Как правильно рассчитать отпускные в 2023 году. Примеры расчета отпускных

Сколько длится отпуск и как его предоставлять 

Каждый сотрудник компании, устроенный по трудовому договору, может рассчитывать на ежегодный отпуск в 28 дней. Это следует из Трудового кодекса Российской Федерации. Эти дни можно взять целиком или же разделить на несколько частей. Важное условие при котором можно разделить отпуск на части — одна из них составляет не менее 14 дней, остальные дни разделяются по желанию. В свою очередь компания сохраняет за сотрудником его рабочее место и начисляет ему отпускные выплаты.  

Как часто можно брать отпуск

Сотрудники, работающие в компании более года, могут уйти в любое время по согласованию даты и срока с руководством. Недавно прибывшим специалистам можно уходить в отпуск только спустя полгода с момента трудоустройства. 

По статье 124 ТК запрещается не ходить в отпуск в течение 2-лет и копить дни сверх этого срока. Также не получиться взять выплаты вместо положенного отпуска. Кто хорошо отдыхает, тот хорошо работает.

Как оформить отпуск

Для этого сам сотрудник, бухгалтер или специалист отдела кадров должны составить и утвердить несколько документов.

Положение об отпусках

Так называется локальный нормативный акт организации/ИП, в котором фиксируются случаи увеличения количества отпускных дней сотрудника или раннего проведения выплаты. 

Положение об отпусках составляется в произвольной форме и включает в себя несколько обязательных пунктов: 

• Виды отпусков и их продолжительность — когда и кто уходит в отпуск.

• Стаж работы для каждого типа отпуска — за свой счет и оплачиваемый.

• Правила по отзыву сотрудников из отпуска.

• Порядок выплат отпускных — срок начисления, дополнительные выплаты.

График отпусков 

Это таблица, в которой фиксируются даты отпусков всех сотрудников компании. Соблюдать обозначенные даты должен, как сотрудник, так и работодатель.

Сотрудник может изменить даты своего отпуска, согласовав это с руководством заранее. Об этом говорится в статье 123 ТК. Работодатель также имеет право отозвать сотрудника из отпуска и перенести оставшиеся дни по согласованию. Составляется такой график как по специальной форме, так и произвольно. 

Руководитель организации согласовывает и подписывает график минимум за две недели до конца текущего года. К примеру, график на 2024 год  — до 18 декабря 2023 года. Сотрудники должны ознакомиться с планом и поставить подпись в графе напротив своей фамилии. 

Заявление на отпуск от сотрудника

В нем нужно прописать, что отпуск предоставляется сотруднику после подписания заявления по форме, согласованной в организации. 

Образец заявления на отпуск:

Приказ на отпуск

Следующий шаг после подписания заявления – составление приказа на отпуск. Документ официально подтверждает отсутствие сотрудника на рабочем месте. Подписывается он двумя сторонами – сотрудником и руководителем. 

На основании этого приказа специалист по кадрам или бухгалтер формирует записку-расчет, подписывает ее. После чего начисляются отпускные. 

Пример приказа о предоставлении отпуска: 

Формула расчета отпускных

Шаг 1 — определить из чего считается средний заработок сотрудника.

Прежде всего собираются все выплаты, которые сотрудник получает от работодателя, а именно: 

• Заработная плата за отработанное время (тариф или оклад).

• Сдельная зарплата.

• Зарплата в неденежной форме.

• Заработная плата в процентах от выручки или комиссионное вознаграждение.

• Премии.

Все виды выплат обозначаются во внутренних документах компании. 

Шаг 2 — определение расчетного периода.

Основной расчетный период — 12 календарных месяцев до месяца начала отпуска. 

Пример: если сотрудник идет в отпуск с 1 августа 2023 года, то расчетный период — с 1 августа 2022 года по 31 июля 2023 года. 

Из этого периода исключаются некоторые временные промежутки и выплаты: 

• Больничный.

• Отпуск по беременности и родам.

• Оплачиваемые выходные по уходу за инвалидами. 

• Забастовка, в которой не участвовал сотрудник, но не мог из-за нее приступить к рабочим задачам. 

• Простой работы по независящим от работника причинам — природные катаклизмы или отключение электроэнергии.

• Другие случаи отсутствия на работе с сохранением или без сохранения зарплаты согласно законам РФ.

В расчет среднего заработка идет то время, которое сотрудник находился на работе согласно графику и выполнял свои обязанности.

Если у сотрудника за год нет ни одного отработанного дня, и зарплата не начислялась, то средний заработок определяют исходя из заработка, начисленного за предыдущие 12 месяцев (п. 5 Положения №922).

Шаг 3 —  рассчитать средний дневной заработок сотрудника. 

Если в расчетный период сотрудник отработал все дни без отгулов и больничных,  то используется следующая формула для расчета:

*29,3 — среднее количество дней в месяце.

Для расчета отпускных в неполном отработанном месяце из-за болезни или отгулов нужно определить полные месяцы, которые отработал сотрудник. После чего высчитать в них конкретные отработанные дни:  

Далее рассчитываем количество рабочих дней в каждом отработанном не целиком месяце.  Для этого расчета применяем формулу: 

Затем складываем все суммы и получаем количество отработанных дней в расчетном периоде. Теперь средний дневной заработок легко вычислить по формуле:

Когда выплачиваются отпускные 

Отпускные выплачиваются минимум за 3 календарных дня до начала отпуска по ТК РФ. Если плановая дата выплаты выпадает на выходной или праздничный день, то отпускные сотрудник получит за день до этого. 

Пример: Отпуск сотрудника Александра начинается в понедельник. Следовательно, отпускные ему начисляются до четверга. 

Отпускные также можно перечислить в один день с зарплатой, если даты выплаты зарплаты и отпускных совпадают.

Какие налоги и взносы платит организация при выплате отпускных

С начисляемых сотрудникам отпускных работодатель должен платить НДФЛ (налог на доходы физических лиц), а также страховые взносы. Отпускные также относятся к заработку.

НДФЛ 

С 2023 года работодатель начисляет НДФЛ на ЕНС (единый налоговый счет) по следующим правилам: 

• 28 числа текущего месяца перечисляет НДФЛ с выплат, проведенных с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего.

• 25 числа текущего месяца подает уведомление об исчисленных суммах НДФЛ для уведомления налоговой.

• Если срок уплаты — выходной день, то перечисляет НДФЛ с отпускных в ближайший за ним рабочий день.

Страховые взносы 

Вся сумма отпускных облагается страховыми взносами в месяце начисления. До 28 числа следующего месяца необходимо перечислить взносы в бюджет на ЕНС.

Примеры расчета отпускных в 2023 году

Для понимания как рассчитывать отпускные дни в 2023 году, давайте разберемся это на примерах.

Как оплачивается отпуск за целиком отработанные месяцы 

Берем консультанта, который работает в компании уже больше года. За 2022 год он получил 600 000 рублей — по 50 000 рублей ежемесячно. Отработав январь и февраль 2023 году без отгулов и больничных, он получил 120 000 рублей и в марте собирается взять отпуск на 12 дней.  

Как считаем отпускные? 

Как оплачивается отпуск в праздники

Если сотрудник хочет взять отпуск на Новый год или длинные майские каникулы, то его отпуск продлится дольше. Однако общегосударственные дни отдыха не будут включены в число дней отпуска и не будут оплачены. Об этом говорится в статье 120 ТК.

Пример: Петр работает в компании 7 месяцев. Он собрался сходить в отпуск на 10 дней со 2 по 11 мая 2023. В этом случае отпускные Петра рассчитываются так: 

Когда можно заменить отпуск денежной компенсацией

В ТК РФ прописаны случаи, когда сотрудник может заменить свой ежегодный оплачиваемый отпуск денежной компенсацией.  

Такой вариант предусмотрен в двух случаях: 

• При увольнении сотрудника, если у него остались неиспользованные дни отпуска.

Тогда работодатель при увольнении начисляет сотруднику компенсацию за дни, которые сотрудник не использовал.

• Когда сотруднику положены дополнительные дни отпуска сверх 28 календарных дней. 

Тогда деньгами компенсируют дни отпуска, которые превышают 28 календарных дней.

Кому нельзя заменить отпуск деньгами:

• Работникам до 18 лет.

• Беременным.

• Тем, кто работает на вредном для здоровья производстве или/и имеет ненормированный рабочий график.

Право на отпуск при увольнении

Если у сотрудника накопились отпускные дни, то он может использовать их перед официальным увольнением по согласованию с работодателем. 

Для оформления такого отпуска сотруднику нужно написать специальное заявление. Пример заявления на отпуск с последующим увольнением:

В случае увольнения сразу после отпуска датой прекращения трудового договора считается последний день отпуска, а не последний рабочий день. 

Работодатель в таком случае должен начислить все выплаты и выдать необходимые документы перед уходом сотрудника в отпуск. 

Если работодатель не подпишет заявление сотрудника об отпуске с последующим увольнением, он обязан выплатить ему компенсацию за неиспользованные дни отпуска. В случае ухода в отпуск без согласования с работодателем, последний вправе уволить сотрудника за прогул.

Если сотрудник передумал увольняться, то он может отозвать свое заявление об увольнении до начала отпуска. Вернуться на рабочее место он может, если на его место не нашли или назначали нового человека. 

Штрафы за нарушения по предоставлению отпуска

При составлении графика отпусков и предоставлении отпуска, работодатель должен быть внимательным и честным со своими сотрудниками. Иначе его могут ждать штрафы. 

Например, график отпусков может проверить трудовая инспекция. При отсутствии такого документа в организации, ей может грозить штраф: для крупной или средней компании — от 30 000 до 50 000 рублей, для малого предприятия, ИП и руководителя  — от 1000 до 5000 рублей. 

Также организации грозит штраф, если она будет задерживать выплату отпускных сотрудникам: 

• Для компании — 30-50 тыс. рублей в первый раз и 50-70 тыс. рублей при повторном опоздании.

• Для ИП — 1-5 тыс. рублей в первый раз и 10-20 тыс. рублей при повторном нарушении.

• Для должностных лиц — 1-5 тыс. рублей в первый раз и 10-20 тыс. рублей или дисквалификация на 1-3 года при повторном нарушении.