В этом материале рассказываем, как «Финансист» помог компании по сборке и эксплуатации вендинговых аппаратов избавиться от хаоса в финансах и организовать прозрачный управленческий учёт.
Автор: Ольга Головина, финансовый директор, ACCA DipIFR, консультант, ex-CFO в «Теле2», «Азия Цемент», «Юниум», ex-product manager сервиса «Моё дело», автор блога «Где деньги, Оль?»
Что происходило в компании
Компания сталкивалась со множеством финансовых проблем и организационных сложностей.
Отчёты в Excel показывали наличие прибыли, но на практике организация постоянно попадала в кассовые разрывы.
Руководство компании интересовалось в создании новых аппаратов, однако было неясно, где брать деньги на покупку комплектующих. Руководство боялось привлекать инвестиции из-за дорогих кредитов.
У компании было несколько учредителей и соинвесторов, каждый из которых имел разные доли и базы для расчётов дивидендов.
В компании не было полноценного бухгалтерского учёта, и вели только налоговую отчётность.
Банковские выписки нерегулярно попадали в отчёты. Многие расходы проводили за наличный расчёт, без чеков.
Комплектующие покупали в Китае и на «Авито». Для этого сотрудникам переводили деньги. Если этих средств не хватало, работники закупались на свои, а потом просили вернуть долг.
Отчёты в Excel переделывали до 26 раз за месяц — они представляли собой смесь начислений и оплат, некорректных формул и различных логик распределения затрат.
Отчёты создавали на основе данных из рабочего чата. Если сотрудник что-то тратил, он делал пометку. Однако такой регламент соблюдался не всегда.
Как внедряли сервис
В компании решили восстановить отчёты за предыдущий год и несколько месяцев текущего года.
— Несмотря на соблазн начать автоматизацию с чистого листа, нужно было сохранить даже хаотичную информацию — данные представляли слишком большую ценность для принятия решений. Своя накопленная статистика скажет о компании гораздо больше, чем любой бизнес-консультант.
Ольга Головина, финансовый директор
Следующим этапом выгрузили в Excel все данные из рабочего чата и добавили статьи и источники платежей — кассу или расчётный счёт.
Затем в сервисе «Финансист» подключили интеграцию с банками по расчётным счетам. Далее полученные счета разобрали по статьям, а также удалили дубликаты платежей из чата. И в итоге получили достоверную информацию: кто и на что тратил наличные.
— Много времени ушло на обработку внутригрупповых оборотов, когда деньги переводились от сотрудника к сотруднику. Если мы не видели встречного подтверждения, то просили работника подтвердить перечисление скриншотом. После серии очных ставок и видеозвонков истина была установлена.
Ольга Головина, финансовый директор
Часть денег, которые оставались на счетах учредителей, были объявлены их дивидендами. Несогласные с таким решением пошли искать, куда они тратили эти средства. В итоге нашлась приличная сумма неучтённых расходов на нужды бизнеса. Такой подход показал, у кого из инвесторов на руках остались деньги бизнеса и сколько средств вывел каждый из них.
Следующим шагом определили, сколько денег инвесторы могут изымать в виде дивидендов. Для этого в «Финансисте» каждый вендинговый аппарат завели как отдельный проект, прямые затраты распределили по всем проектам, а косвенные — объёму продаж.
Сервис помог провести трендовый анализ, сравнить данные в статьях по периодам и проанализировать причины отклонений. Благодаря этому сразу видно, где забыли внести данные.
В сервисе удобно сравнивать статьи по месяцам и периодам и анализировать причины отклонений — сразу видно, где забыли внести данные
Чем помогло внедрение сервиса
Благодаря внедрению «Финансиста» в компании смогли определить общую прибыль и прибыль по проектам. Нашлись автоматы, которые нужно было переместить в другие локации для её увеличения.
Детальное отображение проектов
— Наконец-то верно рассчитали дивиденды, которые, естественно, оказались меньше ожидаемого. Редко встречаю ошибки в учёте, которые занижают прибыль, обычно много неучтенных затрат. А выводили из бизнеса больше, чем зарабатывали, что в совокупности с ростом и повлияло на кассовый разрыв.
Ольга Головина, финансовый директор
С сервисом больше не будет путаницы, какая сумма закреплена за каждым учредителем
После настройки учёта в «Финансисте»:
данные можно анализировать в любых аналитических срезах;
сводный отчёт легко перестраивается для анализа разных срезов:
а) по периодам — для понимания общей картины;
б) по проектам — для сравнения;
в) по проектам — в динамике;
руководство может видеть, сколько денег за конкретный период пошло на проект.
— В «Финансисте» можно проверить каждую цифру, в любую статью можно «провалиться» и расшифровать, и для этого не нужно просить финансистов. Любой расход в ОПиУ можно связать с оплатой в ОДДС и понять, что начислено, но пока не оплачено. Отчётность стала ясной — собственники могут сами перепроверить данные. Это повышает к доверие к ней. Причём такими навыками можно быстро научиться даже, не владея знаниями в области финансов и программирования.
Ольга Головина, финансовый директор
Можно отследить подробную информацию по отдельным контрагентам
Drilldown по суммам сделок с контрагентами
Теперь расходы по наличным можно вносить через мобильное приложение «Финансиста», а по картам физических лиц — через интеграцию с «Дзен-мани». Это позволяет актуализировать ОДДС уже на утро следующего дня.
Планы на будущее
Руководство компании планирует внедрить согласование платежей и создать финансовый план в сервисе — собранная статистика позволяет собрать максимально точную модель.
В сервисе можно внести бюджет по статье на месяц. Если заявка, отправленная на согласование, в него не вписывается, это будет сразу видно на диаграмме
Подытожим
«Финансист» прекрасно подходит компаниям, которые занимаются арендой, предоставлением услуг, образованием и торговлей.
Цена внедрения сервиса гораздо ниже альтернативных программных обеспечений на рынке.
Специалисты сервиса курируют каждый шаг и помогают просто и понятно автоматизировать управленческий учёт.
Есть мысли и дополнения по поводу темы? Делитесь в комментариях.
Подписывайтесь на Telegram-канал «Финансиста», чтобы узнать больше о финансовом менеджменте и автоматизации.
Начать дискуссию