Решение для автоматизации бизнес процессов. Личный кабинет Unicon

Многие крупные компании по всему миру стараются автоматизировать бизнес-процессы, чтобы как можно меньше тратить времени на рутинные операции. Именно поэтому международный рынок уже давно успешно пользуется услугами аутсорсинга, поскольку у каждого крупного провайдера услуг есть свои разработанные методы роботизации процессов.

Личный кабинет выглядит как расширение для конфигурации 1С «Зарплата и управление персоналом 8.3» КОРП, с настроенным к нему Web-порталом, где у каждого сотрудника компании есть возможность создать заявку для себя или для подотчетного сотрудника на отпуск, отсутствие, командировку или на работу в выходной или праздничный день. Для сотрудников, участвующих в КЭДО, есть возможность сформировать заявление как по шаблону, так и в произвольной форме, и подписать его с помощью электронно-цифровой подписи (ЭЦП) и затем достаточно только прикрепить заявление к заявке и отправить на согласование своему руководителю.
В свою очередь руководитель видит интерфейс своего Личного кабинета в более расширенном формате, помимо вида заявок, включены дополнительные полномочия менеджера (согласование заявок, роль табельщика, анализ заявок подотчетных работников), в том числе меняется и количество доступных заявок, например заявку на РВД по процессу может инициировать только пользователь в роли менеджера, рядовому сотруднику такая заявка будет недоступна.
Кроме того, в интерфейсе менеджера появляется возможность управлять графиками отпусков, согласовывать и просматривать заявки подотчетных сотрудников, оставлять заявку на замещение менеджера и делегирование полномочий.

Каждый пользователь может сформировать заявку на информирование об изменении персональных данных, как личных данных, и о месте жительства, так и об изменении банковских реквизитов для перечисления заработной платы, подписав данное заявление ЭЦП, в рамках КЭДО.

Базовый функционал уже включен в стандартную версию Личного кабинета, но по индивидуальному запросу, может быть опционально дополнен, эта потребность, как и виды согласования заявок настраиваются гибко на этапе настройки Личного кабинета. А подключение к ЛК Unicon возможно с любого устройства, даже с мобильного телефона, при подключении к интернет-сети.

График отпусков может инициироваться в соответствии с той моделью, которая наиболее привычна компании, либо сотрудник самостоятельно формирует плановый отпуск и затем направляет его на согласование руководителю, либо сам руководитель составляет плановый отпуск на подотчетного сотрудника, в соответствии с производственной загрузкой отдела. Также при планировании отпусков менеджер может, дополнительно, просматривать аналитику по сводным остаткам отпусков всех подотчетных сотрудников, чтобы грамотно продумать график отпусков. В дополнение, в Личном кабинете для роли менеджера предусмотрены графические инструменты для ведения аналитики в рамках планирования и исполнения графика отпусков:

• Тепловая карта – для анализа загрузки подразделения на период плановых отпусков в разрезе календарного года – чем больше сотрудников в отпуске в конкретный день, тем больше интенсивность закрашивания

• Диаграмма Ганта - для анализа пересечения плановых отпусков и отслеживания план-факта использования отпусков

Перед планированием отпусков каждый сотрудник имеет возможность посмотреть остатки накопленных отпусков, на начало планируемого календарного года.

                Функционал ЛК позволяет вести и Табели учета рабочего времени, в том числе для сотрудников с суммированным учетом рабочего времени, который формируется на основании индивидуального графика на соответствующий период, который также устанавливается в одном из разделов Личного кабинета. Табель учета рабочего времени утверждаются, как правило, два раза в месяц и заполняются автоматически, после проверки можно увидеть все отклонения, которые были внесены в 1С: ЗУП на текущий момент времени или согласованы в ЛК Unicon.

В заключении, хотелось бы привести несколько примеров автоматизации процессов клиентов Unicon Outsourcing с помощью Личного кабинета.

У клиента, крупного розничного интернет-продавца товарами класса люкс, который на российском рынке развивается с 2019 года и имеет штат около 100 сотрудников, стояла задача постановки кадрового учета и расчета заработной платы для нового филиала, а также передачи процессов на аутсорсинг.
Для решения поставленных задач эксперты Unicon Outsourcing разработали локально-нормативные акты и шаблоны документов по всем кадровым процедурам. Выполнили создание базы 1С, с последующим внедрением решения «Личного кабинета Unicon», для автоматизации HR-процессов: создания и согласования заявок, в том числе на отпуска, командировки, отгулы, сверхурочную работу и т.д., а также осуществили перевод клиента на кадровый электронный документооборот, с использованием ПЭП (простой электронной подписи). Как итог:

1. За 2 недели был полностью налажен кадровый документооборот

2. За 1,5 месяца были разработаны положения и осуществлён переход компании клиента на КЭДО, внедрено решение Личный кабинет и получены согласия от сотрудников на обмен электронными документами.

В результате чего компания клиента сэкономила 20% на использование кадровой функции, в связи с отсутствием необходимости формирования собственной кадровой службы и трат на ФОТ и зарплатный фонд.

Другой клиент, занимающийся оптовой торговлей бытовыми электротоварами, существующий на рынке с 2018 года и имеющий в штате 400+ сотрудников, находился в процессе поиска нового провайдера услуг, в связи с постоянными ошибками и некорректным расчетом переработок и остатков отпускных дней у сотрудников и отсутствием решений для повышения технологичности процессов.
Перед Unicon Outsourcing стояла задача не только снизить расходы клиента на функции кадрового администрирования и расчета заработной платы, но и автоматизировать подготовку кадровых документов. Дополнительно, клиент доверил Юникон постановку своей компании на воинский учет.
Проанализировав непростую проблему, решением стало внедрение Личного кабинета Unicon, с поддержкой КЭДО, с помощью которого был автоматизирован и полностью переведен в электронный вид кадровый учет, который позволил настроить отчеты для менеджеров компании клиента, для обеспечения корректного расчета переработок подотчётных сотрудников. В том числе по средствам настройки нестандартного отчета по переработкам, норма рабочего времени учитывается теперь по индивидуальному графику, а не от производственного календаря. Настроен был и электронный график отпусков, который позволил автоматизировать процесс оформления приказов на отпуска и загружать их из графика в 1С прямо в Личный кабинет. Были также проведены мероприятия по определению военнообязанных лиц, подготовлена документация для постановки компании на воинский учет сотрудниками Unicon Outsourcing, которые постоянно взаимодействуют с военным комиссариатом по всем вопросам.
В результате, внедрение решения «Личный кабинет Unicon» позволило компании клиента:

1. Сэкономить 30% на расходах ФОТ и зарплатных фондах для функции кадрового администрирования, за счет автоматизации.

2. 20% экономии на аренде архивных площадей, в следствии отказа от бумажных документов, с помощью КЭДО.

3. Сведены к нулю риски возникновения ошибок, по причине некорректного учета переработок и нарушение ТК РФ, как следствие, исключена возможность наложения штрафа, в размере 50 тыс. рублей за каждого сотрудника.

4. В течении 6 месяцев база клиента ЗУП 2.5 была полностью перенесена на сервер компании Юникон, внедрено решение Личный кабинет с КЭДО и осуществлен переход на новую версию базы – ЗУП 3.1 КОРП.

5. За 2 месяца проведена организация воинского учета 160 военнообязанных сотрудников компании клиента и пройдены внешние проверки без выявленных нарушений.

                Какие методы для автоматизации бизнес-процессов существуют в вашей компании или возможно, у вас есть практика использования внешних систем? Давайте обмениваться опытом, делиться наблюдениями и испытаниями.