Подотчетные средства — это деньги, выдаваемые сотрудникам для хозяйственных нужд, командировочных расходов и других исполнений поручений предприятия. Перечень лиц, которые могут получать средства в подотчет отражаются в отдельном приказе руководителя предприятия.
Чтобы получить подотчетные средства необходим приказ от имени руководителя предприятия. Формат документа является произвольным, но должен содержать следующие реквизиты:
Ф.И.О. подотчетного лица;
регистрационный номер документа;
сумма выдаваемых денег;
срок выдачи наличных денег; назначение (не обязательно);
подпись директора и дата.
Также в качестве основания для получения денег можно использовать заявление работника.
Новые требования к оформлению подотчетных сумм не устанавливают конкретный срок, в течение которого сотруднику надо подать отчет о потраченных деньгах. Он должен быть указан в приказе работодателя.
Если срок возврата не установлен, сотрудник должен сдать отчет в тот же день, в который их получил (письмо ФНС от 24.01.2005 № 04-1-02/704).
Что касается командировочных расходов, то сотрудник обязан отчитаться по ним в течение 3 рабочих дней со дня возвращения.
Также ранее запрещалось выдавать деньги, если сотрудник не предоставил отчет о ранее полученных суммах. С 19 августа 2017 года денежные средства можно выдать, даже если работником не погашена задолженность по ранее выданным денежным средствам.
Организациям и ИП важно соблюдать порядок ведения кассовых операций. За нарушение этого порядка грозит штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП):
для организации — от 40 000 руб. до 50 000 руб.;
для ее должностных лиц и ИП — от 4000 руб. до 5000 руб.
Авансовый отчет оформляется по унифицированной форме АО-1 или по форме, принятой организацией.
Денежные средства могут выдаваться подотчетному лицу не только из кассы, но и перечисляться на банковские карты.
Проводки:
Дт 71 Кт 50, 51 — выданы денежные средства подотчетному лицу из кассы или перечислением на карту.
Дт 10 Кт 71 — подотчетное лицо приобрело материалы.
Дт 60.02 Кт 71 — подотчетное лицо оплатило услуги сторонних организаций.
Дт 20-44 Кт 71 — отражены командировочные расходы.
Дт 19 Кт 71 — НДС по подотчетным суммам.
Дт 50, 51 Кт 71 — возврат перерасхода.
Дт 71 Кт 50, 51 — выданы денежные средства если подотчетное лицо отчиталось на большую сумму.
Пример:
Подотчетному лицу выдано из кассы 500 руб. на приобретение канцтоваров. В этот же день подотчетное лицо приобрело 2 пачки бумаги по 150 руб. без НДС и предоставило авансовый отчет с приложением чека магазина. Оставшаяся сумма была возвращена в кассу
Дт 71 Кт 50 — 500 руб.
Дт 10 Кт 71 — 300 руб.
Дт 50 Кт 71 — 200 руб.
В программе начиная с версии 3.0.81 добавлена возможность ввода Платежного поручения на основании Авансового отчета для перевода средств подотчетному лицу и в поступлении на расчетный счет добавлена возможность отражать возврат безналичных денежных средств от подотчетного лица.
Как отразить авансовый отчет в 1С Бухгалтерия 8 смотрите в видео
Комментарии
1Загранкомандировки лучше покажите с первичными и электронными документами, суточные сверхнормы.