. Она рассчитывается по формуле:

Рекомендуется, чтобы коэффициент долговой нагрузки не превышал 3. Это означает, что бизнес не имеет чрезмерной задолженности и в состоянии обслуживать свои кредитные обязательства в срок.

Стоимость кредитных денег связана с уровнем ключевой ставки. Чем выше «ключ», тем дороже займы и наоборот. Например, компания взяла кредит по фиксированной ставке 16% при ключевой в 12%. Если «ключ» снизится до 10%, появится смысл пересмотреть условия договора или сделать рефинансирование в другом банке.

Бизнесу следует стремиться к тому, чтобы заёмные средства для него были как можно «дешевле».

6. Контроль взаиморасчётов с ФНС

Сколько бы доверия ни было к бухгалтеру, собственнику раз в квартал следует запрашивать «Справку об отсутствии задолженности перед бюджетом» — форма КНД 1 120 101. Этот официальный документ подтверждает, что организация или индивидуальный предприниматель не имеют долгов по налогам и сборам перед государством, а у налоговиков нет к ним претензий.

7. Эмоциональное состояние сотрудников и текучка кадров

Человеческий капитал — один из важнейших ресурсов предприятия. Если из компании начинают чаще уходить сотрудники, а оставшиеся — теряют интерес к работе, важно понять причину и принять меры.

Возможно, стоит пересмотреть систему мотивации или разработать личный план развития сотрудников. Ещё один элемент мотивации для ключевых сотрудников — курсы повышения квалификации с дальнейшим пересмотром функционала и дохода. Следует поставить чёткие цели персоналу или пробудить в нём чувство ответственности.

Собственнику и руководителям отделов нужно стараться чаще проводить личные встречи, на которых можно обсудить обстановку и настроения в коллективе. Нужно поддерживать сотрудников и обязательно замечать их успехи.

А можно коротко?

Чтобы отслеживать «здоровье» бизнеса, следите за следующими пунктами:

• выстраивайте управленческий учёт;

• следите за финансовыми показателями в динамике;

• определяйте убыточные направления и проекты;

• внимательно управляйте дебиторкой и складскими запасами;

• отслеживайте долговую нагрузку;

• контролируйте взаиморасчёты с ФНС;

• не забывайте про эмоциональное состояние сотрудников.

Есть мысли и дополнения по поводу темы? Делитесь в комментариях.

Подписывайтесь на Telegram-каналы «Финансиста», чтобы узнать больше о финансовом менеджменте и автоматизации.