Как организовать удаленный формат работы для нового и действующего сотрудника

Удалённая работа бывает следующих видов:

• Постоянная — работник всё время работает дистанционно, рабочих дней в офисе у него нет и стационарного рабочего места тоже.

• Временная — офисного работника на срок до полугода отправляют работать домой. В это время у него нет обязанности ходить в офис. 

• Периодическая — удаленка и работа в офисе чередуется. 

• Временная в опасной ситуации — всех или часть работников распускают по домам из-за эпидемии, пожара или природной катастрофы. 

Удаленку оформляют:

• трудовым договором — когда принимают нового сотрудника и сразу оговаривают удаленный формат;

• дополнительным соглашением к трудовому договору — когда об удаленке договорились уже в процессе работы;

• приказом о переводе — на случай роспуска по домам в опасной ситуации типа коронавируса.

Как оформить нового сотрудника

При приеме на удаленку с работником заключают трудовой договор и в нем оговаривают:

• Место выполнения работы;

• Режим рабочего времени;

• Способ взаимодействия с сотрудником;

• Порядок вызова в офис;

• Порядок передачи отчётов о работе;

• Размер и порядок выплаты компенсации за использование своего оборудования.

Как перевести уже работающего сотрудника на удаленку в обычное время

Подпишите с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору. В нём укажите то же самое, что и для нового трудового договора удаленщика.

Как перевести работника на дистант в опасной ситуации

Работника или штат целиком можно перевести домой из-за опасности. И это не только эпидемия коронавируса, но и пожар или авария в офисе, несчастный случай на производстве, наводнение и землетрясение. А ещё — приказ местных властей о переводе определенного процента штата на дистант. В опасной ситуации на дистант отправляют на весь срок обстоятельств, ограничения в шесть месяцев нет. Согласие работника не нужно, допсоглашение к трудовому договору тоже. 

Работодатель выносит приказ о переводе на удаленку. Каждого работника знакомят с приказом — под живую или электронную подпись. Но если работники уже не могут прийти в офис, а электронных подписей у них нет, можно ознакомить с приказом любым другим способом: в общем чате или электронной рассылкой. Важно только, чтобы каждый работник отписался, что приказ прочитал — ст. 312.9 ТК.

В приказе о переводе на дистант надо написать:

1. суть опасной ситуации; 

2. список работников, переводимых на дистант;

3. срок перевода — до момента окончания обстоятельств;

4. порядок обеспечения оборудованием или возмещения расходов за своё;

5. режим работы, порядок приёма задач, проверки электронной почты, созвонов, выезда в офис и сдачи отчетов.

На что обратить внимание 

На удаленке у работника есть все обычные трудовые гарантии, как будто он ходит в офис: зарплата не ниже МРОТ два раза в месяц, отпуск 28 дней, больничные. Работодатель, как обычно, платит за сотрудника страховые взносы и налоги. Платить зарплату на удаленке ниже нельзя по ст. 312.5 ТК. 

Если работник выполняет работу в городе, где по закону положены районный коэффициент и северная надбавка, то работодатель обязан доплатить их. Даже если организация находится в ином городе, где таких климатических надбавок нет.

Остались вопросы? Обратитесь к профессиональным специалистам по кадровому учету.