В этом материале рассказываем, как «Финансист» помог компании по сборке и эксплуатации вендинговых аппаратов избавиться от хаоса в финансах и организовать прозрачный управленческий учёт.

Автор: Ольга Головина, финансовый директор, ACCA DipIFR, консультант, ex-CFO в «Теле2», «Азия Цемент», «Юниум», ex-product manager сервиса «Моё дело», автор блога «Где деньги, Оль?»

Что происходило в компании

Компания сталкивалась со множеством финансовых проблем и организационных сложностей.

• Отчёты в Excel показывали наличие прибыли, но на практике организация постоянно попадала в кассовые разрывы.

• Руководство компании интересовалось в создании новых аппаратов, однако было неясно, где брать деньги на покупку комплектующих. Руководство боялось привлекать инвестиции из-за дорогих кредитов.

• У компании было несколько учредителей и соинвесторов, каждый из которых имел разные доли и базы для расчётов дивидендов.

• В компании не было полноценного бухгалтерского учёта, и вели только налоговую отчётность.

• Банковские выписки нерегулярно попадали в отчёты. Многие расходы проводили за наличный расчёт, без чеков.

• Комплектующие покупали в Китае и на «Авито». Для этого сотрудникам переводили деньги. Если этих средств не хватало, работники закупались на свои, а потом просили вернуть долг.

• Отчёты в Excel переделывали до 26 раз за месяц — они представляли собой смесь начислений и оплат, некорректных формул и различных логик распределения затрат.

• Отчёты создавали на основе данных из рабочего чата. Если сотрудник что-то тратил, он делал пометку. Однако такой регламент соблюдался не всегда.

Как внедряли сервис

В компании решили восстановить отчёты за предыдущий год и несколько месяцев текущего года.

— Несмотря на соблазн начать автоматизацию с чистого листа, нужно было сохранить даже хаотичную информацию — данные представляли слишком большую ценность для принятия решений. Своя накопленная статистика скажет о компании гораздо больше, чем любой бизнес-консультант.

Ольга Головина, финансовый директор

Следующим этапом выгрузили в Excel все данные из рабочего чата и добавили статьи и источники платежей — кассу или расчётный счёт.

Затем в сервисе «Финансист» подключили интеграцию с банками по расчётным счетам. Далее полученные счета разобрали по статьям, а также удалили дубликаты платежей из чата. И в итоге получили достоверную информацию: кто и на что тратил наличные.

— Много времени ушло на обработку внутригрупповых оборотов, когда деньги переводились от сотрудника к сотруднику. Если мы не видели встречного подтверждения, то просили работника подтвердить перечисление скриншотом. После серии очных ставок и видеозвонков истина была установлена.

Ольга Головина, финансовый директор

Часть денег, которые оставались на счетах учредителей, были объявлены их дивидендами. Несогласные с таким решением пошли искать, куда они тратили эти средства. В итоге нашлась приличная сумма неучтённых расходов на нужды бизнеса. Такой подход показал, у кого из инвесторов на руках остались деньги бизнеса и сколько средств вывел каждый из них.

Следующим шагом определили, сколько денег инвесторы могут изымать в виде дивидендов. Для этого в «Финансисте» каждый вендинговый аппарат завели как отдельный проект, прямые затраты распределили по всем проектам, а косвенные — объёму продаж.

В сервисе удобно сравнивать статьи по месяцам и периодам и анализировать причины отклонений — сразу видно, где забыли внести данные

Чем помогло внедрение сервиса

Благодаря внедрению «Финансиста» в компании смогли определить общую прибыль и прибыль по проектам. Нашлись автоматы, которые нужно было переместить в другие локации для её увеличения.

Детальное отображение проектов

— Наконец-то верно рассчитали дивиденды, которые, естественно, оказались меньше ожидаемого. Редко встречаю ошибки в учёте, которые занижают прибыль, обычно много неучтенных затрат. А выводили из бизнеса больше, чем зарабатывали, что в совокупности с ростом и повлияло на кассовый разрыв.

Ольга Головина, финансовый директор

С сервисом больше не будет путаницы, какая сумма закреплена за каждым учредителем

После настройки учёта в «Финансисте»:

• данные можно анализировать в любых аналитических срезах;

• сводный отчёт легко перестраивается для анализа разных срезов:

а) по периодам — для понимания общей картины;
б) по проектам — для сравнения;
в) по проектам — в динамике;

• руководство может видеть, сколько денег за конкретный период пошло на проект.

— В «Финансисте» можно проверить каждую цифру, в любую статью можно «провалиться» и расшифровать, и для этого не нужно просить финансистов. Любой расход в ОПиУ можно связать с оплатой в ОДДС и понять, что начислено, но пока не оплачено. Отчётность стала ясной — собственники могут сами перепроверить данные. Это повышает к доверие к ней. Причём такими навыками можно быстро научиться даже, не владея знаниями в области финансов и программирования.

Ольга Головина, финансовый директор

Можно отследить подробную информацию по отдельным контрагентам

Drilldown по суммам сделок с контрагентами

Теперь расходы по наличным можно вносить через мобильное приложение «Финансиста», а по картам физических лиц — через интеграцию с «Дзен-мани». Это позволяет актуализировать ОДДС уже на утро следующего дня.

Планы на будущее

Руководство компании планирует внедрить согласование платежей и создать финансовый план в сервисе — собранная статистика позволяет собрать максимально точную модель.

В сервисе можно внести бюджет по статье на месяц. Если заявка, отправленная на согласование, в него не вписывается, это будет сразу видно на диаграмме

Подытожим

• «Финансист» прекрасно подходит компаниям, которые занимаются арендой, предоставлением услуг, образованием и торговлей.

• Цена внедрения сервиса гораздо ниже альтернативных программных обеспечений на рынке.

• Специалисты сервиса курируют каждый шаг и помогают просто и понятно автоматизировать управленческий учёт.

Есть мысли и дополнения по поводу темы? Делитесь в комментариях.

Подписывайтесь на Telegram-канал «Финансиста», чтобы узнать больше о финансовом менеджменте и автоматизации.